Gazeta Podatkowa nr 52 (1197) z dnia 29.06.2015

Świadczenie urlopowe przy dłuższym wypoczynku

Mimo że ogół pracowników (z wyjątkiem nauczycieli) może skorzystać z dłuższego wypoczynku w trakcie całego roku kalendarzowego, tradycyjnie przypada on na okres letnich miesięcy. Wtedy też dla wielu firm aktualizuje się temat wypłaty świadczenia urlopowego, związanego z wykorzystywaniem przez pracownika co najmniej 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Choć zasady przyznawania tego świadczenia wydają się proste, jego wypłata w konkretnych sytuacjach może nasuwać pytania i wątpliwości.

Świadczenie urlopowe dla mniejszych firm

Pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć Fundusz albo wypłacać raz w roku świadczenie urlopowe. Warunki otrzymania świadczenia urlopowego, o ile pracodawca wybrał taką formę działalności socjalnej, są proste - wystarczy być pracownikiem zatrudnionym w ramach stosunku pracy i korzystać z urlopu trwającego nieprzerwanie co najmniej 14 dni kalendarzowych.

Prowadzenie działalności socjalnej przez pracodawców, których stan zatrudnienia wynosi poniżej "20 pełnych etatów", co do zasady, jest fakultatywne. Ta dobrowolność jest jednak obwarowana pewnymi warunkami. Pracodawca, który nie chce zapewniać pracownikom wsparcia socjalnego, czy to w postaci dopłat z Funduszu czy świadczenia urlopowego, musi dokonać rezygnacji z obu lub z jednej ze wskazanych form działalności socjalnej. Procedura rezygnacji jest odmienna w zależności od stanu zatrudnienia, ustalanego na dzień 1 stycznia danego roku. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, jednak mniej niż 20 w przeliczeniu na pełne etaty, posiadający układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i/lub niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera w tych aktach zakładowych. Uprzednio taką rezygnację musi uzgodnić z organizacją związkową lub przedstawicielem pracowników. W razie uzyskania zgody strony pracowniczej, rezygnacji może dokonać w dowolnym momencie roku.

Pracodawca nieobjęty układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania (a więc zatrudniający poniżej 20 pracowników w ujęciu osobowym), informację o niewypłacaniu świadczenia urlopowego przekazuje pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób u niego przyjęty. W tym przypadku termin rezygnacji ograniczony jest do pierwszego miesiąca roku kalendarzowego. Może się jednak pojawić pytanie: czy uchybienie terminowi albo zupełny brak decyzji w sprawie rezygnacji oznacza, że pracodawca, mimo że, co do zasady, prowadzi działalność socjalną dobrowolnie, musi np. wypłacać świadczenie urlopowe?

Brak rezygnacji może kosztować

Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych milczą na temat skutków braku rezygnacji z tworzenia Funduszu i/lub wypłaty świadczenia urlopowego w trybie ustalonym w ustawie o ZFŚS. Nie określają też konsekwencji naruszenia terminu na rezygnację. Zdania co do tego, czy w takim przypadku należy tworzyć Fundusz/wypłacać świadczenie urlopowe są podzielone. Zapadały już wyroki (w tym wydany przez Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie), w których sądy orzekały, że pracodawca nie musi wypłacać świadczeń urlopowych, nawet jeżeli do końca stycznia nie powiadomi załogi o tym fakcie (patrz wyrok NSA z dnia 1 marca 2007 r., sygn. akt I OSK 814/06). Jednak Państwowa Inspekcja Pracy stoi na bardziej rygorystycznym stanowisku, uznając, że pracodawca, który nie zwolnił się z obowiązku wypłaty świadczenia urlopowego w przypisanym trybie, jest zobowiązany wypłacać je pracownikom raz do roku.

Bez ochrony przed potrąceniem

Dużo zajęć komorniczych wpływających do zakładu pracy dotyczy tylko wynagrodzeń za pracę. Pracodawca jest wtedy uprawniony i zobowiązany do dokonywania potrąceń z tego wynagrodzenia, stosując przepisy Kodeksu pracy (art. 87-91 K.p.). Przewidują one ochronę wynagrodzenia pracownika przed nadmiernymi potrąceniami, poprzez ustalenie kwoty wolnej i górnej granicy potrąceń. Dla potrzeb stosowania tych przepisów pojęcie wynagrodzenia za pracę interpretowane jest szeroko, jednak nawet w szerokim ujęciu nie można do niego zaliczyć świadczenia urlopowego. W związku z tym podlega ono zajęciu na zasadach określonych wyłącznie w Kodeksie postępowania cywilnego (nawet do pełnej wysokości), jednak z tym zastrzeżeniem, że zajęcie musi obejmować swoim zakresem również inne wierzytelności, a nie tylko wynagrodzenie za pracę.

Krótszy urlop a zwrot świadczenia

Pracodawca powinien wypłacić świadczenie urlopowe nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu przez pracownika (art. 3 ust. 5a ustawy o ZFŚS). Z założenia urlop ten powinien trwać przez co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jednak mogą zdarzyć się różne okoliczności, które skrócą ten odpoczynek. Czy w takim przypadku pracownik powinien zwrócić otrzymane świadczenie urlopowe? W sytuacji gdy dochodzi do skrócenia urlopu (np. z uwagi na odwołanie z niego) poniżej 14 dni kalendarzowych, odpada podstawowa przesłanka wypłaty świadczenia urlopowego. Pracodawca generalnie może więc domagać się jego zwrotu, zwłaszcza gdy nie będzie już możliwości skorzystania przez pracownika z dłuższego wypoczynku do końca roku.

Trzeba jednak zauważyć, że w zależności od przyczyny przerwania urlopu (co może nastąpić np. z powodu choroby) pracodawca może się narazić na zarzut naruszenia zasad współżycia społecznego poprzez egzekwowanie świadczenia w sytuacji, której wystąpienie obiektywnie nie zależało od pracownika.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 111)