Działalność socjalna w firmie - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 56 (784) z dnia 14.07.2011

Bony towarowe jako prezent dla pracownika

Często się zdarza, że z różnych okazji (przeważnie w okresach świątecznych) pracodawcy wydają pracownikom prezenty w formie bonów towarowych. Choć ich przekazywanie w wielu firmach jest praktykowane od lat, wciąż budzi wiele wątpliwości m.in. w zakresie naliczania składek ZUS.

Przychód i składki ZUS

Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Z kolei podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód w rozumieniu przepisów o pdof, osiągany u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Wartość wydanego na rzecz pracownika bonu towarowego stanowi jego przychód ze stosunku pracy. Na ten fakt nie ma wpływu źródło, z którego bon został sfinansowany.

Oznacza to, że wartość przekazanych pracownikom bonów towarowych pracodawca powinien wliczyć do podstawy wymiaru składek ZUS. Trzeba jednak zwrócić uwagę, jak zostały one sfinansowane.

Bony ze środków obrotowych

Wartość przekazanych przez pracodawcę bonów towarowych, które zostały sfinansowane z jego środków obrotowych, jako przychód ze stosunku pracy, pracodawca powinien wliczyć do podstawy wymiaru składek zarówno na ubezpieczenia społeczne, jak i na ubezpieczenie zdrowotne. W podstawie ich wymiaru pracodawca uwzględnia bowiem nie tylko wypłaty pieniężne, ale również wartość pieniężną świadczeń w naturze.

Świadczenia takie nie zostały wyłączone z oskładkowania ani na podstawie przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, ani też na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (zwanego rozporządzeniem składkowym).

Wartość pieniężną bonów, jako świadczeń w naturze, ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących w danym zakładzie pracy. W sytuacji natomiast, gdy nie ma takiego zapisu, wówczas wartość pieniężną świadczenia pracodawca powinien ustalić według ceny jego zakupu.

Bony z ZFŚS

Bony towarowe dla pracowników są jednak najczęściej finansowane ze środków ZFŚS. W takim przypadku pracodawcy nie naliczają od ich wartości składek ZUS. Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS są bowiem zwolnione z oskładkowania (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego). Nie w każdym jednak przypadku można skorzystać z tego zwolnienia.

Generalnie ze środków Funduszu powinno się finansować wyłącznie wydatki na działalność socjalną zakładu. Polega ona m.in. na udzielaniu pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej. Przyznanie ulgowych usług i świadczeń z ZFŚS musi również być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, co wynika z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS.

Wydanie pracownikom bonów towarowych np. z okazji świąt Bożego Narodzenia nie mieści się w definicji działalności socjalnej. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca udzielił pomocy materialnej z Funduszu (np. wydając bony towarowe) wszystkim uprawnionym pracownikom w okresie pokrywającym się ze świętami. Musi jednak wtedy uzależnić ich wartość od kryteriów socjalnych. Tylko wtedy będą one mogły korzystać ze zwolnienia z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego.

Nie każdemu po równo

Jeżeli pracodawca wyda pracownikom bony według zasady "każdemu po równo", czyli bez zróżnicowania ich wartości, powinien je oskładkować.

Stanowisko to potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 września 2009 r., sygn. akt I UK 121/09. W uzasadnieniu do rozstrzygnięcia podkreślił, że: "(…) przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. (…) świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych".

W przypadku bowiem przyznawania z Funduszu jednego ogólnego uprawnienia w identycznej wysokości wszystkim pracownikom (niezależnie od ich sytuacji) należy mieć na względzie możliwość potraktowania tego świadczenia przez kontrolę ZUS nie jako pomoc z Funduszu, lecz jako dodatek do wynagrodzenia. Wówczas pracodawca zobowiązany będzie od kwoty tego dodatku wyliczyć i opłacić składki ubezpieczeniowe. Wyklucza to więc przyznanie wszystkim uprawnionym świadczeń socjalnych w jednakowej wysokości.