Gazeta Podatkowa nr 62 (1416) z dnia 3.08.2017

Przyznanie świadczenia urlopowego, jego wypłata i opodatkowanie

W dniu 1 stycznia 2017 r. stan zatrudnienia w naszej spółce wynosił poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W związku z tym zrezygnowaliśmy z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który prowadziliśmy w ubiegłych latach. Zamiast Funduszu chcemy wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe.

1) Na jakich warunkach pracownikom przysługuje świadczenie urlopowe i jaka jest jego wysokość w 2017 r.? Czy w razie podwyższenia stanu zatrudnienia do 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nadal będziemy mogli wypłacać to świadczenie?

Warunki przyznania i wypłaty świadczenia urlopowego uregulowane są w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.).

Świadczenie to mogą wypłacać jedynie pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS).

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawcy ze sfery budżetowej (bez względu na ilość etatów) tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Nie mają oni wyboru pomiędzy tworzeniem ZFŚS a wypłatą świadczenia urlopowego. Powyższe dotyczy również takich pracodawców pozabudżetowych, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, u których ZFŚS tworzony jest na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Wyjątek od konieczności wyboru między tworzeniem ZFŚS a wypłatą świadczenia urlopowego dotyczy tylko nauczycieli objętych zakresem Karty Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189), którzy są uprawnieni zarówno do świadczenia urlopowego, jak i do dopłat do wypoczynku z ZFŚS.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mają możliwość wyboru. Mogą oni tworzyć ZFŚS bądź wypłacać świadczenie urlopowe. Nie mogą jednak prowadzić tych dwóch form pomocy socjalnej jednocześnie, choć mogą zrezygnować zarówno z tworzenia ZFŚS, jak i z wypłaty świadczenia urlopowego.

Należy podkreślić, że dla ustalenia obowiązku tworzenia ZFŚS lub możliwości wypłaty świadczenia urlopowego przez daną firmę ważny jest stan zatrudnienia (w przeliczeniu na pełne etaty) istniejący w dniu 1 stycznia danego roku. Późniejsze zmiany stanu zatrudnienia, zachodzące w trakcie roku, nie mają znaczenia.

Świadczenie urlopowe przysługuje pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego trwającego co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych w danym roku.

Do 14-dniowego okresu urlopu wchodzą weekendy poprzedzające i kończące okres urlopu wypoczynkowego, przypadające w jego trakcie, jak też inne dni dla pracownika wolne, przypadające w ciągu tygodnia kalendarzowego objętego urlopem.

Świadczenie urlopowe wypłaca się niezależnie od sytuacji materialnej i rodzinnej pracownika. Przy jego przyznawaniu nie bierze się więc pod uwagę kryterium socjalnego. Przysługuje ono z mocy prawa, a jedynymi warunkami jego przyznania jest odpowiednio długi okres urlopu wypoczynkowego oraz posiadanie statusu pracownika. Wypłaty świadczenia urlopowego należy dokonać nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Termin wypłaty świadczenia urlopowego może więc przypadać w trakcie miesiąca.

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia. Użyte w art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS określenie "nie może przekroczyć" oznacza, że świadczenie urlopowe może być niższe od wysokości odpisu odpowiedniego dla danego rodzaju zatrudnienia pracownika.

Świadczenie urlopowe dla wszystkich zatrudnionych, oprócz pracowników młodocianych, ustala się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS). Odnośnie pracowników młodocianych kwota świadczenia urlopowego równa jest wysokości odpisu podstawowego naliczonego w zależności od roku nauki.

Wypłata świadczenia urlopowego (poza wyjątkiem przewidzianym w Karcie Nauczyciela) jest fakultatywna. Pracodawca, który nie chce go wypłacać, musi jednak dokonać formalności określonych w ustawie o ZFŚS. Są one zróżnicowane w zależności od stanu zatrudnienia pracodawcy, ustalanego na dzień 1 stycznia danego roku, tj.:

• pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, jednak mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, objęty układem zbiorowym pracy, postanowienie w sprawie niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy, powyższe postanowienie zawiera w regulaminie wynagradzania. W przypadku gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu dotyczące rezygnacji z wypłaty świadczenia urlopowego wymagają uzgodnienia z pracownikiem reprezentującym interesy załogi,
   
• pracodawca nieobjęty układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania (tj. zatrudniający poniżej 50 pracowników w ujęciu osobowym) informację o niewypłacaniu świadczenia urlopowego przekazuje pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy.

Pracodawca pozabudżetowy, nieobjęty układem zbiorowym pracy i zatrudniający poniżej 50 pracowników w ujęciu osobowym (tj. niezobowiązany do tworzenia regulaminów zakładowych), decyzję o rezygnacji z wypłaty świadczenia urlopowego musi podjąć w styczniu danego roku. Pozostali pracodawcy uprawnieni do wypłaty świadczenia urlopowego mogą z niego zrezygnować w ciągu całego roku (z wyjątkiem szkół podlegających K.N.).

Pracodawca spełniający wskazane powyżej warunki w zakresie stanu zatrudnienia, który nie zrezygnował z wypłacania świadczenia urlopowego w sposób określony w ustawie o ZFŚS, jest zobowiązany je wypłacać na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS.

2) Wynagrodzenia za pracę za dany miesiąc spółka wypłaca w ostatnim dniu roboczym miesiąca. Tymczasem wypłaty świadczeń urlopowych będą następowały w trakcie miesiąca. Ponieważ wypłat tych należności będziemy dokonywali po raz pierwszy, to mamy wątpliwości, jaki sposób obliczenia zaliczki na podatek jest prawidłowy: czy powinno się rozliczać ją osobno od świadczenia urlopowego i wynagrodzenia, czy też pobrać ją na koniec miesiąca od sumy tych wypłat?

Świadczenie pieniężne otrzymane przez pracownika z tytułu wypłaconego mu świadczenia urlopowego, jako rodzaj pozapłacowego świadczenia pracowniczego, w podatku dochodowym klasyfikowane jest jako przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof, Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.).

Pomimo tego, że świadczenia urlopowe zostały uregulowane w przepisach o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, nie mieszczą się w zakresie pojęcia działalności socjalnej. Ponieważ dodatkowo nie są finansowane ze środków tego Funduszu, to nie spełniają one kryteriów do zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof. W efekcie pracodawca, który dokonuje wypłaty tych świadczeń, ma obowiązek je opodatkować.

Dla wypłaty świadczenia urlopowego charakterystyczne jest to, że zazwyczaj - tak jak to będzie miało miejsce w sytuacji zaprezentowanej w pytaniu - data jej dokonania nie odpowiada terminowi wypłaty wynagrodzenia za pracę. W takim przypadku zaliczkę na podatek dochodowy za dany miesiąc należy ustalać od każdej dokonanej wypłaty w sposób narastający - czyli rozliczając każdą kolejną wypłatę, trzeba łączyć ją z wypłatami wcześniejszymi. Rozliczenie ostatniej wypłaty stanowi jednocześnie korektę wcześniej dokonanych rozliczeń. W ten sposób zaliczka na podatek jest ustalona od sumy wypłat dokonanych pracownikowi w danym miesiącu (przykład).

Kalkulator wynagrodzeń pracowniczych dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.