Zasady wypłacania i wysokość świadczenia urlopowego

Pracodawca zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, dalej Fundusz. "Mniejszy" pracodawca może utworzyć Fundusz lub zamiast tego wypłacać świadczenie urlopowe. Przy czym pracodawca zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jest zobowiązany do utworzenia Funduszu na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Zwracamy uwagę! Świadczenia urlopowego nie wypłacają pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, chyba że inaczej stanowią przepisy szczególne (np. ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela - Dz. U. z 2016 r. poz. 1379 z późn. zm.). Wymieniona grupa pracodawców, bez względu na stan zatrudnienia, obligatoryjnie tworzy Fundusz.

Powyższe wynika z art. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800 z późn. zm.), dalej ustawy.

W dniu 1 stycznia br. pracodawca z tzw. sfery pozabudżetowej zatrudniał 37 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, 12 pracowników na 1/2 etatu oraz 3 pracowników na 3/4 etatu. W zakładzie działa organizacja związkowa.

Biorąc pod uwagę stan zatrudnienia, który w wymienionym dniu wyniósł 45,25 etatu (37 osób x 1 etat + 12 osób x 1/2 etatu + 3 osoby x 3/4 etatu), w bieżącym roku pracodawca zamierzał wpłacać świadczenie urlopowe. Jednak organizacja związkowa wystąpiła z wnioskiem o utrzymanie Funduszu, który z powodu stanu zatrudnienia istnieje od kilku lat (przed 1 stycznia 2017 r. do jego utworzenia obligował co najmniej 20-etatowy stan zatrudnienia). Pracodawca jest związany wnioskiem organizacji związkowej.

Pracodawca z tzw. sfery pozabudżetowej, u którego nie występują organizacje związkowe, zatrudnia 35 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy oraz 20 zleceniobiorców. Do celów ustalenia obowiązków wynikających z ustawy pracodawca przyjmuje jedynie stan zatrudnienia pracowniczego. Może on więc utworzyć Fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe, przy czym świadczenie to nie przysługuje zleceniobiorcom.

Stosownie do art. 3 ust. 4 ustawy, wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Pracownik zatrudniony na część etatu (z wyłączeniem pracowników młodocianych) nabywa prawo do tego świadczenia w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy. W 2017 r. świadczenie urlopowe przykładowo, dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy w normalnych warunkach wynosi 1.185,66 zł, a dla wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze - 1.580,89 zł.

Wysokości świadczenia urlopowego podajemy w serwisie www.wskazniki.gofin.pl

Przepisy nie regulują wysokości świadczenia w razie zmiany wymiaru czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego. Taka dyspozycja istnieje tylko względem nauczycieli, którzy nabywają prawo do kwoty proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia w danym roku szkolnym (art. 53 ust. 1a ustawy Karta Nauczyciela). Wobec braku zbliżonej dyspozycji w odniesieniu do ogółu zatrudnionych przyjmuje się, że świadczenie urlopowe powinno pozostawać w proporcji do wymiaru jaki obowiązuje pracownika w dniu nabycia do niego prawa.

Pracodawca w 2017 r. wypłaca świadczenie urlopowe. Jeden z pracowników, zatrudniony dotychczas w pełnym wymiarze, od 1 kwietnia 2017 r. w drodze porozumienia stron pracuje na 3/4 etatu. Zgodnie z planem wykorzysta 14-dniowy urlop wypoczynkowy w sierpniu 2017 r. Pracownikowi będzie wówczas przysługiwało tytułem świadczenia urlopowego 889,25 zł lub 1.185,67 zł, w zależności od warunków w jakich pracuje.

Świadczenie urlopowe: "(...) ma charakter roszczeniowy w przeciwieństwie do pomocy finansowej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, której charakter jest wyłącznie uznaniowy." (por. D. Fyszemberg, Sł. Pracow. nr 2/1997, str. 20). Oznacza to, że pracownik nie musi o nie wnioskować, ani przedstawiać swojej sytuacji socjalno-bytowej, gdyż ta nie ma żadnego wpływu na prawo do omawianego świadczenia. Przysługuje ono wszystkim pracownikom, bez względu na ich sytuację, którzy spełnią tylko jeden warunek - wykorzystają odpowiednio długi urlop wypoczynkowy.

Dla wypłaty tego świadczenia nie ma znaczenia czy pracownik uprawniony do jego otrzymania korzysta z zaległego urlopu wypoczynkowego, czy też z urlopu przysługującego za rok, w którym urlop jest wykorzystywany. Ponadto przez 14 kolejnych dni kalendarzowych rozumie się wszystkie następujące po sobie dni kalendarzowe, a więc zarówno dni robocze, jak również niedziele i święta. Do omawianego okresu nie można natomiast wliczyć innego rodzaju zwolnień od pracy, np. z art. 188 K.p., czy innych okolicznościowych, a tym bardziej związanych z chorobą własną bądź członka rodziny pracownika.

Na dzień 1 stycznia 2017 r. spółka z o.o. zatrudniała 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W 2017 r. zrezygnowała z tworzenia Funduszu i wypłaca świadczenie urlopowe, zgodnie z przepisami ustawy. Dwóch pracowników zatrudnionych w systemie podstawowym (od poniedziałku do piątku) zaplanowało urlop odpowiednio pierwszy od 5 do 16 czerwca br., a drugi od 5 do 14 czerwca, a na dzień 16 czerwca zamierza wystąpić o zwolnienie na dziecko do 14 lat.

Prawo do świadczenia urlopowego ma tylko pierwszy pracownik, ponieważ tylko on skorzysta z wypoczynku w wymiarze 14 kolejnych dni (wliczając święto Bożego Ciała i weekendy).

Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie 14-dniowego urlopu wypoczynkowego (art. 3 ust. 5a ustawy). Wskazany termin powoduje niekiedy pewne komplikacje, gdyż zdarza się, że ostatecznie nie dochodzi do wymaganego przepisem "wykorzystania" określonej liczby dni urlopu. Tak jest przykładowo w razie choroby pracownika, która przerywa urlop z mocy prawa. W literaturze przedmiotu nie ma jednolitego stanowiska co do obowiązku zwrotu świadczenia. Z powodu niespełnienia wymaganego warunku uznaje się jednak, że pracodawca może domagać się jego zwrotu, zwłaszcza w przypadku gdy pracownik nie ma już w danym roku możliwości skorzystania z kolejnego 14-dniowego wypoczynku, aby ostatecznie nabyć prawo do świadczenia. Jeśli jednak pracownik wykorzysta jeszcze w danym roku urlop obejmujący ww. limit dni, to odstąpienie od domagania się zwrotu jest zasadne. Ustawa określiła bowiem termin jego wypłaty na "nie późniejszy" niż przed rozpoczęciem urlopu, co oznacza, że może on być wcześniejszy.

Należy też mieć na uwadze, że dochodzącemu zwrotu świadczenia można będzie niekiedy zarzucić naruszenie zasad współżycia społecznego. Przykładowo, jeśli pracownik wykupił wczasy, z których musiał zrezygnować z powodu choroby i jeszcze dodatkowo musi zwrócić świadczenie, ponosi podwójne koszty wypoczynku, który w dodatku nie został zrealizowany. Dlatego odstąpienia od domagania się zwrotu świadczenia urlopowego, jako rozwiązania korzystniejszego dla pracownika, w literaturze przedmiotu nie uznaje się za niezgodne z prawem.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie rezygnacji z wypłacania świadczenia urlopowego (i/lub tworzenia Funduszu) przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 3 ust. 3a ustawy). Pozostali, tj. zatrudniający co najmniej 50 pracowników, objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawierają w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli nie są objęci układem, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawierają w regulaminie wynagradzania, przy czym art. 4 ust. 3 ustawy stosują odpowiednio, co oznacza, że powinni to uzgodnić z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 3 ust. 3b ustawy).

Na tym tle powstało pytanie: W jaki sposób dokonuje rezygnacji z tworzenia Funduszu oraz wypłacania świadczenia urlopowego pracodawca, u którego nadal funkcjonuje regulamin wynagradzania - obecnie już fakultatywnie, gdyż zobowiązany do jego wydania jest pracodawca zatrudniający 50 osób? Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 23 stycznia 2017 r. wyjaśniło, że:

"(...) Mając na uwadze powyższe regulacje oraz przepisy art. 77² § 1¹ i 1² Kodeksu pracy umożliwiające pracodawcy zatrudniającemu mniej niż 50 pracowników ustalanie warunków wynagradzania w regulaminie wynagradzania, zdaniem Ministerstwa, jeśli u pracodawcy zatrudniającego na dzień 1 stycznia 2017 r. mniej niż 50 pracowników, pracownicy objęci są regulaminem wynagradzania, wówczas postanowienia o nietworzeniu funduszu oraz o niewypłacaniu świadczenia urlopowego powinien zawierać regulamin wynagradzania uzgodniony ze związkami zawodowymi, a gdy one nie działają - z reprezentantem załogi. (...)".

Pracodawca z tzw. sfery pozabudżetowej zatrudnia 30 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy i jest objęty regulaminem wynagradzania (pomimo iż nie jest już do tego zobligowany). W 2017 r. zrezygnował z tworzenia Funduszu i wypłaty świadczenia urlopowego. W styczniu br. o powyższym poinformował pracowników w formie komunikatu wywieszonego na tablicy ogłoszeń. Zdaniem resortu pracy stosowne postanowienie powinien umieścić w treści regulaminu pracy, wcześniej konsultując je odpowiednio ze związkami lub z reprezentantem pracowników.

Spółka z o.o. na dzień 1 stycznia 2017 r. zatrudniała 14 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Od 2017 r. postanowiła nie tworzyć Funduszu i nie wypłacać świadczenia urlopowego. W tym celu 30 stycznia br. rozesłała do pracowników sms-y z następującą informacją: "Na podstawie art. 3 ust. 3-3a ustawy (...) informuję, że ze względu na trudną sytuację finansową w 2017 r. zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie będzie tworzony, jak również nie będą wypłacane świadczenia urlopowe.". Jeżeli takiego rodzaju komunikacja jest w firmie przyjęta, należy uznać, że pracodawca dopełnił warunków formalnych rezygnacji.

Zwracamy uwagę! Informację o nietworzeniu Funduszu oraz niewypłacaniu świadczenia urlopowego należy ponawiać co roku. Regulujący tę kwestię przepis prawa wskazuje wyraźnie, że obowiązek pracodawcy w tym przedmiocie występuje w "pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego".

O skutkach niedotrzymania obowiązku informacyjnego o nietworzeniu Funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego rozstrzygnął Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 1 marca 2007 r. (sygn. akt I OSK 814/06). Jak wyjaśnił: "Niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku określonego w art. 3 ust. 3a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (...) stanowi wykroczenie sankcjonowane w art. 12a ust. 1 ww. ustawy. W żadnym natomiast razie naruszenie przepisów ustawy poprzez niedopełnienie obowiązku informacyjnego nie może być utożsamiane z obowiązkiem pracodawcy do wypłaty świadczenia urlopowego, które, o ile pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie przyjął na siebie zobowiązania w tym zakresie, nie stanowi świadczenia należnego.". W judykaturze zapadły jednak także rozstrzygnięcia przeciwstawne. Przykładowo Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 11 września 2008 r. (sygn. akt XII Pa 161/08) orzekł, że: "Jeśli mała firma nie poinformuje załogi do końca stycznia o rezygnacji ze świadczeń urlopowych, musi je regulować przez cały ten rok.". Podobnie w tej sprawie wypowiedziała się Inspekcja Pracy (znak pisma GNP/97/024-84/04).

Świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy jest zwolnione z oskładkowania - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie (§ 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia składkowego). Gdyby pracodawca wypłacał świadczenie urlopowe w wysokości wyższej niż wynika to z przepisów ustawy, to nadwyżkę obowiązany byłby oskładkować.

Na dzień 1 stycznia 2017 r. spółka z o.o. zatrudniała 15 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W 2017 r. wypłaca świadczenie urlopowe, zgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

W okresie od 24 kwietnia do 7 maja 2017 r. pracownik zatrudniony na 1/2 etatu "w normalnych" warunkach przebywa na urlopie wypoczynkowym. W dniu 21 kwietnia 2017 r. uzyskał świadczenie urlopowe w kwocie 592,83 zł. Kwota świadczenia jest w całości zwolniona z oskładkowania.

Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu, z tym że spółka wypłaca świadczenie urlopowe pracownikom pełnoetatowym zatrudnionym w normalnych warunkach w wysokości 1.600 zł (nie zatrudnia pracowników przy pracy "szczególnej"), a zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy w wysokości proporcjonalnej do jego wielkości.

A zatem pracownik otrzymał 21 kwietnia 2017 r. świadczenie urlopowe w wysokości 800 zł. W podstawie wymiaru składek ZUS tego pracownika należy uwzględnić kwotę 207,17 zł (800 zł - 592,83 zł).

Świadczenie nazwane urlopowym wypłacone na innej podstawie niż przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (np. na podstawie regulaminu wynagradzania) podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS również świadczenie wypłacane nauczycielom na podstawie art. 53 ustawy Karta Nauczyciela. Wyłączenie z oskładkowania wynika z charakteru tego świadczenia oraz jego finansowania z odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Tak wyjaśnił ZUS w piśmie z 26 maja 2000 r., znak FUn 077-97/2000.

Zwracamy uwagę! Świadczenie urlopowe jako przychód ze stosunku pracy, który nie został zwolniony od podatku na mocy art. 21 ust. 1 ustawy o pdof, podlega uwzględnieniu w podstawie opodatkowania.