Przekazanie pierwszej raty odpisu na ZFŚS za 2016 r. w księgach

Nasza jednostka ma obowiązek tworzenia ZFŚS. W maju 2016 r. naliczyliśmy kwotę odpisu za 2016 r. i zamierzamy przekazać jej część na rachunek bankowy Funduszu. Czy kwota odpisu stanowi koszty bilansowe w dacie ich przekazania na rachunek bankowy? Jak ją zaksięgować, gdy ewidencjonujemy koszty operacyjne tylko w zespole 4?

Dla ujęcia wartości rocznego odpisu na ZFŚS w kosztach bilansowych nie ma znaczenia, czy środki te zostały przekazane na rachunek bankowy Funduszu, czy nie. Zgodnie z zasadą memoriału, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku, niezależnie od terminu ich zapłaty (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Inaczej jest dla celów podatku dochodowego - do kosztów uzyskania przychodów jednostka może zaliczyć tę część odpisu na ZFŚS, której równowartość została przekazana na wyodrębniony rachunek bankowy Funduszu. Stanowi o tym art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b) ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) ustawy o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).

Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS (Dz. U. z 2015 r. poz. 111 ze zm.), pracodawcy mają obowiązek przekazania na rachunek bankowy ZFŚS równowartości odpisów i naliczonych zwiększeń za dany rok do dnia 30 września tego roku. Przy czym 75% wartości odpisu należy przekazać do 31 maja danego roku.

Zasadniczo, ze względu na istotną kwotę rocznego odpisu na ZFŚS, w księgach rachunkowych jego wartość jest rozliczana w czasie za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Wówczas co miesiąc odnosi się w koszty działalności operacyjnej 1/12 wartości odpisu na ZFŚS za dany rok. Zatem naliczenie rocznego odpisu na Fundusz za 2016 r. jednostka mogła ująć w księgach rachunkowych zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),

- Ma konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS).

Przeniesienie wartości rocznego odpisu do rozliczenia w czasie:

- Wn konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Zarachowanie do kosztów odpisu w części dotyczącej danego miesiąca (1/12 odpisu):

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Jednostki, które rozliczają koszty działalności operacyjnej tylko na kontach zespołu 4, mogą skorzystać z uproszczenia i ująć kwotę rocznego odpisu na ZFŚS z pominięciem wstępnego ich zaksięgowania na koncie 40 (przykład). Rozwiązanie takie można zastosować pod warunkiem, że nie ma to istotnie ujemnego wpływu na rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wynik finansowy. Odpowiednia informacja w tej sprawie powinna być zawarta w przyjętych przez jednostkę zasadach (polityce) rachunkowości.

Przykład

Założenia

W maju 2016 r. jednostka mająca obowiązek tworzenia ZFŚS naliczyła odpis na Fundusz za 2016 r., którego wysokość za cały rok wyniosła 54.696,50 zł.
W tym samym miesiącu przekazano na rachunek bankowy ZFŚS 75% rocznego odpisu za 2016 r., tj. 41.022,38 zł.
Zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości odpis na ZFŚS jako kwota istotna rozliczany jest przez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów z pominięciem wstępnego jego ujęcia na koncie 40.
Koszty operacyjne w jednostce rozliczane są tylko na kontach zespołu 4.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - naliczenie odpisu na ZFŚS za 2016 r. i zarachowanie kosztów odpisu do rozliczenia w czasie:	54.696,50 zł	64	85
2. WB - przekazanie 75% wartości odpisu na rachunek bankowy ZFŚS:	41.022,38 zł	13-5	13-0
3. PK - zarachowanie w koszty odpisu za okres od stycznia do maja 2016 r.: (54.696,50 zł : 12 m-cy) × 5 m-cy =	22.790,20 zł	40	64