Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 27 (926) z dnia 20.09.2016

Ewidencja księgowa wpłaty drugiej raty odpisu na ZFŚS dokonywanej do 30 września 2016 r.

Od dwóch lat wraz ze wzrostem zatrudnienia tworzymy ZFŚS. W roku ubiegłym w marcu przekazaliśmy na wyodrębniony rachunek Funduszu całą kwotę odpisu, natomiast w bieżącym roku jedynie około 80%. Czy w związku z tym obowiązuje nas wrześniowy termin przekazania pozostałej kwoty? Jak ewidencjonować taką ratalną płatność?

Przypomnijmy, że obowiązek tworzenia oraz zasady funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800), zwana dalej ustawą o ZFŚS. Według przepisów tej ustawy, ZFŚS tworzą:

a) pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (którzy jednak mogą zrezygnować z jego tworzenia na podstawie art. 4 ustawy o ZFŚS),

b) bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników w każdym roku kalendarzowym - pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

WAŻNE: Pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Pracodawcy ci mają również możliwość zrezygnowania z tworzenia ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego na warunkach określonych ustawą.

Zrezygnować z tworzenia funduszu (i wypłaty świadczenia urlopowego) mogą m.in. pracodawcy pozabudżetowi zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale jednocześnie co najmniej 20 pracowników w ujęciu osobowym. Jeżeli są oni objęci układem zbiorowym pracy, wówczas postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania (por. art. 3 ust. 3b ustawy o ZFŚS).

ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Sposób ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz. 349).

Obowiązujące kwoty odpisów dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl

Według ustawy o ZFŚS, równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca jest zobowiązany przekazać na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do 30 września. Przy czym w terminie do 31 maja pracodawca przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. Przypominamy więc, że 30 września 2016 r. mija termin przekazania pozostałej części środków na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS. Nic też nie stoi na przeszkodzie, aby przelewu dokonać jednorazowo na początku roku lub środki na rachunek bankowy ZFŚS przekazywać miesięcznie, zachowując jednocześnie wymienione wyżej terminy.

Jak wynika z art. 6 ust. 1 ustawy o ZFŚS, dokonywane przez przedsiębiorcę odpisy podstawowe i różnego rodzaju zwiększenia na ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy.

Ze względu na fakt, że odpis na ZFŚS dotyczy całego roku, na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wskazane jest rozliczać go w czasie za pomocą czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

W przypadku prowadzenia ewidencji kosztów tylko na kontach zespołu 4 lub w zespole 4 i 5, odpis na ZFŚS można ująć następująco:

Całoroczny odpis na ZFŚS w jednostce prowadzącej ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 5 można ująć następująco:

Zaliczenie części odpisu w ciężar kosztów bieżącego okresu następuje z kolei zapisem:

Zgodnie z wymaganiami ustawy o ZFŚS, pracodawca gromadzi środki pieniężne ZFŚS na odrębnym rachunku bankowym. W związku z tym w księgach rachunkowych wyodrębnia się np. konto 13-5/0 "Rachunek bankowy wyodrębnionych środków ZFŚS".

Przekazanie równowartości odpisów na ZFŚS na wyodrębniony rachunek bankowy tego funduszu z rachunku bieżącego jednostki, w tym środków przekazywanych do 30 września br., może przebiegać zapisem:

      - Wn konto 13-5/0 "Rachunek bankowy wyodrębnionych
         środków ZFŚS",
      - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".