Gazeta Podatkowa nr 37 (1391) z dnia 8.05.2017

Ustalanie odpisu na ZFŚS

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest funduszem celowym, którego środki są przeznaczane na finansowanie działalności socjalnej w zakładzie. Środki tego Funduszu nie mogą być wydatkowane niezgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Także odpisów na Fundusz dokonuje się w sposób przewidziany w tej ustawie. Przy czym tworzony on jest z corocznego odpisu podstawowego oraz odpisów fakultatywnych przekazywanych dwa razy w roku na rachunek bankowy Funduszu.

Wysokość odpisu na ZFŚS w 2017 r.

Po kilku latach utrzymywania się wysokości odpisów na Fundusz na tym samym poziomie, w 2017 r. nastąpiła zmiana przeciętnego wynagrodzenia, w oparciu o które należy ustalać odpisy na ZFŚS. Na mocy dodanego do ustawy o ZFŚS art. 5f, w 2017 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust. 7 ustawy o ZFŚS.

Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r. wyniosło 3.161,77 zł (Mon. Pol. z 2013 r. poz. 107). Stanowi ono w 2017 r. podstawę do ustalenia odpisów na ZFŚS. Biorąc pod uwagę wysokość przeciętnego wynagrodzenia, wysokość odpisu podstawowego na zatrudnionych w normalnych warunkach wynosząca 37,5% odpowiada kwocie 1.185,66 zł. Wysokość pozostałych odpisów obowiązkowych dla poszczególnych grup zatrudnionych, w tym pracowników młodocianych oraz wysokość odpisów fakultatywnych wskazano w tabeli.

Terminy odprowadzenia odpisów

Pracodawcy tworzący obowiązkowo zakładowy fundusz świadczeń socjalnych muszą przekazać w terminach określonych w ustawie o ZFŚS środki na rachunek bankowy Funduszu. Pierwszą ratę odpisów stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych na jednego pracownika:

• zatrudnionego w normalnych warunkach,
   
• wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych,
   
• młodocianego,

pracodawcy przekazują w terminie do 31 maja danego roku. Natomiast drugą ratę odpisów odprowadzają w terminie do 30 września danego roku (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Wrześniowa wpłata obejmuje pozostałą część odpisu podstawowego oraz zwiększenia dobrowolne. W tym terminie na rachunek bankowy zostaje przekazana (łącznie z wpłatą majową) całość odpisów na Fundusz na dany rok, ustalona na podstawie przeciętnej planowanej w danym roku liczby osób zatrudnionych, w tym zarówno pracowników pełnoetatowych, jak i niepełnoetatowych, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Wysokość odpisów

Wysokość odpisu na Fundusz na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Wynagrodzenie to przez ostatnie kilka lat jest określone przepisami ustawy o ZFŚS.

Inna wysokość odpisów obowiązuje pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze. Odpis podstawowy na takiego pracownika wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa wyżej. Jeszcze inaczej ustalany jest odpis na pracowników młodocianych. Jego wysokość zależy od roku nauki młodocianego i wynosi:

• 5% w pierwszym roku nauki,
   
• 6% w drugim roku nauki,
   
• 7% w trzecim roku nauki

przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego wskazanego wyżej.

Pracodawcy mogą też przekazywać na Fundusz tzw. odpisy fakultatywne. Jeżeli zatrudniają osoby, w stosunku do których orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, mogą zwiększyć odpis podstawowy o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą taką osobę.

Ponadto pracodawca sprawujący opiekę nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, może zwiększyć Fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym była mowa, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

Natomiast jeżeli pracodawca utworzy zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczy na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, może zwiększyć Fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

Wymienione odpisy i zwiększenia tworzą jeden Fundusz u danego pracodawcy.

Wskazane zasady ustalania wysokości odpisów zostały wyłączone w stosunku do:

• uczelni publicznych działających na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym,
   
• szkół i placówek objętych systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających przepisom Karty Nauczyciela.

Wysokości świadczenia urlopowego oraz odpisów na Fundusz dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.

Naliczenie odpisów

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzony jest z corocznego odpisu podstawowego i ewentualnie odpisów dobrowolnych. Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u danego pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Tak stanowi § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r. nr 43, poz. 349).

Podstawę naliczania odpisu w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i innych spółdzielniach zajmujących się produkcją rolną stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, skorygowana zgodnie ze stanem w dniu 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.

Obliczając przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) sumuje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i dzieli przez 12. Wskazany sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy.

Świadczenie urlopowe

Jeżeli chodzi o świadczenie urlopowe, to tylko niektórzy pracodawcy mogą je wypłacać. Jak stanowi art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS, pracodawcy pozabudżetowi, zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności. Wyjątek dotyczy zakładów zatrudniających poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, w których organizacja związkowa złoży wniosek o utworzenie Funduszu w zakładzie.

W przypadku gdy uprawniony pracodawca zdecyduje o wypłacie pracownikom świadczenia urlopowego, musi pamiętać, że jego wysokość nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Dodatkowym ograniczeniem wysokości świadczenia urlopowego dla pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach oraz wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych - jest wielkość ich etatu. Świadczenie to należy bowiem obliczyć w proporcji do wymiaru czasu pracy tych pracowników.

Przepisy ustawy o ZFŚS określają maksymalną wysokość świadczenia urlopowego, co oznacza, że pracodawca może ustalić w zakładzie, że będzie ono niższe niż odpis podstawowy właściwy dla danego rodzaju zatrudnienia.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.)