Opodatkowanie i oskładkowanie świadczenia urlopowego wypłaconego w kwocie wyższej niż odpis podstawowy na ZFŚS

Wypłaciłem pracownikowi świadczenie urlopowe w kwocie wyższej niż odpis podstawowy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Zaznaczam, że nie tworzę ZFŚS. Czy cała wypłacona kwota podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu?

Opodatkowaniu podlega cała kwota wypłaconego świadczenia urlopowego. Oskładkowana jest natomiast nadwyżka ponad kwotę świadczenia ustalonego zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS.

Pracodawca spoza tzw. sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli nie utworzył zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, może wypłacać raz w roku świadczenie urlopowe każdemu pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Według art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r., poz. 592), dalej ustawy o ZFŚS, świadczenie urlopowe dla poszczególnych grup pracowników nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS - odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Wysokość świadczenia ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (wyjątkiem są pracownicy młodociani).

Wysokość świadczenia urlopowego przysługującego w 2012 r. poszczególnym grupom pracowników przedstawia tabela.

Świadczenie urlopowe w 2012 r.
pracownik zatrudniony w tzw. normalnych warunkach pracy		pracownik wykonujący prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze		pracownik młodociany
na pełny etat	1.093,93 zł	na pełny etat	1.458,57 zł	w pierwszym roku nauki	145,86 zł
na 3/4 etatu	820,45 zł	na 3/4 etatu	1.093,93 zł	w drugim roku nauki	175,03 zł
na 1/2 etatu	546,97 zł	na 1/2 etatu	729,29 zł	w trzecim roku nauki	204,20 zł
na 1/4 etatu	273,48 zł	na 1/4 etatu	364,64 zł	w trzecim roku nauki	204,20 zł

Wypłacone świadczenie urlopowe stanowi u pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. Ustawodawca nie objął tego świadczenia zwolnieniem od podatku dochodowego. Oznacza to, że pracodawca obowiązany jest od wartości świadczenia pobrać zaliczkę na podatek. Bez znaczenia jest tu wysokość wypłaconego świadczenia. Świadczenie urlopowe wypłacone w kwocie wyższej niż odpis podstawowy na ZFŚS podlega zatem opodatkowaniu w pełnej wysokości.

Co do składek ZUS, to świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

W myśl art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.), do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób. Skoro świadczenie urlopowe, o którym mowa wcześniej nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, to tym samym nie stanowi też podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Jeżeli jednak pracodawca wypłacił pracownikom świadczenie urlopowe w wysokości wyższej niż określona w ustawie o ZFŚS, to jest zobowiązany do naliczenia składek ZUS od różnicy między kwotą wypłaconego świadczenia urlopowego a kwotą przewidzianą w tej ustawie. Ze składek ZUS zwolnione jest bowiem tylko świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie przepisów ustawy o ZFŚS i do wysokości nieprzekraczającej kwoty odpisu podstawowego na danego pracownika.

Przykład

Pracownik zatrudniony jest w zakładzie pracy w tzw. normalnych warunkach pracy na pełny etat. W lipcu 2012 r. uzyskał świadczenie urlopowe w kwocie 1.100 zł oraz wynagrodzenie za pracę w wysokości 3.000 zł.

Świadczenie urlopowe wypłacone zostało w kwocie wyższej od kwoty ustalonej ustawą o ZFŚS. Nadwyżka ponad tę kwotę, tj. 6,07 zł (1.100 zł - 1.093,93 zł) podlega oskładkowaniu.

Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodów w kwocie 111,25 zł oraz kwota zmniejszająca podatek w wysokości 46,33 zł.

Ustalenie obciążeń podatkowo-składkowych

Wiersz	Wyszczególnienie	Kwota (zł)
1	Wynagrodzenie za pracę	3.000,00
2	Świadczenie urlopowe do wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS	1.093,93
3	Świadczenie urlopowe przekraczające odpis podstawowy na ZFŚS	6,07
4	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (wiersz 1 + wiersz 3)	3.006,07
5	Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 4 x 13,71%)	412,13
6	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 4 - wiersz 5)	2.593,94
7	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 6 x 9%)	233,45
8	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 6 x 7,75%)	201,03
9	Koszty uzyskania przychodu	111,25
10	Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 1 + wiersz 2 + wiersz 3 - wiersz 9 - wiersz 5)	3.577,00
11	Zaliczka na podatek (wiersz 10 x 18%) - 46,33 zł	597,53
12	Zaliczka na podatek do pobrania, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 11 - wiersz 8)	397,00
13	Do wypłaty (wiersz 1 + wiersz 2 + wiersz 3 - wiersz 5 - wiersz 7 - wiersz 12)	3.057,42