Świadczenie urlopowe – zasady naliczania i ewidencja księgowa

Zatrudniamy 15 pracowników na pełnych etatach. Nie jesteśmy zobowiązani do tworzenia ZFŚS. W tym roku chcemy wypłacić pracownikom świadczenie urlopowe. Wynagrodzenia wypłacamy 10-go każdego miesiąca. Świadczenia urlopowe będziemy wypłacać w tym samym miesiącu, ale w innym terminie niż wynagrodzenie. Jak ująć w księgach ww. zdarzenia?

Świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca, który jest uprawniony do jego wypłaty, raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Do wymienionego okresu zalicza się również dni wolne przypadające w trakcie urlopu wypoczynkowego. Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Wysokość świadczenia, ani prawo do jego otrzymania nie zależy od sytuacji materialnej i rodzinnej pracownika. Pracownik uprawniony do tego świadczenia nie musi też składać w sprawie jego wypłaty żadnego wniosku. Świadczenie urlopowe zalicza się do świadczeń, których możliwość wypłaty następuje na podstawie przepisów prawa i ujmuje się w ciężar kosztów działalności operacyjnej na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub odpowiednim koncie w zespole 5.

Warunki wypłaty świadczenia urlopowego reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.). Z ustawy tej wynika, że świadczenie urlopowe wypłacają pracodawcy, którzy nie są jednostkami budżetowymi lub samorządowymi zakładami budżetowymi, zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Kwota wypłacanego pracownikom świadczenia urlopowego nie może przekroczyć odpisu podstawowego określonego w przepisach o ZFŚS, który obecnie wynosi dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy, w wymiarze pełnego etatu: 1.093,93 zł. Należy podkreślić, że wypłacone pracownikowi świadczenie urlopowe podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ponieważ stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 updof. Z kolei do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w ustawie o ZFŚS świadczenie urlopowe – nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników.

Zwracamy również uwagę, że termin wypłaty świadczenia urlopowego zazwyczaj różni się od terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę. Dlatego, dokonując dwóch różnych wypłat pracownikowi w tym samym miesiącu, składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy ustala się od każdej dokonanej wypłaty narastająco, to znaczy rozliczając kolejną wypłatę uwzględnia się (łączy ją) z wypłatą wcześniejszą.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownikowi "X" zatrudnionemu na pełen etat w normalnych warunkach pracy 8 sierpnia 2014 r. wypłacono wynagrodzenie za pracę w wysokości: 2.800 brutto. Następnie 21 sierpnia 2014 r. wypłacono mu świadczenie urlopowe w wysokości: 1.093,93 zł brutto. Pracownikowi potrącono koszty uzyskania przychodu w wysokości: 111,25 zł, a także kwotę zmniejszającą zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości: 46,33 zł.

2. Rozliczenie składkowo-podatkowe pracownika "X" za sierpień z tytułu wynagrodzenia za pracę przedstawia się następująco:

Wiersz	Wyszczególnienie	Kwota w zł
1	Wynagrodzenie za pracę	2.800,00
2	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (wiersz 1)	2.800,00
3	Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 2 x 13,71%)	383,88
4	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 2 – wiersz 3)	2.416,12
5	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 4 x 9%)	217,45
6	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 4 x 7,75%)	187,25
7	Koszty uzyskania przychodu	111,25
8	Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu (wiersz 1 – wiersz 7 – wiersz 3)	2.305,00
9	Zaliczka na podatek (wiersz 8 x 18%) – 46,33 zł	368,57
10	Zaliczka na podatek do pobrania, po zaokrągleniu (wiersz 9 – wiersz 6)	181,00
11	Do wypłaty (wiersz 1 – wiersz 3 – wiersz 5 – wiersz 10)	2.017,67

3. Rozliczenie składkowo-podatkowe pracownika "X" za sierpień 2014 r. po uwzględnieniu wypłaty wynagrodzenia oraz świadczenia urlopowego:

Wiersz	Wyszczególnienie	Kwota w zł
1	Wynagrodzenie za pracę	2.800,00
2	Świadczenie urlopowe (opodatkowane, ale nie podlega składkom ZUS)	1.093,93
3	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (wiersz 1)	2.800,00
4	Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 3 x 13,71%)	383,88
5	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 3 – wiersz 4)	2.416,12
6	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 5 x 9%)	217,45
7	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 5 x 7,75%)	187,25
8	Koszty uzyskania przychodu	111,25
9	Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu (wiersz 1 + wiersz 2 – wiersz 8 – wiersz 4)	3.399,00
10	Zaliczka na podatek (wiersz 9 x 18%) – 46,33 zł	565,49
11	Zaliczka na podatek do pobrania, po zaokrągleniu (wiersz 10 – wiersz 7)	378,00
12	Wynagrodzenie wypłacone pracownikowi	2.017,67
13	Do wypłaty pozostało (wiersz 1 + wiersz 2 – wiersz 4 – wiersz 6 – wiersz 11 – wiersz 12)	896,93

4. Składki na ubezpieczenia społeczne, FP oraz FGŚP obciążające pracodawcę wyniosły: 580,72 zł. Spółka nie odprowadza składek na FEP. Ewidencję kosztów prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.

5. Wynagrodzenie wypłacone 8 sierpnia 2014 r. dotyczyło lipca 2014 r. i zostało ujęte w księgach rachunkowych lipca.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. LP – lista płac
a) świadczenie urlopowe	1.093,93 zł	40-5	23-0
b) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych: 378 zł – 181 zł =	197,00 zł	23-0	22-3/1
2. WB – wypłata netto wynagrodzenia	2.017,67 zł	23-0	13-0
3. WB – wypłata świadczenia urlopowego po potrąceniach	896,93 zł	23-0	13-0