Gazeta Podatkowa nr 67 (1733) z dnia 20.08.2020

Rezygnacja lub zawieszenie działalności socjalnej przez pracodawcę

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zaspokajanie, w miarę posiadanych środków, potrzeb socjalnych pracowników. Działalność socjalna prowadzona na rzecz zatrudnionych przejawia się zazwyczaj w tworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub w wypłacie świadczenia urlopowego. Zdecydowana większość pracodawców może jednak zrezygnować z prowadzonej działalności socjalnej, a dla niektórych firm dostępna jest również możliwość jej zawieszenia.

W sferze pozabudżetowej można zrezygnować

Praktycznie każdy pracodawca, bez względu na swój status prawny, może prowadzić działalność socjalną na rzecz swoich pracowników. Nie każdy jednak może z niej zrezygnować.

Pracodawcy posiadający status jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych obligatoryjnie, bez możliwości odstąpienia od niego. W sferze pozabudżetowej natomiast możliwość rezygnacji z tworzenia ZFŚS lub z wypłaty świadczenia urlopowego jest dostępna dla wszystkich pracodawców należących do tej sfery, z zastrzeżeniem różnic w procedurze rezygnacji. Kryterium różnicującym sposób postępowania jest stan zatrudnienia w danej firmie, ustalany na dzień 1 stycznia danego roku.

Pracodawca spoza sfery budżetowej, który na dzień 1 stycznia danego roku zatrudnia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, generalnie jest zobowiązany tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Taki obowiązek ciąży również na pracodawcy pozabudżetowym zatrudniającym na 1 stycznia danego roku poniżej 50, ale co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeżeli działająca u niego zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o utworzenie Funduszu (art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS). Natomiast pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą ZFŚS lub wypłacają świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS).

Wymienione grupy pracodawców mogą zrezygnować z tworzenia ZFŚS lub/i z wypłaty świadczenia urlopowego. Muszą jednak dopełnić określonych formalności, w przeciwnym bowiem razie ciąży na nich obowiązek prowadzenia Funduszu/wypłaty świadczenia urlopowego niezależnie od tego, czy - ze względu na stan zatrudnienia - prowadzą działalność socjalną obligatoryjnie, czy fakultatywnie.

Decyduje stan zatrudnienia

Pracodawca pozabudżetowy, który generalnie jest zobowiązany prowadzić ZFŚS (chodzi tu o pracodawcę wskazanego w art. 3 ust. 1 i art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS), może z niego zrezygnować w trybie art. 4 ustawy o ZFŚS. Wymaga on wprowadzenia zapisu o rezygnacji z ZFŚS do układu zbiorowego pracy, jeżeli pracodawca jest nim objęty lub, w razie braku układu, do regulaminu wynagradzania. W przypadku mniejszych pracodawców, tj. zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (do których nie stosuje się art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS) procedura rezygnacji z ZFŚS jest bardziej skomplikowana. Mniejsi pracodawcy, wskazani w art. 3 ust. 3 i ust. 3a ustawy o ZFŚS, w celu rezygnacji z tworzenia ZFŚS lub z wypłaty świadczenia urlopowego (ta grupa pracodawców ma bowiem możliwość wypłacania tego rodzaju świadczeń), muszą:

• wprowadzić zapis o rezygnacji z ZFŚS i/lub z wypłaty świadczenia urlopowego do układu zbiorowego pracy, jeżeli pracodawca jest nim objęty,
   
• wprowadzić zapis o rezygnacji do regulaminu wynagradzania - w przypadku, gdy na dzień 1 stycznia danego roku stan zatrudnienia w zakładzie nieobjętym układem zbiorowym pracy wynosi mniej niż 50 pełnych etatów, jednak co najmniej 50 pracowników liczonych osobowo (z uwagi na to, że pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w ujęciu osobowym są zobowiązani do tworzenia regulaminu wynagradzania),
   
• poinformować pracowników o rezygnacji z tworzenia Funduszu i/lub z wypłaty świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu danego roku - w przypadku, gdy na 1 stycznia danego roku stan zatrudnienia w zakładzie nieobjętym układem zbiorowym pracy wynosi poniżej 50 pełnych etatów i jednocześnie poniżej 50 pracowników liczonych osobowo (chodzi tu o pracodawcę niezobowiązanego do tworzenia regulaminu wynagradzania).

Przepisy ustawy o ZFŚS nie dają odpowiedzi na to, jaki tryb rezygnacji obowiązuje pracodawców, którzy nie są wprawdzie zobowiązani do tworzenia regulaminów, jednak je posiadają. W tej sprawie nasze Wydawnictwo zwróciło się z zapytaniem do resortu pracy, który uznał, że w takiej sytuacji pracodawca powinien dokonać rezygnacji przez wprowadzenie zapisu do regulaminu wynagradzania (patrz ramka).

Rezygnacja w styczniu lub w ciągu roku

Rezygnacja z ZFŚS lub (i) z wypłaty świadczenia urlopowego przez firmy posiadające - z uwagi na stan zatrudnienia - przepisy zakładowe, nie jest obwarowana wymogiem dokonania jej w określonym terminie. Tacy pracodawcy mogą dokonać rezygnacji z działalności socjalnej w dowolnym momencie roku kalendarzowego.

Inaczej przedstawia się sprawa z pracodawcami pozabudżetowymi o najniższym, w rozumieniu ustawy o ZFŚS, stanie zatrudnienia, tj. zatrudniających na 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i niezobowiązanych do tworzenia regulaminu wynagradzania (tj. zatrudniających jednocześnie poniżej 50 pracowników liczonych osobowo). Rezygnacja z ZFŚS lub wypłaty świadczenia urlopowego u tych pracodawców następuje na podstawie art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS. Wymaga on przekazania pracownikom informacji w sprawie wspomnianej rezygnacji w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie, w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego. W takim przypadku rezygnacja z ZFŚS/świadczenia urlopowego dotyczy tylko tego roku kalendarzowego, w którym jest dokonana i w razie potrzeby musi być ponowiona w następnym roku.

Rezygnacja z tworzenia ZFŚS lub z wypłaty świadczenia urlopowego wymaga zgody zakładowej organizacji związkowej lub, w razie jej braku, przedstawiciela pracowników.

W kontekście terminu na rezygnację z działalności socjalnej przez pracodawcę, o którym mowa w art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS, może pojawić się pytanie, czy termin styczniowy obowiązuje tego pracodawcę również wtedy, gdy mimo braku obowiązku posiada on regulamin wynagradzania. Przepisy ustawy o ZFŚS nie dają na nie jednoznacznej odpowiedzi, jednak moim zdaniem w takim przypadku bezpieczniejsze dla pracodawcy jest dotrzymanie styczniowego terminu na rezygnację z Funduszu, o ile w danej sytuacji jest to możliwe.

Należy nadmienić, że zapis regulaminu wynagradzania o rezygnacji z ZFŚS lub wypłaty świadczenia urlopowego wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty, a zapis wprowadzony do układu zbiorowego najwcześniej z dniem rejestracji zmiany układu (art. 77² § 6 i art. 241¹² K.p.).

Po rezygnacji z ZFŚS środki znajdujące się na wyodrębnionym koncie Funduszu muszą być wykorzystane na cele socjalne, aż do ich zupełnego wyczerpania.

Zawieszenie zamiast rezygnacji

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo epidemii pracodawcy, u których nastąpiły spadki obrotów określone w art. 15g ust. 9 lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń określony w art. 15gb ust. 2 specustawy w sprawie COVID-19, mają prawo, na podstawie art. 15ge ww. ustawy, zawiesić obowiązek:

• tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
   
• dokonywania odpisu podstawowego na ZFŚS,
   
• wypłaty świadczeń urlopowych.

Jeżeli u pracodawcy działają reprezentatywne organizacje związkowe, o których mowa w art. 15g ust. 11 pkt 1 albo 2 specustawy w sprawie COVID-19, zawieszenie wspomnianych obowiązków wymaga zawarcia porozumienia z tymi organizacjami.

Prawo do zawieszenia działalności socjalnej przysługuje pracodawcom, o których mowa w art. 3 Kodeksu pracy, przy czym z brzmienia art. 15ge specustawy w sprawie COVID-19 można wywnioskować, że jest on adresowany głównie do firm ze sfery pozabudżetowej.

Zawieszenie prowadzonej działalności socjalnej, m.in. ZFŚS, może mieć skutek wyłącznie na przyszłość, tj. dotyczyć stanów faktycznych zaistniałych najwcześniej od dnia wejścia w życie art. 15ge specustawy w sprawie COVID-19., tj. od dnia 24 czerwca br. Specustawa w sprawie COVID-19 nie zawiera bowiem regulacji przejściowych dotyczących stosowania art. 15ge tej ustawy. Pracodawca nie może więc np. zawiesić obowiązku odprowadzania odpisu za cały 2020 r. i wycofać na tej podstawie wszystkie środki wpłacone na rachunek ZFŚS w ramach I raty odpisu, którą należało odprowadzić do końca maja bieżącego roku.

Moim zdaniem, odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii będzie równoznaczne z utratą mocy obowiązującej decyzji o zawieszeniu obowiązków związanych z działalnością socjalną. W przypadku zawieszenia odprowadzania odpisu na ZFŚS nastąpi więc "odwieszenie" tego obowiązku, z dniem odwołania ww. stanów.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1070)

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)