Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 8 (1015) z dnia 10.03.2019

Utworzenie ZFŚS w trakcie roku i terminy odprowadzenia odpisu

1) Jesteśmy spółką zatrudniającą ponad 100 pracowników. Kilka lat temu zrezygnowaliśmy z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wprowadzając zapis o rezygnacji do regulaminu wynagradzania. Aktualnie chcemy powrócić do tworzenia ZFŚS. Czy możemy to uczynić w trakcie roku, a jeżeli tak, to w jaki sposób?

Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.), dalej: ustawa o ZFŚS, nie reguluje procedury powrotu do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w sytuacji, w której pracodawca uprzednio zrezygnował z jego prowadzenia. Wobec braku w ustawie o ZFŚS przepisów dotyczących formalnych wymogów powrotu do tworzenia Funduszu w trakcie roku, należy przyjąć, iż przez analogię należy zastosować tryb postępowania obowiązujący przy rezygnacji z ZFŚS. Tryb ten zależy od statusu pracodawcy (tj. czy jest on zobowiązany do tworzenia ZFŚS), stanu zatrudnienia ustalanego na dzień 1 stycznia danego roku oraz posiadanych w firmie przepisów zakładowych.

Jak wynika z art. 3 ust. 1, 1c i 2 ustawy o ZFŚS, Fundusz tworzą obligatoryjnie jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe (bez względu na stan zatrudnienia) oraz pracodawcy pozabudżetowi zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Fundusz zobowiązani są tworzyć również pracodawcy pozabudżetowi zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, u których zakładowa organizacja związkowa zawnioskowała o utworzenie ZFŚS. Wskazani powyżej pracodawcy pozabudżetowi - pomimo formalnego zobowiązania ich do tworzenia ZFŚS - mogą jednak z niego zrezygnować.

W przypadku pracodawcy pozabudżetowego posiadającego regulamin wynagradzania, rezygnacja z tworzenia ZFŚS następuje poprzez wprowadzenie zapisu o rezygnacji do tego regulaminu. Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, dokonanie rezygnacji z ZFŚS wymaga zgody tej organizacji. W razie jej braku, rezygnacja z Funduszu wymaga uzgodnienia z przedstawicielem załogi wybranym w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Analogiczną procedurę należy przyjąć w przypadku powrotu do tworzenia ZFŚS w trakcie roku kalendarzowego. Postanowienie o przywróceniu Funduszu - po uzgodnieniu go z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielem pracowników oraz wprowadzeniu do regulaminu wynagradzania - wejdzie w życie po upływie 2 tygodni od podania zmiany regulaminu wynagradzania do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy.

W sytuacji utworzenia Funduszu w trakcie roku kalendarzowego przez pracodawcę, który uprzednio dokonał rezygnacji z niego, odpis na ZFŚS powinien zostać naliczony na podstawie przeciętnego miesięcznego zatrudnienia w tym roku kalendarzowym (obrachunkowym). Przy jego ustalaniu dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12 (przyjmując zerowy stan zatrudnienia lub pomijając miesiące, za które w okresie rezygnacji z Funduszu odpis nie był odprowadzany). Jedynie w przypadku, gdy pracodawca rozpoczął działalność w roku kalendarzowym (co nie zachodzi w sytuacji przedstawionej w pytaniu), może rozpocząć odprowadzanie odpisów na ZFŚS od następnego roku, chyba że rozpoczęcie działalności nastąpiło w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu bądź jego części z równoczesnym przejęciem pracowników.

2) Zgodnie z ustawą o ZFŚS, pierwszą ratę odpisu na ZFŚS odprowadza się do końca maja danego roku, a drugą ratę do końca września danego roku. Czy te terminy obowiązują spółkę zobowiązaną do tworzenia ZFŚS, która ma inny rok podatkowy i obrotowy (np. od 1 lipca do 30 czerwca danego roku)?

Naszym zdaniem, tak. Należy zauważyć, że ustawa o ZFŚS, określając termin odprowadzenia odpisów na Fundusz, posługuje się pojęciem roku kalendarzowego. Jak wynika z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS, równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy przekazuje się na rachunek Funduszu w terminie do końca września tego roku, z tym, że co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych należy przekazać do końca maja tego roku. Nie wydaje się, aby przywołany przepis pozostawiał pracodawcom zobowiązanym do tworzenia ZFŚS możliwość ustalenia innych terminów odprowadzenia odpisów, np. w odniesieniu do roku obrotowego i podatkowego niepokrywającego się z rokiem kalendarzowym. Należy przy tym zaznaczyć, że ustawowe terminy odprowadzenia odpisów dotyczą tylko tych pracodawców, którzy z uwagi na stan zatrudnienia są zobowiązani tworzyć Fundusz.