Czy dopłata z ZFŚS do wyjazdu dziecka pracownika na "białą szkołę" jest wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych?

Zgodnie z regulaminem ZFŚS, pracownik naszej firmy otrzyma częściowy zwrot wydatku poniesionego na wyjazd dziecka na "białą szkołę". Czy tego rodzaju świadczenie na rzecz pracownika jest zwolnione od podatku dochodowego oraz z oskładkowania do ZUS?

Podatek dochodowy pracownika

Wyjazdy zimowe dzieci i młodzieży, które obecnie dość często są organizowane pod nazwą "białej szkoły", stanowią jedną z form zimowego wypoczynku.

W świetle przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, dofinansowanie do kosztów wypoczynku dziecka pracownika, co do zasady, stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF.

Niemniej jednak, przychody (dochody) wskazane w art. 21 ustawy o PDOF są zwolnione z opodatkowania.

Z pytania wynika, że częściowy zwrot wydatku, który pracownik poniósł na wyjazd dziecka na "białą szkołę", zostanie wypłacony ze środków ZFŚS, zgodnie z regulaminem tego funduszu.

W takiej sytuacji - w zależności od okoliczności faktycznych - świadczenie otrzymane przez pracownika może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a) bądź w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF.

I tak, w myśl art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a) ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są dopłaty z ZFŚS (bez względu na ich wysokość) do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu.

Zastosowanie tego zwolnienia wymaga zatem łącznego spełnienia następujących warunków:

• świadczenie zostało sfinansowane ze środków ZFŚS,
   
• dziecko uczestniczące w wypoczynku nie miało ukończonych 18 lat (w którymkolwiek momencie trwania tego wypoczynku),
   
• wypoczynek dziecka ma formę zorganizowaną, przy czym organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie; do takich podmiotów zaliczyć można zarówno te podmioty, które świadczą usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (np. biura podróży, biura turystyczne, pensjonaty), podmioty prowadzące działalność agroturystyczną, jak również szkoły i placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. nr 12, poz. 67 ze zm.) oraz kościoły, stowarzyszenia, organizacje charytatywne i fundacje, których działalnością statutową może być organizowanie wypoczynku zorganizowanego (zasadnicze znaczenie ma zatem formalno-prawne umocowanie danego podmiotu do wykonywania czynności związanych z organizacją tego rodzaju przedsięwzięć, określone w dokumentach stanowiących podstawę funkcjonowania danego podmiotu),
   
• poniesienie wydatków związanych z wypoczynkiem dziecka zostało potwierdzone stosownym dowodem (np. rachunkiem lub fakturą VAT wystawioną przez organizatora wypoczynku, przelewem bankowym, przekazem pocztowym, jak również dokumentem wpłaty w kasie podmiotu prowadzącego działalność w tym zakresie), z którego powinno jednoznacznie wynikać: kto jest organizatorem wypoczynku, kto korzystał z wypoczynku, forma wypoczynku, w jakim okresie korzystano z wypoczynku, kwota poniesionego wydatku oraz podpis osoby, która wystawiła ten dokument.

Potwierdzają to organy podatkowe w swoich wyjaśnieniach (m.in. Minister Finansów w interpretacjach indywidualnych z 30 listopada 2010 r., nr DD3/033/159/CRS/10/PK-966 oraz z 4 grudnia 2013 r., nr DD3/033/272/MCA/13/RD-125985/13, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 15 grudnia 2014 r., nr IBPBII/1/415-759/14/MK, Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 26 sierpnia 2014 r., nr ITPB2/415-562/14/BK, a także Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 17 stycznia 2014 r., nr IPTPB1/415-652/13-4/AG).

Jeżeli zatem przedstawione wyżej warunki zostaną spełnione łącznie - to wypłacony pracownikowi ze środków ZFŚS częściowy zwrot wydatków poniesionych na wyjazd jego dziecka na "białą szkołę" będzie zwolniony od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a) ustawy o PDOF.

Gdyby jednak któryś z powyższych warunków nie został spełniony, to w takim przypadku można rozważyć zastosowanie zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF. Przypomnijmy, że na mocy tego przepisu, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Oznacza to, że dofinansowanie ze środków ZFŚS do wyjazdu dziecka pracownika na "białą szkołę" może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF, jeżeli jego wartość dodana do innych świadczeń rzeczowych i pieniężnych objętych zakresem przedmiotowym tego zwolnienia, które pracownik otrzymał od 1 stycznia danego roku podatkowego - w sumie nie przekracza kwoty 380 zł.

Składki ZUS pracownika

Podstawę wymiaru składek ZUS pracownika, co do zasady, stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS zostały jednak wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS.

Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Przepisy tego rozporządzenia stosuje się również do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).