Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 2 (973) z dnia 10.01.2018

Rezygnacja z ZFŚS przez pracodawców niezobowiązanych do jego tworzenia

Jesteśmy spółką i zatrudniamy 45 pracowników. Posiadamy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, ale chcielibyśmy z niego zrezygnować na rzecz wypłacania świadczenia urlopowego. W jaki sposób powinniśmy dokonać rezygnacji z ZFŚS?

Pracodawcy spoza sfery budżetowej, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe (art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz. U. z 2017 r. poz. 2191 ze zm.). Wyjątek od tej zasady dotyczy pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniającego na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, u którego zakładowa organizacja związkowa zawnioskowała o utworzenie Funduszu. Taki pracodawca, mimo stanu zatrudnienia poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (na dzień 1 stycznia danego roku), musi utworzyć Fundusz. U pozostałych pracodawców pozabudżetowych zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzenie Funduszu jest fakultatywne. Jeżeli jednak ci pracodawcy nie chcą tworzyć ZFŚS lub wypłacać świadczenia urlopowego, muszą dokonać formalnej rezygnacji z obu lub jednej z tych form działalności socjalnej. Tryb rezygnacji uzależniony jest od tego, czy u danego pracodawcy obowiązują przepisy zakładowe, co z kolei powiązane jest ze stanem zatrudnienia w danym zakładzie.

Jeżeli na dzień 1 stycznia danego roku pracodawca zatrudnia poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale jest zobowiązany do tworzenia regulaminu wynagradzania (co ma miejsce w przypadku zatrudniania co najmniej 50 pracowników w ujęciu osobowym) - postanowienie o nietworzeniu Funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego musi wprowadzić do tego regulaminu, chyba że posiada układ zbiorowy pracy. W takim przypadku dokonuje zmian w tym układzie. Zmiany w układzie zbiorowym pracy wymagają zgody zakładowej organizacji związkowej, która jest stroną układu i rejestracji zmiany (dokonanej w formie protokołu dodatkowego) w odpowiednim rejestrze układów. Zmiana regulaminu wynagradzania w zakresie rezygnacji z Funduszu i (lub) z wypłaty świadczenia urlopowego również wymaga zgody zakładowej organizacji związkowej lub, w razie jej braku, przedstawiciela pracowników.

W przypadku, gdy pracodawca zatrudnia na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie ma obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania (co dotyczy pracodawców zatrudniających poniżej 50 pracowników w ujęciu osobowym), rezygnuje z Funduszu i (lub) z wypłacania świadczenia urlopowego w trybie określonym w art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS. Na podstawie tego przepisu, musi on przekazać pracownikom informację w sprawie rezygnacji w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie, w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego.

Wzór informacji o rezygnacji z tworzenia ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl  w dziale Prawo pracy

W kontekście art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS może powstać pytanie, jaki tryb rezygnacji obowiązuje pracodawców, którzy od 1 stycznia 2017 r. nie są już zobowiązani do tworzenia regulaminu wynagradzania, jednak posiadają te regulaminy z uwagi na to, że w stanie prawnym do 31 grudnia 2016 r. byli zobowiązani je tworzyć w związku z zatrudnianiem co najmniej 20 pracowników. W tej sprawie nasze Wydawnictwo zwróciło się z zapytaniem do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Resort pracy w odpowiedzi otrzymanej przez Wydawnictwo w dniu 23 stycznia 2017 r. uznał, że w takim przypadku rezygnacji należy dokonać w przepisach zakładowych (patrz: stanowisko w ramce).

Ministerstwo nie wypowiedziało się co do tego, czy w sytuacji wskazanej w swojej opinii pracodawcę obowiązuje styczniowy termin na dokonanie rezygnacji z ZFŚS/wypłaty świadczenia urlopowego. Można by przyjąć, iż z uwagi na to, że zmian w regulaminie wynagradzania można dokonać w dowolnym momencie roku kalendarzowego oraz że w takim przypadku występuje obowiązek uzgodnień z zakładową organizacją związkową lub z przedstawicielem pracowników, pracodawcę nie obowiązuje już styczniowy termin na dokonanie rezygnacji. Ponieważ jednak kwestia ta nie została uregulowana w ustawie o ZFŚS, bezpieczniejsze dla pracodawcy jest dotrzymanie tego terminu niezależnie od tego, czy rezygnacji dokonuje w formie informacji przekazywanej załodze, czy poprzez wprowadzenie odpowiedniego zapisu do prawa zakładowego.