Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 21 (956) z dnia 20.07.2017

Obowiązek tworzenia ZFŚS u dużego pracodawcy i możliwość rezygnacji z Funduszu

W 2016 r. zatrudnialiśmy 190 osób. W 2017 r. nie utworzyliśmy żadnego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Czy nasza firma ma obowiązek tworzenia ZFŚS od 1 stycznia br.? Jeżeli tak, to czy może zrezygnować z jego tworzenia i naliczenia odpisów, informując o tym pracowników?

W sytuacji przedstawionej w pytaniu pracodawca (zakładamy, że chodzi tu o firmę ze sfery pozabudżetowej) ma obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i naliczania odpisów na ten Fundusz (termin odprowadzenia I raty odpisu na Fundusz minął 31 maja 2017 r.). Rezygnacja z tworzenia Funduszu i w konsekwencji zaniechanie odprowadzania odpisów może nastąpić dopiero po spełnieniu wymogów formalnych określonych w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.).

Jak wynika z art. 3 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS, Fundusz tworzą obligatoryjnie jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe (bez względu na stan zatrudnienia) oraz pracodawcy pozabudżetowi zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jednak nawet tacy pracodawcy (mowa tu o sferze pozabudżetowej) mogą się uchylić od obowiązku tworzenia Funduszu.

Podstawowym warunkiem rezygnacji z tworzenia ZFŚS przez "dużego pracodawcę", tj. zatrudniającego na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty - objętego układem zbiorowym pracy lub posiadającego regulamin wynagradzania - jest wprowadzenie postanowienia o rezygnacji z ZFŚS do przepisów zakładowych (patrz: przykład aneksu). Wprowadzenie nowych zapisów wymaga zachowania tej samej procedury, co przy tworzeniu regulaminu lub układu, tj. m.in. uzyskania zgody zakładowej organizacji związkowej. W razie braku tej organizacji, ustawa o ZFŚS wymaga uzgodnienia rezygnacji z Funduszu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w sposób zwyczajowy w danym zakładzie (jeżeli chodzi o zmianę regulaminu wynagradzania). Ponadto pracodawcę obowiązują przepisy, zgodnie z którymi zmiany aktów zakładowych wchodzą w życie:

• w odniesieniu do regulaminu wynagradzania - nie wcześniej niż po upływie 2 tygodni od podania zmiany do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty u pracodawcy (art. 77² § 6 K.p.),
   
• w odniesieniu do układu zbiorowego pracy - najwcześniej z dniem rejestracji układu w odpowiednim rejestrze układów (art. 241¹¹ K.p.).

Należy zasygnalizować, że zmiana układu zbiorowego pracy jest znacznie bardziej sformalizowana niż w przypadku zmian dokonywanych w regulaminie wynagradzania. Zmiana układu następuje w sposób analogiczny do jego utworzenia, tj. konieczna jest zgoda organizacji związkowej, która jest stroną układu. Ponadto zmiana w treści układu zbiorowego wymaga zarejestrowania odpowiednio w rejestrze:

• układów ponadzakładowych - prowadzonym przez ministra właściwego do spraw pracy,
   
• układów zakładowych - prowadzonym przez właściwego okręgowego inspektora pracy (art. 241¹¹ § 1 K.p.).

Zmiana układu (w omawianym przypadku - polegająca na wpisie o rezygnacji z tworzenia ZFŚS) wchodzi w życie z dniem wskazanym w tym układzie, w każdym jednak przypadku nie wcześniej niż z dniem zarejestrowania w odpowiednim rejestrze.

Do stanu zatrudnienia, od którego zależy obowiązek tworzenia ZFŚS, wlicza się wszystkich pracowników zatrudnionych w ramach stosunku pracy.

Stan zatrudnienia dla potrzeb ustalania obowiązku tworzenia ZFŚS określa się na dzień 1 stycznia danego roku. Późniejsze zmiany w stanie zatrudnienia, mające miejsce w trakcie roku kalendarzowego, nie mają już znaczenia. Co istotne dla "dużego" pracodawcy, może on zrezygnować z tworzenia ZFŚS w dowolnym momencie roku kalendarzowego (bezterminowo), przy czym do chwili wejścia w życie postanowienia o rezygnacji ma on obowiązek naliczać i odprowadzać odpis na Fundusz.

Aneks do regulaminu wynagradzania w sprawie rezygnacji z ZFŚS: