Rozliczenie podatkowo-składkowe wynagrodzenia i zapomogi z ZFŚS wypłaconych w jednym miesiącu

Wynagrodzenia za pracę wypłacamy 5 dnia roboczego każdego miesiąca. W listopadzie, już po wypłacie wynagrodzenia, przekazaliśmy pracownikowi zapomogę, którą sfinansowaliśmy ze środków ZFŚS. Jak ustalić i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od zapomogi, przy założeniu, że następna wypłata wynagrodzenia będzie miała miejsce w grudniu?

Wypłacone w listopadzie wynagrodzenie za pracę oraz zapomoga są przychodem tego miesiąca. Płatnik powinien zapomogę rozliczyć narastająco wraz z wypłaconym uprzednio wynagrodzeniem. Sposób takiego rozliczenia prezentujemy na przykładzie.

Zarówno wynagrodzenie za pracę jak i zapomoga stanowią u pracownika przychód ze stosunku pracy. Przychód ten powstaje w dacie otrzymania lub postawienia do dyspozycji każdej z tych należności. Jeżeli wynagrodzenie za pracę oraz zapomogę pracownik otrzymał w listopadzie, to w tym miesiącu powstał przychód ze stosunku pracy.

Każda z tych wypłat niesie ze sobą obowiązek obliczenia zaliczki na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne (o ile dany przychód podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu - o tym w dalszej części opracowania). Aby prawidłowo wyliczyć miesięczne obciążenia podatkowo-składkowe, pracodawca powinien każdą kolejną wypłatę rozliczać narastająco w danym miesiącu, tj. łącznie z wypłatami wcześniejszymi dokonanymi w tym samym miesiącu. Rozliczenie ostatniej wypłaty będzie wówczas korektą wcześniejszych rozliczeń i wykaże ostateczną kwotę zaliczki na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego oraz kwoty składek ZUS przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

O ile wynagrodzenie za pracę podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu, to zapomoga może być zwolniona od tych obciążeń.

Wolne od podatku dochodowego są bowiem zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł (art. 21 ust. 1 pkt 26 updof). Jeśli trudna sytuacja materialna pracownika związana jest z wymienionymi przypadkami, tj. indywidualnym zdarzeniem losowym, klęską żywiołową, długotrwałą chorobą lub śmiercią, to korzysta ze zwolnienia od podatku do kwoty 2.280 zł.

W razie gdy żadne z tych zdarzeń nie miało wpływu na przyznanie zapomogi, może ona korzystać ze zwolnienia od podatku, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof. Będzie tak, gdy zapomoga:

będzie wypłacona w ramach działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS,
sfinansowana będzie w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych,
jej wysokość wraz z innymi świadczeniami wolnymi od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 380 zł.

W przypadku przekroczenia limitu 380 zł - od nadwyżki ponad tę kwotę należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Zwróć uwagę!

Wolne od podatku dochodowego są zapomogi wypłacone:

w związku z indywidualnym zdarzeniem losowym, klęską żywiołową, długotrwałą chorobą lub śmiercią, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł, bez względu na źródło ich finansowania,
ze środków ZFŚS, będące wynikiem działalności socjalnej pracodawcy, pod warunkiem że wartość rzeczowych i pieniężnych świadczeń otrzymanych przez pracownika z ZFŚS lub funduszy związków zawodowych nie przekroczyła w danym roku 380 zł. Nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu.

Zapomoga wypłacona ze środków ZFŚS oraz zapomoga losowa w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby (niezależnie od źródła jej finansowania) korzysta ze zwolnienia z oskładkowania - bez ograniczenia kwotowego. Tak wynika odpowiednio z § 2 ust. 1 pkt 19 i 22 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Zapomoga ta nie stanowi także podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Zwróć uwagę!

Zapomoga sfinansowana ze środków ZFŚS korzysta ze zwolnienia z oskładkowania w pełnej wysokości.

Przykład

W dniu 8 listopada 2013 r. zakład pracy wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za październik 2013 r. Następnie 15 listopada wypłacił ze środków ZFŚS zapomogę w związku z trudną sytuacją materialną tego pracownika. Wysokość przyznanej zapomogi wyniosła 1.200 zł. Pracownikowi przysługują koszty uzyskania przychodu w wysokości 111,25 zł oraz kwota zmniejszająca zaliczkę na podatek w wysokości 46,33 zł.

Zakładamy, że:

przypadek I - zapomoga w całości, tj. w kwocie 1.200 zł jest opodatkowana i w całości jest zwolniona z oskładkowania,
przypadek II - zapomoga w kwocie 380 zł jest wolna od podatku, a w pozostałej części, tj. w kwocie 820 zł podlega opodatkowaniu, a w całości jest wolna od składek ZUS.

Obciążenia podatkowo-składkowe wynagrodzenia i zapomogi

Wiersz	Wyszczególnienie	Przypadek I	Przypadek II
Wiersz	Wyszczególnienie	kwota (zł)
1	Wynagrodzenie za pracę	2.000,00	2.000,00
2	Zapomoga podlegająca opodatkowaniu	1.200,00	820,00
3	Zapomoga wolna od podatku	-	380,00
4	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (wiersz 1)	2.000,00	2.000,00
5	Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 4 x 13,71%)	274,20	274,20
6	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 4 - wiersz 5)	1.725,80	1.725,80
7	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 6 x 9%)	155,32	155,32
8	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 6 x 7,75%)	133,75	133,75
9	Koszty uzyskania przychodu	111,25	111,25
10	Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 1 + wiersz 2 - wiersz 9 - wiersz 5)	2.815,00	2.435,00
11	Zaliczka na podatek (wiersz 10 x 18%) - 46,33 zł	460,37	391,97
12	Miesięczna zaliczka na podatek do przekazania do urzędu skarbowego, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 11 - wiersz 8)	327,00	258,00
13	Wynagrodzenie wypłacone pracownikowi 8 listopada 2013 r.	1.459,48	1.459,48
14	Zapomoga wypłacona pracownikowi 15 listopada 2013 r. (wiersz 1 + wiersz 2 + wiersz 3 - wiersz 5 - wiersz 7 - wiersz 12 - wiersz 13)	984,00	1.053,00