Gazeta Podatkowa nr 3 (1148) z dnia 8.01.2015

Różne terminy i sposoby rezygnacji z Funduszu

Z punktu widzenia przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych pracodawców można podzielić na tych, którzy obowiązkowo tworzą Fundusz i tych, którzy są zwolnieni z tego obowiązku. Jednak wbrew pozorom, ani wymóg tworzenia ZFŚS ani też wyłączenie z kręgu podmiotów, które muszą go prowadzić, nie jest bezwarunkowe. Pracodawcy mogą zmienić swój status zobowiązanych do tworzenia Funduszu poprzez dopełnienie określonych formalności.

Tylko budżetowcy nie mogą zrezygnować

Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przewidują dwa kryteria podziału pracodawców na zobowiązanych lub niezobowiązanych do tworzenia ZFŚS. Są to: status organizacyjno-prawny danego pracodawcy i posiadany przez niego stan zatrudnienia (w przeliczeniu na pełne etaty), na dzień 1 stycznia danego roku. Co do statusu, to zakłady będące jednostkami budżetowymi lub samorządowymi zakładami budżetowymi tworzą ZFŚS obligatoryjnie, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. W przypadku takich jednostek wymóg tworzenia Funduszu jest bezwzględny, tj. pracodawcy budżetowi nie mogą z niego zrezygnować pod żadnymi warunkami. Natomiast odnośnie pracodawców spoza sfery budżetowej, to decydującą przesłanką obowiązkowego tworzenia Funduszu jest stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. Chodzi przy tym o zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty. Jeżeli liczba pełnych etatów u pracodawcy pozabudżetowego, według stanu na pierwszy dzień roku, wynosi co najmniej 20, wówczas powstaje obowiązek utworzenia Funduszu. Stan zatrudnienia poniżej "dwudziestu pełnych etatów" zwalnia z tego obowiązku.

Wydawałoby się, że zarysowany powyżej podział pracodawców na zobowiązanych lub niezobowiązanych do tworzenia Funduszu jest prosty. Linię podziału wyznacza stan zatrudnienia oraz przynależność (bądź nie) do sfery budżetowej. Jednak po bliższym zapoznaniu się z przepisami ustawy o ZFŚS widoczne jest, że podział ten (z wyjątkiem jednostek budżetowych), nie jest jednoznaczny. Pracodawcy, którzy ze względu na stan zatrudnienia muszą tworzyć Fundusz, mogą bowiem z niego zrezygnować. Z kolei mniejsze firmy, które generalnie są zwolnione z tworzenia ZFŚS muszą, w celu faktycznego skorzystania z tego zwolnienia, dopełnić określonych formalności. Co więcej, procedura rezygnacji z ZFŚS jest różna, w zależności od stanu zatrudnienia w danej firmie. Odmienne są też terminy, w których można dokonać rezygnacji.

Dłuższa procedura u większego pracodawcy

Stan zatrudnienia wynoszący na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, oznacza dla pracodawcy pozabudżetowego konieczność utworzenia Funduszu. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie ma możliwości wyjścia z tej sytuacji i uchylenia się od tego obowiązku. Furtkę prawną pozwalającą na rezygnację z Funduszu przez pracodawcę o powyższym stanie zatrudnienia przewiduje art. 4 ustawy o ZFŚS. Wprowadza on możliwość rezygnacji z Funduszu pod warunkiem, że postanowienie w sprawie rezygnacji zostanie wprowadzone do obowiązujących u danego pracodawcy aktów prawa zakładowego. Mogą to być: regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy. Przy czym, jeżeli u pracodawcy funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, konieczne jest uprzednie uzyskanie jej zgody na rezygnację z Funduszu. W razie braku takiej organizacji, wymaganą zgodę należy pozyskać od przedstawiciela pracowników wyłonionego w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Należy też pamiętać, że po wprowadzeniu zapisu o rezygnacji do prawa zakładowego, trzeba "odczekać", aż zapis ten wejdzie w życie. W przypadku regulaminu wynagradzania następuje to po upływie dwóch tygodni od podania treści zmiany do wiadomości pracowników. Zmiany do układu zbiorowego, wprowadzane w formie protokołów dodatkowych, wchodzą w życie najwcześniej w dniu rejestracji w odpowiednim rejestrze układów.

Analogiczna procedura obowiązuje pracodawcę, który ma zatrudnienie na dzień 1 stycznia danego roku poniżej "dwudziestu pełnych etatów", ale jednocześnie 20 pracowników w ujęciu osobowym. Choć formalnie pracodawca o takim stanie zatrudnienia nie jest zobowiązany do tworzenia Funduszu, jednak, jak wynika z art. 3 ust. 3b ustawy o ZFŚS, również on musi dokonać rezygnacji z ZFŚS (jeżeli nie chce go tworzyć). Pewnym udogodnieniem dla obu wspomnianych grup pracodawców jest to, że mogą zrezygnować z ZFŚS w dowolnym momencie roku kalendarzowego.

"Mały" pracodawca musi się pospieszyć

Przepisy ustawy o ZFŚS do grupy pracodawców niezobowiązanych do tworzenia Funduszu zaliczają również zakłady, w których stan zatrudnienia na dzień 1 stycznia danego roku jest niższy niż 20 pracowników, po przeliczeniu na pełne etaty jak i w ujęciu osobowym. Tacy pracodawcy nie muszą tworzyć przepisów zakładowych. Jednak tak samo jak pracodawcy, którzy je posiadają, muszą się opowiedzieć co do tego, czy chcą prowadzić Fundusz. Jeżeli nie, w styczniu danego roku są zobowiązani poinformować pracowników o tym fakcie, podobnie jak o wypłacaniu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.)