A A A

Gazeta Podatkowa nr 63 (1313) z dnia 8.08.2016

Tworzenie i wykorzystanie ZFŚS w ewidencji księgowej

Obowiązek tworzenia ZFŚS dotyczy pracodawców, którzy zatrudniają na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Poza tym zobowiązane do jego tworzenia - bez względu na liczbę zatrudnionych - są jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe. Pracodawcy, którzy nie mają ustawowego obowiązku tworzenia ZFŚS, mogą tworzyć go dobrowolnie.

Tworzenie ZFŚS

ZFŚS tworzony jest z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu określa się w sposób wskazany w art. 5 ustawy o ZFŚS. Środki Funduszu przeznaczane mogą być na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Przez działalność socjalną rozumie się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Wynika to z art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS.

Jednostka może zaliczyć wydatki związane z tworzeniem ZFŚS, tj. wartość dokonanych odpisów oraz ich ewentualne zwiększenia, a także koszty bankowe dotyczące prowadzenia wyodrębnionego rachunku ZFŚS do kosztów działalności operacyjnej.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ZFŚS uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Jeśli w danej jednostce nie działają związki zawodowe, to regulamin ustalany jest z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Przy czym przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS (art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS).

Ewidencja odpisu

W księgach rachunkowych jednostki prowadzącej pełny rachunek kosztów całoroczny odpis na Fundusz można ująć zapisami:

1. Zaksięgowanie odpisu w ciężar kosztów rodzajowych

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),

- Ma konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS).

2. Ponieważ wartość odpisu na ZFŚS jest kwotą istotną, wskazane jest rozliczanie tego kosztu w czasie za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości):

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

3. W koszty działalności operacyjnej odnosi się co miesiąc 1/12 wartości odpisu:

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Kwota odpisu na ZFŚS powinna zostać rozliczona w ciągu danego roku kalendarzowego, dlatego konto 64-0 na koniec roku nie powinno wykazywać salda.

W księgach rachunkowych przekazanie środków pieniężnych na rachunek ZFŚS ujmuje się zapisem:

- Wn konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Koszty związane z prowadzeniem rachunku bankowego Funduszu można odnieść w ciężar konta 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Usługi obce) lub konto zespołu 5. Natomiast odsetki naliczone przez bank od środków zgromadzonych na rachunku Funduszu, zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 4 ustawy o ZFŚS, odnosi się na jego zwiększenie.

Ogólne zasady opodatkowania i oskładkowania świadczeń

Osobie uprawnionej do korzystania z ZFŚS mogą zostać przyznane świadczenia pieniężne lub rzeczowe. Do najpopularniejszych świadczeń tego typu należą: zapomogi, paczki dla dzieci, bony towarowe, karty przedpłacone. Przyznane pracownikom świadczenia pieniężne bądź rzeczowe sfinansowane ze środków ZFŚS ewidencjonuje się zapisem:

- Wn konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Przy czym jeśli świadczenie pieniężne zostanie wypłacone wraz z wynagrodzeniem za pracę, to wówczas jego kwotę należy ująć na koncie 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

Z art. 12 ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) wynika, że za przychód ze stosunku pracy uważa się m.in. wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania. Zatem świadczenia pieniężne lub rzeczowe przekazane pracownikowi z ZFŚS są przychodem, który podlega opodatkowaniu. Przy czym niektóre z tych świadczeń mogą korzystać ze zwolnień przedmiotowych.

Zarówno wartość świadczeń pieniężnych, jak i rzeczowych finansowanych ze środków Funduszu, wypłaconych zgodnie z ustawą o ZFŚS, nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236) oraz z art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 581 ze zm.).

W księgach rachunkowych naliczony podatek dochodowy od osób fizycznych obciążający pracownika z tytułu przekazanych mu świadczeń ze środków ZFŚS można księgować zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym - pdof).

Świadczenie pieniężne z ZFŚS może zostać wypłacone bezpośrednio z konta bankowego Funduszu, z rachunku bieżącego lub z kasy jednostki. W sytuacji gdy jednostka dokonała tej wypłaty z rachunku bieżącego lub z kasy, to należy dokonać refundacji tej kwoty z rachunku ZFŚS. Natomiast przekazanie uprawnionym osobom świadczeń rzeczowych sfinansowanych z ZFŚS w księgach rachunkowych można ująć zapisem:

- Wn konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu" lub konto 31 "Materiały" lub konto 33 "Towary".

Dofinansowanie wypoczynku

Regulamin ZFŚS może przewidywać dopłaty dla pracowników i ich rodzin do wypoczynku zarówno w formie zorganizowanej (np. wczasy, kolonie, obozy), jak i odpoczynku niezorganizowanego, czyli tzw. wczasów pod gruszą. Ewidencja księgowa przyznania pracownikowi dopłaty z ZFŚS do wypoczynku może być następująca:

- Wn konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Dofinansowanie z ZFŚS do wypoczynku pracownika oraz pełnoletnich członków jego rodziny stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu, który do kwoty 380 zł może korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof. Z kolei na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a) tej ustawy, zwolnione z podatku jest dofinansowanie z funduszu socjalnego lub z ZFŚS do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, jeśli wypoczynek ten został zorganizowany m.in. w formie wczasów, kolonii, obozów przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, bez względu na kwotę dofinansowania. Ewidencję księgową dofinansowania z ZFŚS obozu dla dziecka pracownika przedstawiono w przykładzie.

Pożyczki mieszkaniowe

Z ZFŚS może zostać udzielona pracownikowi zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe. W przypadku udzielenia pracownikowi pożyczki z ZFŚS na cele mieszkaniowe, jej kwotę w księgach rachunkowych ujmuje się zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS".

Sposób i warunki, na jakich powinna nastąpić spłata pożyczki, określa umowa pożyczki. Jeśli stanowi tak regulamin, to może ona być oprocentowana. W takim przypadku kwotę odsetek odnosi się na zwiększenie środków Funduszu (art. 7 ust. 1 pkt 5 ustawy o ZFŚS).

Z reguły pracownik spłaca pożyczkę w miesięcznych ratach. Ich kwota oraz ewentualne odsetki mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika za dany miesiąc (za jego pisemną zgodą). Jeśli rata pożyczki jest potrącana z wynagrodzenia pracownika, to można jej kwotę ująć następująco:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Jednocześnie dokonuje się przekazania kwoty raty na rachunek ZFŚS, co ujmuje się zapisem:

- Wn konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Dofinansowanie obiektów socjalnych

Jednostka może przekazać środki z ZFŚS na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych. Zalicza się do nich: ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki, kluby dziecięce i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej. Ewidencja księgowa przyznania takiego dofinansowania ze środków ZFŚS może przebiegać zapisami:

- Wn konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Przekazanie środków pieniężnych na ten cel ujmuje się zapisem:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS".

Koszty proste ponoszone przez jednostkę w związku z utrzymaniem tych obiektów, w przypadku gdy prowadzony jest pełny rachunek kosztów, ujmuje się następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: odpowiednie konta),

- Ma różne konta.

oraz równolegle

- Wn konto 53 "Koszty działalności pomocniczej" (w analityce: Utrzymanie obiektów socjalnych),

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Na koniec okresu sprawozdawczego, np. miesiąca, koszty ujęte na koncie 53 przeksięgowuje się na konto pozostałych kosztów operacyjnych zapisem:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 53 "Koszty działalności pomocniczej" (w analityce: Utrzymanie obiektów socjalnych).

W przypadku jednostek sporządzających porównawczy rachunek zysków i strat przeksięgowania tego dokonuje się za pośrednictwem kont obrotów wewnętrznych, tj. konta 79-0 "Obroty wewnętrzne" i konta 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych", w celu "uszczelnienia" tzw. zamkniętego kręgu kosztów.

Koszty bezpośrednie związane ze świadczeniem usług w obiektach socjalnych należy od razu odnosić w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Do kosztów tych zalicza się m.in. koszt zużycia materiałów i energii, wyposażenia pomieszczeń, utrzymania czystości, wynagrodzeń obsługi.

Przykład

Założenia

W sierpniu 2016 r. przyznano pracownikowi dofinansowanie ze środków ZFŚS w kwocie 750 zł do zorganizowanego przez biuro podróży obozu 12-letniej córki.
Kwotę przyznanego dofinansowania wypłacono pracownikowi z kasy jednostki.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - przyznanie ze środków ZFŚS dofinansowania obozu córki pracownika:	750 zł	85	23-4
2. KW - wypłata z kasy kwoty dofinansowania:	750 zł	23-4	10
3. WB - refundacja środków pieniężnych z rachunku bankowego ZFŚS:	750 zł	13-0	13-5