Opodatkowanie świadczenia urlopowego

Spółka cywilna działalność gospodarczą prowadzi od listopada 2017 r. Do końca 2018 r. korzystała wyłącznie z usług zleceniobiorców, a od stycznia 2019 r. zatrudnia na stałe 5 pracowników. Na początku sierpnia br. po raz pierwszy będzie przekazywała im świadczenia urlopowe. Termin ich wypłaty będzie inny niż wynagrodzenia za pracę (on jest określony w zawieranych z pracownikami umowach o pracę na ostatni dzień roboczy miesiąca). W jaki sposób w tej sytuacji należy obliczyć zaliczki na pdof od pracowniczych należności za sierpień 2019 r.?

W kategorii przychodów ze stosunku pracy mieszczą się m.in. wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof, Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.). Stąd w zakresie tego pojęcia mieści się wypłacone pracownikowi świadczenie urlopowe będące rodzajem pozapłacowego świadczenia pracowniczego.

Chociaż świadczenia urlopowe zostały uregulowane w przepisach o ZFŚS, to nie mieszczą się w zakresie pojęcia działalności socjalnej oraz nie są finansowane z tego Funduszu. W konsekwencji, jako niespełniające kryteriów do zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof, podlegają opodatkowaniu. A to oznacza, że pracodawca w stosunku do nich pełni rolę płatnika pdof.

W praktyce do wypłaty (postawienia do dyspozycji) świadczeń urlopowych dochodzi zazwyczaj - tak jak to zostało opisane w pytaniu Czytelnika - w terminie innym niż termin określony dla wypłaty wynagrodzenia za pracę. To powoduje, że zaliczkę na pdof za miesiąc, w którym dochodzi do spełnienia obu tych świadczeń, należy ustalać od każdej dokonanej wypłaty w sposób narastający. W efekcie pracodawca, rozliczając każdą kolejną wypłatę, powinien doliczać do wypłat dokonanych wcześniej. W ten sposób rozliczenie ostatniej wypłaty w danym miesiącu stanowi jednocześnie korektę dokonanych w nim wcześniej rozliczeń. W ten sposób zaliczka na podatek jest ustalona od sumy wypłat dokonanych pracownikowi w danym miesiącu (przykład).

Przykład

Pracownica jest zatrudniona w spółce cywilnej na pełny etat w normalnych warunkach pracy. Z umowy o pracę wynika, że jej wynagrodzenie brutto wynosi 4.200 zł. Przy obliczaniu zaliczki na podatek pracodawca stosuje koszty pracownicze w podstawowej wysokości, tj. 111,25 zł oraz 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (dysponując aktualnym PIT-2), tj. 46,33 zł. Wypłata wynagrodzenia za dany miesiąc następuje w ostatnim dniu roboczym tego miesiąca, co wynika z umów o pracę zawieranych z pracownikami.

Załóżmy, że pracownicy 5 sierpnia 2019 r. zostanie wypłacone świadczenie urlopowe w kwocie 1.229,30 zł. Pracodawca zobowiązany będzie wówczas pobrać od niego zaliczkę na podatek. Z uwagi na to, że świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, jak również nie jest ono uwzględniane w podstawie wymiaru składki zdrowotnej, pracodawca, ustalając zaliczkę na podatek od tej należności, dokona następujących obliczeń:

1)	przychód ze stosunku pracy:	1.229,30 zł
2)	koszty uzyskania przychodu:	111,25 zł
3)	podstawa opodatkowania (po zaokrągleniu): 1.229,30 zł - 111,25 zł = 1.118,05 zł,	1.118 zł
4)	zaliczka na podatek: (1.118 zł × 18%) - 46,33 zł,	154,91 zł
5)	zaliczka do US po zaokrągleniu:	155,00 zł
6)	do wypłaty dla pracownika: 1.229,30 zł - 155,00 zł.	1.074,30 zł

Przy założeniu, że 30 sierpnia 2019 r. pracodawca wypłaci tej samej pracownicy wynagrodzenie za sierpień br., ustalenie obciążeń z tytułu wszystkich wypłat wynagrodzeń dokonanych w sierpniu br. będzie przedstawiało się następująco:

1)	wynagrodzenie za pracę:	4.200 zł
2)	świadczenie urlopowe:	1.229,30 zł
3)	podstawa wymiaru składek ZUS:	4.200 zł
4)	składki finansowane przez pracownika (13,71%):	575,82 zł
5)	podstawa wymiaru składki zdrowotnej:	3.624,18 zł
6)	składka zdrowotna:
	- 9%,	326,18 zł
	- 7,75%,	280,87 zł
7)	koszty uzyskania przychodu:	111,25 zł
8)	podstawa opodatkowania (po zaokrągleniu): (4.200 zł + 1.229,30 zł - 575,82 zł - 111, 25 zł) = 4.742,23 zł	4.742 zł
9)	zaliczka na podatek: 4.742 zł × 18% - 46,33 zł,	807,23 zł
10)	zaliczka do US po zaokrągleniu: 807,23 zł - 280,87 zł = 526,36 zł,	526 zł
11)	do wypłaty dla pracownika: (4.200 zł + 1.229,30 zł) - (575,82 zł + 326,18 + 526 zł + 1.074,30 zł^*).	2.927 zł