Prowadzenie Funduszu dokłada obowiązków

Pracodawcy posiadający zakładowy fundusz świadczeń socjalnych są formalnie odpowiedzialni za jego prawidłowe prowadzenie. W myśl ustawowych regulacji są administratorami Funduszu zobowiązanymi do zarządzania jego środkami zgodnie z prawem i zasadami racjonalnej gospodarki. W ramach tego obowiązku muszą zapewnić bieżącą obsługę Funduszu i terminowe odprowadzanie odpisów na ZFŚS.

Decyzja o Funduszu czasami co roku

Obowiązek posiadania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych obciąża pracodawców budżetowych oraz pozabudżetowych posiadających na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Poza sferą budżetową obowiązek ten jest jednak względny, pracodawca może się bowiem od niego uwolnić poprzez rezygnację z ZFŚS. Pracodawca posiadający co najmniej "20 pełnych etatów" lub nieposiadający etatów w takiej liczbie, ale zatrudniający osobowo co najmniej 20 pracowników, może to uczynić jednorazowym aktem. Wystarczy, że wprowadzi, po konsultacji ze związkami lub przedstawicielami pracowników, zapis o rezygnacji do prawa zakładowego. Ma on charakter bezterminowy, tj. obowiązuje aż do jego odwołania w drodze zmiany przepisów wewnętrznych.

Natomiast pracodawca o niższym stanie zatrudnienia (tj. zatrudniający poniżej 20 pracowników) musi dołożyć więcej starań w celu rezygnacji z Funduszu. W jego przypadku jednorazowe postanowienie w tej sprawie nie wystarczy - decyzja o nietworzeniu Funduszu i (lub) niewypłacaniu świadczenia urlopowego musi być podejmowana co roku, w granicach czasowych miesiąca stycznia. Jeżeli w tym terminie "mały" pracodawca nie opowie się co do tego, czy chce (lub też nie) tworzyć Fundusz w danym roku, będzie musiał go prowadzić przez cały ten rok.

Bez względu na poziom zatrudnienia każdy pracodawca, który zamierza prowadzić Fundusz, musi założyć dla niego rachunek bankowy. Są na nim gromadzone środki ZFŚS. Pracodawca, jako jego administrator, jest zobowiązany ponosić koszty związane z obsługą tego rachunku.

Odpisy i korekta odpisu

Zarządzanie środkami Funduszu nie jest obwarowane zbyt wieloma terminami. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przewiduje tylko trzy czynności określone czasowo:

poinformowanie pracowników o rezygnacji z tworzenia ZFŚS i (lub) świadczenia urlopowego w styczniu danego roku (art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS),
odprowadzenie odpisów w dwóch ratach, odpowiednio co najmniej 75% odpisów podstawowych na Fundusz do końca maja i pozostała część odpisów i zwiększeń do końca września danego roku (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS),
dokonanie korekty odpisu na koniec roku kalendarzowego.

Należy nadmienić, że ustawowe terminy odprowadzenia odpisu dotyczą tylko tych pracodawców, którzy z uwagi na stan zatrudnienia są zobowiązani tworzyć Fundusz. Jeżeli jednak rozpoczynają oni działalność w ciągu roku kalendarzowego, dokonują odpisu dopiero od następnego roku. Taka ulga nie dotyczy przy tym pracodawców, którzy rozpoczynają działalność w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników.

Pracodawca tworzący Fundusz jest zobowiązany wprowadzić regulamin ZFŚS, uzgodniony ze związkami zawodowymi lub z przedstawicielami pracowników.

Czasami pracodawcy mają kłopoty z terminowym odprowadzaniem odpisu na Fundusz, czego przyczyną w większości bywają kłopoty finansowe zakładu pracy. Aktualne staje się wówczas pytanie o ewentualne odsetki za zwłokę w odprowadzeniu odpisu. W tej kwestii wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 kwietnia 1999 r., sygn. akt I PKN 663/98, orzekając, że: "Pracodawca nie ma obowiązku uiszczenia odsetek od kwot nieprzekazanych w terminie na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych". W sprawie odsetek za zwłokę w odprowadzeniu odpisu wyrażano jednak również przeciwne poglądy, jak przedstawione w postanowieniu Sądu Najwyższego z dnia 17 października 1996 r., sygn. akt KAS 2/96. W tym orzeczeniu Sąd uznał, iż żądanie przekazania na rachunek bankowy Funduszu odsetek od zaległych kwot odpisu nie wynika wprawdzie z przepisów, może natomiast być uzasadnione z uwagi na szczególny interes pracowników i stać się przedmiotem zobowiązania ustanowionego w ramach arbitrażu społecznego.

Pracodawca tylko zarządcą Funduszu

Środki zgromadzone na rachunku ZFŚS, choć pierwotnie wyodrębnione z majątku obrotowego pracodawcy, nie są jego własnością. Z obowiązkami związanymi z administrowaniem tymi środkami nie są więc związane uprawnienia "właścicielskie", jeżeli chodzi o dysponowanie mieniem Funduszu. W tym zakresie pracodawca jest bezwzględnie związany przepisami ustawy o ZFŚS, które wymagają, aby każda decyzja o wydatkowaniu środków Funduszu była podjęta w oparciu o tzw. kryterium socjalne. Ponadto mogą być one przeznaczone tylko na działalność socjalną w rozumieniu ustawy o ZFŚS, bez względu na to, w jakiej sytuacji czy też kondycji finansowej znajduje się pracodawca.

W szczególności niedopuszczalne jest "przeniesienie" środków finansowych zgromadzonych na rachunku Funduszu do majątku obrotowego pracodawcy w przypadku, gdy zakład podlega likwidacji lub upadłości. Aż do czasu definitywnego zakończenia działalności pracodawca powinien w miarę możliwości rozdysponować środki Funduszu na cele socjalne, udzielając je osobom uprawnionym zgodnie z wymogami ustawy o ZFŚS i regulaminu ZFŚS.

Należy nadmienić, że jedynymi podmiotami władnymi do kontroli prawidłowości prowadzenia Funduszu przez pracodawcę są zakładowe organizacje związkowe lub państwowy inspektor pracy. Ten ostatni może wystąpić o ukaranie pracodawcy za naruszenie ustawy o ZFŚS w ramach postępowania w sprawach o wykroczenia.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.)