Kiedy trzeba oskładkować świadczenia przyznane z ZFŚS?

Celem ZFŚS jest wsparcie socjalne pracowników i innych osób uprawnionych. Na pomoc z tego Funduszu w szczególności mogą liczyć osoby znajdujące się w trudnej sytuacji materialno-bytowej. Przyznane pracownikowi świadczenia, które zostały sfinansowane ze środków ZFŚS, nie podlegają oskładkowaniu. Jeśli jednak pracodawca przyzna pracownikom świadczenia pomijając kryterium socjalne, wtedy od ich wartości będzie musiał naliczyć składki ubezpieczeniowe do ZUS.

Od czego składki za pracownika?

Dla pracownika podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych (społecznych oraz zdrowotnej) stanowi przychód w rozumieniu przepisów o pdof, osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Do przychodu pracowniczego zalicza się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne (wynagrodzenie zasadnicze, premie, nagrody pieniężne, świadczenia pieniężne przekazywane z okazji różnego rodzaju świąt itp.), ekwiwalenty, jak i wartość pieniężną świadczeń w naturze (np. bonów towarowych, paczek świątecznych, karnetów do fitnessklubu, prezentów w formie rzeczowej).

Na taką kwalifikację przychodu nie ma żadnego wpływu źródło, z którego te wypłaty i świadczenia zostały sfinansowane. Jednak ma ono istotne znaczenie w przypadku składek ubezpieczeniowych naliczanych do ZUS.

Bez składek świadczenia z ZFŚS

Do przychodów uzyskiwanych przez pracownika, które zostały zwolnione ze składek, zalicza się m.in. świadczenia sfinansowane ze środków ZFŚS. Podstawy wymiaru składek ZUS nie stanowią bowiem świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Takie zwolnienie ze składek ZUS wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanego rozporządzeniem składkowym. Przepis ten nie określa żadnych obostrzeń co do momentu udzielenia świadczenia ani jego formy. Nie czyni tego również w kwestii jego wysokości.

Świadczenia przyznane niezgodnie z przepisami

Trzeba jednak pamiętać, że świadczenia udzielone z ZFŚS mogą korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS, ale tylko w przypadku, gdy:

posiadają cechy świadczeń socjalnych oraz
wchodzą w zakres działalności socjalnej.

Ze środków Funduszu zasadniczo powinno się finansować wyłącznie wydatki na działalność socjalną zakładu. Polega ona m.in. na udzielaniu pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej. Jeśli więc pracodawca przyzna pracownikom świadczenie, które nie ma charakteru socjalnego, np. premię z okazji świąt, wówczas powinien je oskładkować, ponieważ ma ona raczej charakter wynagrodzeniowy, a nie socjalny.

Ponadto przyznanie ulgowych usług i świadczeń z Funduszu musi też być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego typu pomocy. Jest to podstawowa zasada dysponowania środkami ZFŚS, wynikająca z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Zważywszy zatem na cel, jakiemu służą środki pochodzące z tego źródła, oczywiste jest, że na etapie przyznawania świadczeń oraz ustalania ich wysokości konieczne jest ich zróżnicowanie. Oznacza to, że jedynie wtedy, gdy wartość przekazanych pracownikom świadczeń pracodawca uzależni od kryteriów socjalnych, może skorzystać ze zwolnienia z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego.

Natomiast udzielając pracownikom świadczeń z ZFŚS bez zróżnicowania ich wartości, czyli według zasady "każdemu po równo", pracodawca jest zobowiązany naliczyć od nich składki ZUS. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 16 września 2009 r., sygn. akt I UK 121/09. W uzasadnieniu do rozstrzygnięcia Sąd podkreślił, że: "(…) przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. (…) świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych".

ZUS kontroluje

Zdarzają się przypadki, kiedy pracodawca przyznaje z ZFŚS świadczenie (np. paczki świąteczne) w tej samej wysokości dla wszystkich pracowników, nie uwzględniając ich sytuacji życiowej, rodzinnej oraz materialnej twierdząc, że ZUS nie ma uprawnień do ingerencji w zasady podziału należności wypłacanych przez ZFŚS. Warto jednak pamiętać, że przepis § 2 pkt 19 rozporządzenia składkowego zwalnia z obowiązku naliczenia składek ZUS wszystkie świadczenia przeznaczone na jedną z form działalności socjalnej, pod warunkiem wydatkowania ich ze środków zgromadzonych przez ZFŚS.

Oznacza to, że ZUS może również weryfikować, czy dokonana wypłata w istocie nie stanowi odpłatności za pracę, a zatem nie spełnia funkcji wynagrodzenia podlegającego oskładkowaniu (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 23 lipca 2013 r., sygn. akt III AUa 143/13).

"Z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być finansowane jedynie te rodzaje działalności socjalnej, które są objęte ustawową definicją działalności socjalnej. Wykluczone jest zatem finansowanie świadczeń przyznanych pracownikom w związku z ich zatrudnieniem w określonej firmie, takich jak polisy ubezpieczeniowe, zakwaterowanie, dowóz do pracy, wyżywienie czy wreszcie składki na ubezpieczenie społeczne".

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 1 października 2013 r., sygn. akt III AUa 1313/12

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.)