Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 29 (1036) z dnia 10.10.2019

Tworzenie i administrowanie środkami ZFŚS - różne aspekty

1) Jesteśmy uczelnią niepubliczną, której celem statutowym jest działalność naukowa i oświatowa polegająca na kształceniu studentów. Posiadamy środki zgromadzone na rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który był utworzony w latach wcześniejszych. Obecnie uczelnia chce część tych środków przelać na rachunek bieżący i przeznaczyć na cele statutowe uczelni. Czy jest to dopuszczalne?

Uczelnie niepubliczne tworzą i gospodarują środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w oparciu o ustawę z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1352) oraz regulacje wewnętrzne (statut uczelni, regulamin ZFŚS). Ustawa o ZFŚS nie odnosi się wprost do problemu zasygnalizowanego w pytaniu, tj. możliwości przekazania środków zgromadzonych na rachunku ZFŚS na rachunek bieżący, jednak naszym zdaniem, nie jest to możliwe.

Z art. 1 ust. 1 ustawy o ZFŚS wynika, że ZFŚS przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej, w formach określonych w art. 2 pkt 1 tej ustawy. Jak wynika z przywołanych przepisów, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ma charakter ściśle socjalny, z tego względu przyjmuje się więc, że środki znajdujące się na wyodrębnionym rachunku ZFŚS powinny być wykorzystane na cele, do jakich Fundusz ten został powołany. Środki pozostałe na jego koncie po rezygnacji pracodawcy z tworzenia Funduszu (zakładamy, że taka rezygnacja miała miejsce w sytuacji przedstawionej w pytaniu) powinny więc być nadal wykorzystywane na dotychczasowych zasadach, tj. na cele socjalne. Pośrednio potwierdzenie powyższego poglądu można znaleźć w jednej z ustaw nowelizujących ustawę o ZFŚS. Chodzi tu o ustawę z dnia 26 lipca 2002 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 135, poz. 1146 ze zm.). Dokonała ona zmian m.in. w ustawie o ZFŚS w zakresie stanu zatrudnienia obligującego do tworzenia ZFŚS. Zgodnie z art. 12 ww. ustawy nowelizującej, pracodawcy, którzy posiadali ZFŚS, a według nowych przepisów nie byli do tego zobowiązani, powinni rozdysponować zgromadzone na rachunku Funduszu środki, na cele i według zasad dotychczasowych, tj. na działalność socjalną.

2) Jesteśmy spółką zatrudniającą od kilku lat około 70 pracowników. Planujemy rezygnację z tworzenia ZFŚS (od 1 listopada br.). Czy zamiast dofinansowania do wczasów, które wypłacaliśmy ze środków Funduszu, możemy przyznać pracownikom świadczenie urlopowe, o którym mowa w ustawie o ZFŚS?

Nie. Świadczenie urlopowe w rozumieniu ustawy o ZFŚS mogą wypłacać pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 3 ww. ustawy). Tacy pracodawcy mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych bądź mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Mogą też całkowicie zrezygnować z tworzenia ZFŚS czy wypłaty świadczenia urlopowego, przy spełnieniu wymogów formalnych określonych w ustawie o ZFŚS.

Pracodawca zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nie ma możliwości dokonania wyboru między tworzeniem ZFŚS a wypłatą świadczenia urlopowego. Co do zasady, jest on zobowiązany tworzyć Fundusz, chyba że z niego zrezygnuje w trybie określonym w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS. Jeżeli wskazany pracodawca skorzysta z możliwości rezygnacji z Funduszu, nie będzie mógł zastąpić dopłat urlopowych wypłacanych z jego środków świadczeniem urlopowym, o którym mowa w ustawie o ZFŚS.

3) Na dzień 1 stycznia 2019 r. zatrudnialiśmy mniej niż 50 pracowników i ten stan utrzymuje się nadal (jesteśmy firmą spoza sfery budżetowej). Od kilku lat posiadamy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, ale chcemy z niego zrezygnować. W styczniu br. nie przekazaliśmy pracownikom informacji o rezygnacji. Czy możemy to zrobić teraz, w trakcie roku kalendarzowego?

Pracodawcy pozabudżetowi zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS). Skorzystanie z tego zwolnienia jest jednak uzależnione od dopełnienia formalności określonych w ustawie o ZFŚS. Procedura rezygnacji z tworzenia ZFŚS i wypłacania świadczenia urlopowego zależy od tego, ilu pracowników jest zatrudnionych w danym zakładzie. Jeżeli stan zatrudnienia na dzień 1 stycznia danego roku wynosi poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy oraz nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu wynagradzania, przekazuje pracownikom informację o nietworzeniu Funduszu i (lub) niewypłacaniu świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego (art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS).

Zakładamy, że pracodawca, o którym mowa w pytaniu, zatrudnia poniżej 50 pracowników w ujęciu osobowym (bez przeliczania na pełne etaty), co kwalifikuje go do grupy pracodawców niezobowiązanych do tworzenia regulaminu wynagradzania. W takim przypadku dotyczy go procedura rezygnacji z ZFŚS określona w art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS, który wprost przewiduje termin (w styczniu danego roku) na przekazanie informacji o rezygnacji z Funduszu.