Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 23 (994) z dnia 10.08.2018

Wypłata świadczenia urlopowego - ewidencja księgowa, PIT oraz składki ZUS

Od bieżącego roku zrezygnowaliśmy z tworzenia ZFŚS. Obecnie jako pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników zamierzamy dokonać wypłaty świadczenia urlopowego. Jak należy ewidencjonować taką wypłatę? Czy świadczenie takie podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu?

Świadczenie urlopowe w ustawie o ZFŚS

Zasady wypłaty świadczeń urlopowych zostały zawarte w art. 3 ust. 3 oraz ust. 4-5a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316).

W myśl tych przepisów, pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, określonego odpowiednio do rodzaju zatrudnienia pracownika.

Świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Opodatkowanie oraz oskładkowanie wypłacanych świadczeń

Otrzymane przez pracownika świadczenie urlopowe stanowi przychód ze stosunku pracy, o którym jest mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF. Przychód ten nie korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego, nie jest bowiem objęty żadnym tytułem zwolnienia wymienionym w art. 21 ust. 1 ustawy o PDOF. W szczególności nie znajdzie tutaj zastosowania art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF, zgodnie z którym wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych świadczeń do wysokości 1.000 zł w roku podatkowym. Zwolnienie to dotyczy bowiem wyłącznie świadczeń finansowanych z ZFŚS lub funduszy związków zawodowych. Oznacza to, że wartość wypłacanego świadczenia urlopowego podlega opodatkowaniu tak samo jak wynagrodzenie ze stosunku pracy.

Zgodnie z art. 3 ust. 6 ustawy o ZFŚS, świadczenie urlopowe, o którym mowa w art. 3 ust. 4 ww. ustawy, nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników.

Ponadto, jak wynika z § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek... (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949), podstawy wymiaru składek nie stanowią m.in. przychody z tytułu otrzymania świadczenia urlopowego wypłacanego na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie.

Świadczenie takie nie będzie również podlegało składce na ubezpieczenie zdrowotne (por. art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, Dz. U. z 2017 r. poz. 1938 ze zm.).

Zatem w sytuacji wypłaty świadczenia urlopowego na podstawie przepisów o ZFŚS, nie wystąpi obowiązek jego oskładkowania. Natomiast gdy pracodawca wypłaci świadczenie urlopowe w wysokości wyższej niż wysokość odpisu podstawowego, wtedy od nadwyżki ponad tę kwotę ma obowiązek opłacić składki ubezpieczeniowe. Wypłata świadczenia urlopowego dokonana na podstawie innej podstawy niż ustawa o ZFŚS powoduje konieczność naliczenia składek ZUS na zasadach ogólnych.

Wypłata świadczenia urlopowego w ewidencji księgowej

W księgach rachunkowych wartość wypłacanych przez pracodawcę świadczeń urlopowych podlega ujęciu na koncie kosztów działalności operacyjnej, np. koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia". Wypłata omawianego świadczenia (na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS), w jednostce stosującej konta zespołu 4, może przebiegać następującymi zapisami:

Świadczenie urlopowe jako koszt pracodawcy

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Kosztem uzyskania przychodów są jednak m.in. świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (por. art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o PDOP oraz art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PDOF).

Zatem jeśli pracodawca wypłaci pracownikom świadczenia urlopowe zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS, to ich wartość będzie podlegała zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

Należy jednak zauważyć, że zdaniem organów podatkowych, do kosztów uzyskania przychodów mogą być również zaliczane świadczenia urlopowe wypłacone przez pracodawców zatrudniających 50 pracowników lub więcej. Co prawda nie są one uznawane za świadczenia urlopowe w rozumieniu ustawy o ZFŚS, tym niemniej nie wyklucza to możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy na zasadach ogólnych (por. np. interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 10 sierpnia 2016 r., nr IPPB6/4510-404/16-3/AG czy Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 stycznia 2017 r., nr 3063-ILPB1-3.4510.60.2016.1.MC).

Pisaliśmy o tym w Biuletynie Informacyjnym nr 20 z 10.07.2018 r. na str. 11-16