A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 28 (819) z dnia 1.10.2013

Ujęcie w księgach rachunkowych dofinansowania do zakupu książek dla dziecka pracownika

Zgodnie z kryterium socjalnym niektórzy pracownicy otrzymają dofinansowanie do kosztów zakupu wyprawki szkolnej dla swoich dzieci. Jak należy ewidencjonować taką operację w księgach rachunkowych? Czy takie świadczenie podlega opodatkowaniu i ozusowaniu?

W jednostce tworzącej ZFŚS wypłatę przeznaczoną na dofinansowanie do zakupu wyprawek szkolnych dla dzieci pracowników ewidencjonuje się z wykorzystaniem konta 85 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Do wysokości rocznego limitu - 380 zł świadczenia sfinansowane ze środków ZFŚS wolne są od podatku dochodowego oraz bez względu na ich wysokość nie podlegają składkom ZUS.

Pracodawcy tworzą oraz gospodarują zakładowym funduszem świadczeń socjalnych (ZFŚS) według zasad określonych ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.), zwaną dalej ustawą o ZFŚS.

Zgodnie z tą ustawą, na działalność socjalną składają się m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej.

Tak więc dofinansowanie do zakupu wyprawki szkolnej dla dziecka pracownika (w postaci przyborów czy książek), z zachowaniem kryterium socjalnego (czyli uzależnienie przyznania ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej) niewątpliwie stanowi działalność socjalną.

Otrzymane przez pracownika dofinansowanie do wyprawki szkolnej zalicza się do przychodów ze stosunku pracy, o których jest mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF. Jednak przychód ten, w związku ze źródłem jego sfinansowania, może korzystać ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF.

Jak wynika bowiem z tego przepisu, zwalnia się od podatku dochodowego od osób fizycznych wartość otrzymanych przez pracownika rzeczowych świadczeń, w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, oraz otrzymanych w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, ale wyłącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Tak więc, w przypadku przedstawionym w pytaniu, opodatkowaniu podlegać będzie jedynie ewentualna nadwyżka ponad kwotę 380 zł otrzymana przez pracownika ze środków ZFŚS w danym roku.

Odnośnie ozusowania, przypomnijmy, iż świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (por. § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

W związku z tym omawiane dofinansowanie nie będzie również stanowiło podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (por. art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Ewidencja księgowa przyznania i wypłaty dofinansowania może przebiegać następująco:

a) przyznanie pracownikom pomocy (dofinansowanie do zakupu
artykułów szkolnych i podręczników dla dzieci pracowników)
ze środków ZFŚS:

- Wn konto 85 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych",
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami";

b) potrącenie ewentualnej zaliczki na podatek dochodowy
od osób fizycznych, od nadwyżki ponad kwotę 380 zł:

- Wn konto 23-4,
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne";

c) wypłata świadczenia na konto pracownika:

- Wn konto 23-4,
- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy wyodrębnionych
środków pieniężnych ZFŚS" lub konto 13-0 "Rachunek bieżący";

d) refundacja wypłaconego świadczenia i ewentualnej zaliczki
na podatek dochodowy, gdy dofinansowanie i zaliczka na
podatek zostały wypłacone ze środków na rachunku bieżącym:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",
- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy wyodrębnionych
środków pieniężnych ZFŚS".

W uzupełnieniu dodajmy, że w przypadku sfinansowania omawianych wydatków ze środków obrotowych należałoby je kwalifikować do kosztów działalności operacyjnej ewidencjonowanych na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia". Koszty takie, jako wydatki o charakterze socjalnym, nie stanowiłyby jednak kosztów uzyskania przychodów. Dla pracownika cała wartość świadczenia zwiększyłaby przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF, podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu na zasadach ogólnych.