A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 12 (839) z dnia 20.04.2014

Zwrot nieprawidłowo wydatkowanych środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

ZUS w trakcie kontroli zakwestionował wydatkowanie środków z ZFŚS. Bony świąteczne zostały przekazane osobom uprawnionym w jednakowej wysokości. Zakład pracy nie odwołał się od decyzji ZUS, gdyż biorąc pod uwagę orzecznictwo w tej kwestii, miałby małe szanse na wygraną. Zgodnie z protokołem pokontrolnym, oskładkowaliśmy świadczenia. Powstaje jednak pytanie: Skoro pracodawca wydatkował świadczenia niezgodnie z ustawą o ZFŚS, to czy ma obowiązek zwrotu wydatkowanej kwoty na konto funduszu ze środków obrotowych? Czy wydatki te będą mogły być uznane za koszt uzyskania przychodów?

Na podstawie art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ZFŚS. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot Funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na Fundusz.

Nie ma przepisów, które zobowiązują pracodawcę do zwrotu środków na fundusz w przypadku zakwestionowania przez kontrolę z ZUS.

Naszym zdaniem, jeśli środki z Funduszu (bony) otrzymały osoby uprawnione (którymi są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu) i jeśli bony te były wydane zgodnie z regulaminem i ustawą o ZFŚS, to mimo zakwestionowania przez ZUS pracodawca nie ma obowiązku ich zwrotu na konto Funduszu. Jedynie składki ZUS będą finansowane ze środków obrotowych pracodawcy.

Natomiast jeśli bony finansowane z Funduszu były wydane osobom nieuprawnionym i sprzecznie z regulaminem i przepisami ustawowymi, to pracodawca powinien równowartość tych środków zwrócić na Fundusz.

Co do uznania za koszt uzyskania przychodów środków zwróconych na Fundusz, należy mieć na uwadze przepisy art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o PDOP oraz art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PDOF. Wyłączają one z kosztów uzyskania przychodów wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Działalność socjalna - zgodnie z ustawą o ZFŚS - to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Jeśli zatem wydane osobom uprawnionym bony mieszczą się w działalności socjalnej, to zwrot środków zakwestionowanych przez ZUS nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Takim kosztem będą jedynie składki ZUS. Natomiast jeśli bony zostały wydane sprzecznie z regulaminem, wydano je np. osobom nieuprawnionym, wówczas wprawdzie cel socjalny nie był realizowany, ale też nie było podstawy prawnej do ich wypłaty, można więc stwierdzić, że była to jakby darowizna, wobec czego nie będzie ona stanowiła kosztów uzyskania przychodów.