Świadczenie urlopowe w rozliczeniach firmowych

Zasady i warunki wypłaty świadczenia urlopowego reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.). Z art. 3 ust. 3 tej ustawy wynika, że świadczenie urlopowe mogą wypłacać pracodawcy niebędący jednostkami budżetowymi lub samorządowymi zakładami budżetowymi, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Pracodawca, który zdecydował o wypłacie świadczenia urlopowego, powinien tego dokonywać zgodnie z zasadami wskazanymi w powołanej ustawie, czyli:

• raz w roku,
   
• każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych,
   
• nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Należy zaznaczyć, że do oceny czy pracownik spełnia kryterium 14-dniowego urlopu wypoczynkowego, trzeba wziąć pod uwagę wszystkie kolejne dni kalendarzowe, łącznie z sobotami, niedzielami i innymi dniami wolnymi przypadającymi w trakcie tego urlopu.

W związku z tym, że omawiane świadczenie nie jest świadczeniem wypłacanym z ZFŚS, pracownik nie ma obowiązku przedkładania jakichkolwiek zaświadczeń o zarobkach ani wniosku, aby je otrzymać. Przysługuje ono uprawnionym pracownikom z mocy prawa.

Kwota wypłacanego pracownikom świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Przy czym wysokość świadczenia dla pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach oraz wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze, ustala się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy. Natomiast kwota świadczenia urlopowego dla pracownika młodocianego równa jest wysokości odpisu podstawowego naliczonego w zależności od roku nauki. Wysokość świadczenia urlopowego przysługującego w 2013 r. poszczególnym grupom pracowników przedstawia tabela.

W przypadku świadczenia urlopowego mogą powstać wątpliwości, czy stanowi ono przychód z innych źródeł, czy przychód ze stosunku pracy. W celu ich rozwiania należy wskazać, że podstawą wypłaty świadczenia urlopowego jest stosunek pracy łączący pracownika z pracodawcą. Stosunek pracy jest natomiast wymieniony jako odrębne źródło przychodów w art. 10 ust. 1 pkt 1 updof.

Przychodami ze stosunku pracy, w myśl art. 12 ust. 1 updof, są:

• wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a ponadto
   
• świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika,
   
• wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wypłacone pracownikowi świadczenie urlopowe należy więc zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy, a nie do przychodów z innych źródeł.

Przychód z tego tytułu powstaje w momencie otrzymania przez pracownika pieniędzy lub postawienia ich do jego dyspozycji i nie jest on wolny od podatku dochodowego. Trzeba bowiem zwrócić uwagę, że nie każde świadczenie wypłacane na podstawie przepisów ustawy o ZFŚS korzysta ze zwolnienia od podatku na mocy art. 21 ust. 1 pkt 67 updof. Z przepisu tego wynika, że w ramach limitu 380 zł wolna od podatku jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, m.in. świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków tego funduszu. Należy jednak mieć na uwadze, że działalność socjalna, do której odwołuje się powołany przepis, to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS).

Tak więc świadczenie urlopowe, choć regulowane przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, nie mieści się w powołanym pojęciu działalności socjalnej. Ponadto nie jest wypłacane ze środków ZFŚS. W związku z tym nie ma możliwości objęcia go zwolnieniem od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof. Świadczenie to nie jest wolne od podatku również na podstawie innego przepisu. Oznacza to, że jego wartość należy doliczyć pracownikowi, w miesiącu wypłaty, do pozostałych przychodów ze stosunku pracy w celu ustalenia podstawy obliczenia zaliczki na podatek dochodowy.

Świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie. Tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Świadczenie takie nie jest również uwzględniane w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, gdyż przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników mają zastosowanie w przypadku ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne tych osób (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Jeżeli natomiast pracodawca wypłaci pracownikowi świadczenie urlopowe w wysokości wyższej niż określona w ustawie o ZFŚS, to wówczas od nadwyżki ponad tę kwotę powinien naliczyć składki ubezpieczeniowe.

Oskładkowaniu podlegają również świadczenia nazywane urlopowymi, wypłacane przez pracodawców zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy zrezygnowali z tworzenia ZFŚS zgodnie z art. 4 ustawy o ZFŚS. Wypłaconego w tych okolicznościach świadczenia nie można uznać za świadczenie urlopowe w rozumieniu przepisów o ZFŚS. Nie przewidują one bowiem możliwości jego wypłaty przez pracodawcę zatrudniającego według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który dobrowolnie zrezygnował z tworzenia ZFŚS. W konsekwencji wypłacone przez takich pracodawców świadczenia (np. na podstawie regulaminu wynagradzania), choć nazywane urlopowymi, należy oskładkować.

Zazwyczaj termin wypłaty świadczenia urlopowego różni się od terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę. W takiej sytuacji pracodawcy najczęściej wypłacają świadczenie urlopowe w kwocie netto, tj. po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy. Ale zdarzają się też wypłaty tego świadczenia w kwocie brutto. Natomiast zaliczka na podatek dochodowy od kwoty świadczenia urlopowego pobierana jest od wypłacanego w tym samym miesiącu wynagrodzenia za pracę. Jeżeli wypłata wynagrodzenia jest dokonana terminowo, obciążenia podatkowo-składkowe w obu przypadkach będą takie same. Prawidłowo jednak, dokonując pracownikowi kilku wypłat (tu: świadczenia urlopowego i wynagrodzenia) w danym miesiącu kalendarzowym w różnych terminach, składki i zaliczkę na podatek dochodowy należy ustalać od każdej dokonanej wypłaty w sposób narastający. Rozliczając każdą kolejną wypłatę, trzeba łączyć ją z wypłatami wcześniejszymi. Rozliczenie ostatniej wypłaty stanowi jednocześnie korektę wcześniej dokonanych rozliczeń. Mamy wtedy pewność, że kwoty składek ubezpieczeniowych, a także zaliczka na podatek są ustalone od sumy wypłat dokonanych pracownikowi w danym miesiącu (czyli zgodnie z art. 32 updof).

Na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy o ZFŚS, kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych, o których mowa w art. 3 tej ustawy, obciążają koszty działalności pracodawcy. Ponadto stanowią koszty podatkowe. Kosztami takimi są świadczenia urlopowe, o ile są wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (art. 23 ust. 1 pkt 42 updof i art. 16 ust. 1 pkt 45 updop).

Świadczenie urlopowe jest wypłacone zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS, wtedy gdy:

• wypłacone jest przez pracodawcę niebędącego jednostką budżetową lub samorządowym zakładem budżetowym, zatrudniającego na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników,
   
• jego wysokość nie przekracza wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, ustalonego odpowiednio do rodzaju zatrudnienia pracownika i wymiaru czasu jego pracy,
   
• wypłacone jest raz w roku pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Co istotne, wymienione warunki muszą być spełnione łącznie, aby świadczenie urlopowe mogło być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Zatem, np. wypłata świadczenia urlopowego w kwocie wyższej niż określona przepisami ustawy o ZFŚS niesie za sobą ograniczenia dla pracodawcy, w zaliczeniu go do kosztów podatkowych. Kosztem uzyskania przychodów są bowiem świadczenia urlopowe do wysokości określonej przepisami ustawy o ZFŚS.