Roczna korekta odpisu i rezygnacja z ZFŚS oraz z wypłaty świadczenia urlopowego

1) Jesteśmy spółdzielnią mieszkaniową, która prowadzi zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Naliczamy odpis dodatkowy na byłych pracowników - emerytów. W trakcie 2022 r. zmarł jeden z emerytów, na którego naliczany był odpis, jednak nie dokonaliśmy korekty odpisu na koniec roku. Czy postąpiliśmy prawidłowo?

Tak. W sytuacji przedstawionej w pytaniu pracodawca nie miał podstaw do przeprowadzenia na koniec roku kalendarzowego korekty odpisu dokonanego na zmarłego emeryta.

Rocznej korekty odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) dokonuje się bowiem wyłącznie w przypadku wystąpienia w trakcie roku zmiany w stanie zatrudnienia pracowników. Wspomniana korekta dotyczy odpisu podstawowego a nie fakultatywnych zwiększeń odpisu (tzw. odpisów dodatkowych), które mogą być dokonywane na emerytów i rencistów - byłych pracowników zakładu oraz pracowników o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności.

Jak stanowi art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 923 ze zm.; dalej: ustawy o ZFŚS), zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Natomiast zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz. 349), podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych - obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny etat.

Z przytoczonych powyżej regulacji wynika, że rocznej korekty odpisu na ZFŚS dokonuje się tylko w razie zmiany przeciętnej, faktycznej liczby zatrudnionych pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) w porównaniu do przyjętej na początku roku planowanej, przeciętnej liczby zatrudnionych, przeliczonej na pełne etaty. Do przeciętnego - planowanego i faktycznego - stanu zatrudnienia u pracodawcy wlicza się tylko pracowników. Nie ma więc podstaw, aby dokonywać korekty odpisu dodatkowego w razie zmiany w stanie liczebnym innych osób niemających statusu pracownika, na których dokonywany był ten odpis.

2) Jesteśmy spółką zatrudniającą 36 pracowników i nie posiadamy regulaminu pracy i wynagradzania. Prowadzimy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, ale chcemy z niego zrezygnować. Nie chcemy również wypłacać świadczenia urlopowego. W jaki sposób możemy dokonać rezygnacji z tej działalności socjalnej?

Pracodawca spoza sfery budżetowej, który na dzień 1 stycznia danego roku zatrudnia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, generalnie jest zobowiązany tworzyć ZFŚS (art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Taki obowiązek ciąży również na pracodawcy pozabudżetowym zatrudniającym na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50, ale co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeżeli działająca u niego zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o utworzenie Funduszu (art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS). Natomiast pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie są wymienieni w art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS, tworzą ZFŚS lub wypłacają świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS).

Wymienione grupy pracodawców mogą zrezygnować z tworzenia ZFŚS lub/i z wypłaty świadczenia urlopowego (z tym zastrzeżeniem, że możliwość rezygnacji z wypłaty świadczenia urlopowego dotyczy pracodawcy zatrudniającego na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty). Wskazani pracodawcy muszą jednak dopełnić określonych formalności, tj.:

wprowadzić zapis o rezygnacji z ZFŚS i/lub z wypłaty świadczenia urlopowego do układu zbiorowego pracy, jeżeli pracodawca jest nim objęty,
wprowadzić zapis o rezygnacji z ZFŚS i/lub z wypłaty świadczenia urlopowego do regulaminu wynagradzania - w przypadku, gdy na dzień 1 stycznia danego roku stan zatrudnienia w zakładzie nieobjętym układem zbiorowym pracy wynosi mniej niż 50 pełnych etatów, jednak co najmniej 50 pracowników liczonych osobowo (z uwagi na to, że pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w ujęciu osobowym są zobowiązani do tworzenia regulaminu wynagradzania),
poinformować pracowników o rezygnacji z tworzenia Funduszu i/lub z wypłaty świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu danego roku - w przypadku, gdy na 1 stycznia danego roku stan zatrudnienia w zakładzie nieobjętym układem zbiorowym pracy wynosi poniżej 50 pełnych etatów i jednocześnie poniżej 50 pracowników liczonych osobowo (chodzi tu o pracodawcę niezobowiązanego do tworzenia regulaminu wynagradzania).

Pracodawca wskazany w pytaniu powinien dokonać rezygnacji z tworzenia ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego zgodnie z procedurą określoną w ostatnim odnośniku.