Likwidacja zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

1) Zatrudniamy 23 osoby, przy czym część z nich w niepełnym wymiarze czasu pracy. Z uwagi na kłopoty finansowe chcielibyśmy zlikwidować funkcjonujący w firmie zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Czy możemy to uczynić, a jeśli tak, to w jaki sposób to przeprowadzić?

Każdy pracodawca - poza należącymi do sfery budżetowej - może zlikwidować funkcjonujący u niego ZFŚS. Natomiast sposób przeprowadzenia likwidacji funduszu uzależniony jest od stanu załogi na dzień 1 stycznia danego roku (tu: 1 stycznia 2016 r.).

W pytaniu określony jest stan faktyczny zatrudnienia, nie wynika z niego natomiast liczba pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a od tego uzależnione będą działania pracodawcy zmierzające do likwidacji ZFŚS.

Pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, postanowienie o likwidacji ZFŚS wprowadzają do obowiązującego u nich układu zbiorowego pracy albo regulaminu wynagradzania - o ile nie są objęci układem zbiorowym. Procedurę taką wprowadza art. 4 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 111).

Zmiana układu zbiorowego pracy niewątpliwie jest bardziej skomplikowana i może ona nastąpić na zasadach określonych w art. 238-241³⁰ Kodeksu pracy. Na zmianę taką wyrazić muszą zgodę wszystkie zakładowe organizacje związkowe, które układ podpisały albo przystąpiły do niego później. Jest ona możliwa jedynie w formie pisemnego protokołu dodatkowego będącego wynikiem rokowań, który powinien być zarejestrowany u właściwego inspektora pracy (w przypadku zmian w zakładowym układzie pracy) albo w rejestrze prowadzonym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (w przypadku zmian w układzie ponadzakładowym).

Uzgodnień z ZOZ wymaga także zmiana regulaminu wynagradzania, przy czym, jeśli u danego pracodawcy związki nie działają, uzgodnień takich należy dokonać z pracownikiem wybranym przez załogę w celu reprezentowania jej interesów. Zmiany w regulaminie wchodzą w życie w ciągu dwóch tygodni od podania ich do wiadomości załodze w sposób przyjęty w zakładzie.

Przypomnijmy, że regulamin wynagradzania mają obowiązek wprowadzić pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy (art. 77² K.p.). Zauważmy, że w tym przypadku mowa jest o faktycznym zatrudnieniu - bez przeliczania stanu załogi na pełne etaty.

Powyższe zasady postępowania dotyczą także pracodawców zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w ujęciu osobowym, ale po przeliczeniu na pełne etaty mniej niż 20 osób (art. 3 ust. 3b ustawy o ZFŚS).

Najprostszą sytuację mają pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjęci układem zbiorowym pracy i niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania. W ich przypadku wystarczy bowiem poinformować pracowników o likwidacji ZFŚS. Informacja taka musi być przekazana w terminie do końca stycznia, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 3 ust. 3-3a ustawy o ZFŚS). Wskazanym jest - chociażby ze względów dowodowych - aby przybrała ona formę pisemną.

Poprzez odpowiednie zapisy w układzie zbiorowym pracy albo regulaminie wynagradzania pracodawcy mogą przeprowadzić likwidację ZFŚS zarówno na jeden rok, jak i na czas dłuższy (kilkuletni), a nawet bezterminowo. Natomiast pisemna informacja o likwidacji funduszu, mająca zastosowanie w firmach mniejszych, dotyczy tylko danego roku kalendarzowego, a więc musi być ona corocznie powtarzana.

Na zakończenie wyraźnie należy zaznaczyć, że dopuszczalność likwidacji funduszu socjalnego nie obejmuje pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych - i to bez względu na liczbę zatrudnionych osób. Tego rodzaju podmioty nie mogą zwolnić się z obowiązku prowadzenia ZFŚS.

2) A co w sytuacji, gdy po likwidacji ZFŚS na jego koncie pozostaną niewykorzystane środki?

Środki te muszą być wykorzystane na działalność socjalną w rozumieniu ustawy o ZFŚS.

Przepisy nie regulują tego zagadnienia wprost, nie mniej - z uwagi na charakter ZFŚS - przyjmuje się, że środki znajdujące się na wyodrębnionym koncie funduszu socjalnego muszą być wykorzystane na cele, do jakich fundusz ten został powołany. Z art. 1 ust. 1 ustawy o ZFŚS wynika zaś, że ZFŚS przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z jego środków, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Tak więc, mimo formalnej likwidacji funduszu socjalnego, środki pozostałe na jego koncie powinny być nadal wykorzystywane na dotychczasowych zasadach. Oznacza to, że faktyczna likwidacja ZFŚS nastąpi dopiero z dniem ich pełnego wyczerpania.