A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 30 (929) z dnia 20.10.2016

Utworzenie ZFŚS i ustalenie odpisu w trakcie roku kalendarzowego

Zgodnie z regulaminem wynagradzania obowiązującym w naszej firmie, nie tworzymy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W związku z poprawą sytuacji finansowej zakładu chcemy jednak wrócić do tworzenia Funduszu. Jaka procedura obowiązuje w takim przypadku i czy odpis na Fundusz powinien być naliczany od początku roku, czy od momentu utworzenia ZFŚS?

Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800) nie reguluje procedury powrotu do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w trakcie roku, w sytuacji, w której pracodawca uprzednio zrezygnował z jego tworzenia. Wobec braku we wskazanej ustawie przepisów dotyczących formalnych wymogów powrotu do tworzenia Funduszu w trakcie roku, należy przyjąć, iż przez analogię należy zastosować tryb postępowania obowiązujący przy rezygnacji z ZFŚS (której może dokonać tylko firma pozabudżetowa).

W przypadku pracodawcy pozabudżetowego posiadającego regulamin wynagradzania, rezygnacja z tworzenia ZFŚS następuje poprzez wprowadzenie zapisu o rezygnacji do tego regulaminu (art. 3 ust. 3b albo art. 4 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, dokonanie rezygnacji z ZFŚS wymaga zgody tej organizacji. W razie jej braku, rezygnacja z Funduszu wymaga skonsultowania z przedstawicielem załogi wybranym w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy.

Należy przyjąć, że analogicznie należy postąpić w przypadku powrotu do tworzenia ZFŚS w trakcie roku kalendarzowego. Zapis o ponownym tworzeniu Funduszu powinien zostać wprowadzony do regulaminu wynagradzania, po uprzednim uzgodnieniu lub skonsultowaniu tego zapisu z przedstawicielami strony pracowniczej. Postanowienie o przywróceniu ZFŚS wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania zmiany regulaminu wynagradzania do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy.

W sytuacji utworzenia Funduszu w trakcie roku kalendarzowego przez pracodawcę, który uprzednio dokonał rezygnacji z niego, odpis na ZFŚS powinien zostać naliczony na podstawie przeciętnego miesięcznego zatrudnienia, po uwzględnieniu miesięcy zerowych, tj. tych za które - w okresie rezygnacji z Funduszu - odpis nie był odprowadzony. Przy obliczaniu przeciętnego stanu zatrudnienia dla celów naliczenia odpisu dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12. Metoda ta znajduje zastosowanie również w przypadkach, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na Fundusz za niepełny rok kalendarzowy.

Przykład

Pracodawca spoza sfery budżetowej zatrudniający na dzień 1 stycznia 2016 r. 26 osób (w przeliczeniu na pełne etaty), w grudniu poprzedniego roku zrezygnował z tworzenia ZFŚS ze skutkiem na cały 2016 r. W październiku br. podjął jednak decyzję o powrocie do tworzenia Funduszu. Zakładając, że stan zatrudnienia w zakładzie nie ulegnie zmianie, przeciętne zatrudnienie dla celów odprowadzenia odpisu wyniesie 6,5 osób w przeliczeniu na pełne etaty, zgodnie z wyliczeniem:

(26 etatów × 3 miesiące) : 12 = 6,5 etatów.

Taka liczba zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty stanowi podstawę do naliczenia odpisu w 2016 r. Przy założeniu, że wszyscy pracownicy zatrudnieni są w normalnych warunkach pracy, odpis podstawowy wyniesie 7.110,545 zł (6,5 etatów × 1.093,93 zł = 7.110,55 zł).