Rezygnacja przez większego pracodawcę z tworzenia ZFŚS

Czy istnieje możliwość rezygnacji z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą na własne nazwisko i zatrudniającego powyżej 50 osób? Jeżeli tak, jak to przeprowadzić?

Tak, pracodawca wymieniony w pytaniu może zrezygnować z tworzenia wskazanego Funduszu.

Przepis art. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2191), dzieli pracodawców na tworzących zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, dalej Fundusz obligatoryjnie bądź fakultatywnie, co obrazuje tabela.

Pracodawca	Tworzenie Funduszu
prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (tzw. sfera budżetowa) niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników	obligatoryjnie (nie może zrezygnować z tworzenia Funduszu)
spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty	obligatoryjnie (może uwolnić się od tego obowiązku)
spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty	fakultatywnie (pracodawcę do utworzenia Funduszu może zobligować zakładowa organizacja związkowa, o ile złoży taki wniosek)
spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty	fakultatywnie

Uwaga: W dwóch ostatnich przypadkach wskazanych w tabeli pracodawcy mogą tworzyć Fundusz bądź zamiennie wypłacać świadczenie urlopowe.

Jak podano w tabeli, pracodawca spoza sfery budżetowej tworzący Fundusz obligatoryjnie może uwolnić się od tego obowiązku. W tym celu musi podjąć następujące kroki:

pierwszy: podjęcie uzgodnień z zakładową organizacją związkową, a jeżeli w zakładzie nie ma takiej organizacji, z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (ustawodawca nie sprecyzował jak dokonać wyboru, należy więc wypracować procedurę wewnętrzną),
drugi: sporządzenie protokołu dodatkowego do układu zbiorowego pracy zawierającego postanowienie o nietworzeniu Funduszu; jeżeli pracodawca nie jest objęty układem - sporządzenie dokumentu zmieniającego regulamin wynagradzania w tej sprawie (tzw. aneksu),
trzeci: złożenie do organu rejestrowego wniosku o rejestrację protokołu dodatkowego; jeżeli pracodawca nie jest objęty układem - podanie do wiadomości pracowników zmiany do regulaminu wynagradzania (aneksu), np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń.

Zmiany do układu wchodzą w życie w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem zarejestrowania (art. 241¹² § 1 K.p.). Korzystniejsze postanowienia, z dniem wejścia w życie, zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy. Natomiast mniej korzystne dla pracowników, wprowadza się w drodze wypowiedzenia zmieniającego, przy wyłączeniu ochrony stosunku pracy (art. 241¹³ K.p.).

Zmiany do regulaminu wynagradzania wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 77² § 6 K.p.). Przepis art. 241¹³ K.p. stosuje się tu odpowiednio (art. 77² § 5 K.p.). Zdaniem części autorów prowadzi to do wniosku, że omawiana procedura wymaga porozumień lub wypowiedzeń zmieniających. Jak wyjaśnił Główny Inspektorat Pracy (pismo znak GPP-471-4560-22/09/PE/RP) tak jest także, gdy pracownikom odbiera się zagwarantowane dotychczas w regulaminie świadczenia pozapłacowe (np. pakiety medyczne, polisy ubezpieczeniowe). Poglądy w tej sprawie nie są jednak jednolite. Duża część ekspertów podnosi, iż świadczenia z Funduszu nie stanowią elementu indywidualnych stosunków pracy, w szczególności nie mają charakteru roszczeniowego. A zatem nie można uznać, że zmiana układu lub regulaminu wynagradzania w tym przedmiocie zmienia indywidualne warunki umów. Tym samym nie wymaga wypowiedzeń zmieniających.

Zwracamy uwagę! Jeżeli postanowienie o nietworzeniu Funduszu wejdzie w życie w trakcie roku, odpis nalicza się do tego dnia. Ustalając jego podstawę, tj. przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku, dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12 (§ 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu ..., Dz. U. nr 43, poz. 349).

Przykład

Pracodawca spoza sfery budżetowej zatrudniał w dniu 1 stycznia 2017 r. i nadal 75 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (wszystkich w warunkach "normalnych"). W wyniku pogorszenia kondycji finansowej z dniem 1 listopada 2017 r. zrezygnował z tworzenia Funduszu. W bieżącym roku pracodawca skoryguje odpis (wycofa nadpłatę z dwóch poprzednich transz) według stanu zatrudnienia 62,5 etatu (75 etatów x 10 m-cy : 12 m-cy).