Coroczna informacja o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego

Pracodawca zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który zrezygnował z tworzenia Funduszu i wypłacania świadczenia urlopowego, informacje w tej sprawie, gdy nie jest objęty układem zbiorowym pracy oraz nie jest zobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania, przekazuje pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób u niego przyjęty. Tak wynika z art. 3 ust. 3a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288). Zdaniem redakcji, obowiązek przekazania informacji w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego występuje rokrocznie. Tak też napisaliśmy w UiPP nr 1/2024, str. 52. W związku z tym, że spotkaliśmy się z odmiennym stanowiskiem, a mianowicie, że wystarczy przekazać taką informację raz w danym roku kalendarzowym, bez potrzeby jej ponawiania w kolejnych latach, o opinię w tej sprawie wystąpiliśmy do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które w odpowiedzi z 8 maja 2024 r. potwierdziło nasze stanowisko.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Czytamy w niej, że: "(...) analiza treści przepisów ustawy o ZFŚS wskazuje, że zasadniczo zarówno ustalanie obowiązków socjalnych pracodawców jak i zasady tworzenia i rozliczania ZFŚS oraz wypłacania świadczenia urlopowego odnoszą się do danego roku kalendarzowego.

Zgodnie z treścią art. 3 ust. 3-3a ustawy o ZFŚS, pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (tzw. mali pracodawcy) mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4-6. Oznacza to, że wymienieni pracodawcy stosują rozwiązania przyjęte w ustawie o ZFŚS dobrowolnie i alternatywnie. W przypadku, gdy pracodawcy ci są nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Jak wskazano na wstępie, z treści powołanych przepisów oraz z ogólnych zasad ustalania obowiązków socjalnych (tworzenie ZFŚS lub wypłacanie świadczenia urlopowego) poszczególnych grup pracodawców, zawartych w art. 3 ustawy o ZFŚS, w szczególności dotyczących pracodawców pozabudżetowych, wynika, iż zasady stosowania rozwiązań prawnych przyjętych w ustawie są wyznaczane w oparciu o kryterium liczby zatrudnianych pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na dzień 1 stycznia danego roku.

Oznacza to, że zasady stosowania powołanej ustawy przez danego pracodawcę pozostają w ścisłym związku ze stanem zatrudnienia wykazywanym u tego pracodawcy na dzień 1 stycznia każdego roku kalendarzowego. Stan ten może bowiem ulegać zmianom rok do roku, co ma bezpośredni wpływ na sposób stosowania/korzystania przez danego pracodawcę z rozwiązań przyjętych w ustawie o ZFŚS w zakresie tworzenia funduszu lub wypłacania świadczenia urlopowego a zatem także na możliwość podejmowania przez pracodawcę odmiennych rok do roku decyzji w tym zakresie.

Jednocześnie podkreślenia wymaga, że w przypadku tzw. małych pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy oraz obowiązkiem wydawania regulaminu wynagradzania, obowiązek corocznego poinformowania pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy o jego decyzji o niestosowaniu ustawy o ZFŚS nabiera szczególnego znaczenia dla zatrudnionych tam pracowników z uwagi na wpływ tej decyzji na przysługiwanie lub możliwość korzystania przez pracowników ze świadczeń socjalnych z ZFŚS lub ze świadczenia urlopowego. Dodać przy tym należy, iż z treści art. 3 ust. 3a wynika, iż informowanie przez pracodawcę pracowników o nietworzeniu ZFŚS oraz o niewypłacaniu świadczenia urlopowego ma charakter stanowczy, co oznacza, że niedopełnienie tego obowiązku podlegałoby odpowiedzialności karno-administracyjnej (wykroczeniowej), o której mowa w art. 12a ustawy o zfśs. (...)".