Jak księgować naliczenie i wypłatę świadczenia urlopowego?

Nie mamy obowiązku tworzenia ZFŚS. W zamian wypłacamy świadczenie urlopowe. Jaka jest jego wysokość w 2017 r.? Na jakim koncie powinniśmy zaksięgować koszt tego świadczenia - w ciężar kosztów rodzajowych (prowadzimy tylko zespół 4), czy w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych?

Czytelnicy wartością świadczenia urlopowego powinni obciążyć koszty w zespole 4. Kwoty tej nie księguje się na koncie służącym ewidencji pozostałych kosztów operacyjnych.

Jednostki, które nie są zobligowane do tworzenia ZFŚS, mogą zdecydować o wypłacaniu pracownikom świadczenia urlopowego. Jest ono wypłacane na warunkach określonych w art. 3 ust. 4-6 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.). Wypłata takiego świadczenia następuje ze środków obrotowych pracodawcy.

Na mocy art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Jeśli pracownik zatrudniony jest na część etatu, wówczas wysokość świadczenia urlopowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu jego pracy (nie dotyczy to pracowników młodocianych). W 2017 r. wysokość świadczenia urlopowego dla osoby zatrudnionej w normalnych warunkach pracy w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 1.185,66 zł.

Wysokość świadczenia urlopowego dostępna jest w serwisie www.wskazniki.gofin.pl, w dziale ZFŚS.

W ewidencji księgowej wartość świadczenia urlopowego ujmuje się w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki i księguje na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub/i odpowiednim koncie w zespole 5. Drugostronnie odnosi się je na konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Z racji tego, że świadczenie urlopowe stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Można ją zaksięgować zapisem: Wn konto 23-4, Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym - pdof). Jeśli świadczenie urlopowe jest wypłacane do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenie zdrowotne.

Przykład

Założenia

Pracodawca zatrudniający 16 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który nie jest zobligowany do tworzenia ZFŚS, wypłacił pracownikowi świadczenie urlopowe zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o ZFŚS.
Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w normalnych warunkach. Stąd wartość brutto przyznanego świadczenia wyniosła 1.185,66 zł.
Pracownikowi wypłacono świadczenie przelewem bankowym po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy według wyliczenia (przyjęto, że jest to pierwsza wypłata w czerwcu 2017 r., a pracownik złożył PIT-2 i przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodów):

a) podstawa opodatkowania (po zaokrągleniu do pełnych złotych): 1.074 zł, tj. 1.185,66 zł - 111,25 zł,

b) kwota podatku (po zaokrągleniu do pełnych złotych): 147 zł, tj. (1.074 zł × 18%) - 46,33 zł,

c) kwota do wypłaty: 1.038,66 zł, tj. 1.185,66 zł - 147 zł.

Jednostka ewidencjonuje koszty tylko w układzie rodzajowym.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - zarachowanie świadczenia urlopowego:	1.185,66 zł	40	23-4
2. PK - potrącenie zaliczki na podatek dochodowy:	147,00 zł	23-4	22
3. WB - wypłata świadczenia urlopowego:	1.038,66 zł	23-4	13-0