Ponawianie informacji o nietworzeniu ZFŚS w małych firmach

Jesteśmy firmą od kilku lat zatrudniającą poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W styczniu 2023 r. zrezygnowaliśmy z tworzenia ZFŚS i wypłacania świadczenia urlopowego, poprzez przekazanie pracownikom informacji w tej sprawie (wcześniej wypłacaliśmy świadczenie urlopowe). W styczniu br. nie ponowiliśmy tej rezygnacji. Obecnie kilku pracowników wystąpiło o wypłatę świadczenia urlopowego twierdząc, że nie zrezygnowaliśmy z niego w tym roku. Czy faktycznie tak jest?

Pracownicy mają podstawy do wystąpienia o wypłatę świadczenia urlopowego. Generalnie pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą ZFŚS lub wypłacają świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności - z wyjątkiem pracodawcy zatrudniającego na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50, ale co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeżeli działająca u niego zakładowa organizacja związkowa wystąpiła z wnioskiem o utworzenie ZFŚS.

Powyższe grupy pracodawców mogą zrezygnować z tworzenia ZFŚS lub/i z wypłaty świadczenia urlopowego (z zastrzeżeniem ww. wyjątku), muszą jednak w tym celu dopełnić określonych formalności. W przypadku pracodawcy spoza sfery budżetowej, który na dzień 1 stycznia danego roku zatrudnia poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i w ujęciu osobowym (co zwalnia go z obowiązku tworzenia m.in. regulaminu wynagradzania), oznacza to konieczność poinformowania pracowników o rezygnacji z tworzenia ZFŚS i wypłacania świadczenia urlopowego. Czynności tej należy dokonać (o ile pracodawca podjął decyzję o wspomnianej rezygnacji) w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie (art. 3 ust. 3a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - Dz. U. z 2024 r. poz. 288).

W kontekście przytoczonych przepisów pojawiła się wątpliwość, czy informację taką tzw. mały pracodawca pozabudżetowy musi ponawiać w kolejnym roku lub latach kalendarzowych, jeżeli nie zamierza zmieniać swojej decyzji o rezygnacji z ZFŚS/wypłacaniu świadczenia urlopowego.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, do którego nasze Wydawnictwo zwróciło się z pytaniem w tej sprawie, uznało, że informację, o której mowa w art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS, należy w razie potrzeby ponawiać w każdym roku kalendarzowym (patrz ramka).

"(...) analiza treści przepisów ustawy o ZFŚS wskazuje, że zasadniczo zarówno ustalanie obowiązków socjalnych pracodawców, jak i zasady tworzenia i rozliczania ZFŚS oraz wypłacania świadczenia urlopowego odnoszą się do danego roku kalendarzowego.

(...) z ogólnych zasad ustalania obowiązków socjalnych (tworzenie ZFŚS lub wypłacanie świadczenia urlopowego) poszczególnych grup pracodawców, zawartych w art. 3 ustawy o ZFŚS, w szczególności dotyczących pracodawców pozabudżetowych, wynika, iż zasady stosowania rozwiązań prawnych przyjętych w ustawie są wyznaczane w oparciu o kryterium liczby zatrudnianych pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na dzień 1 stycznia danego roku.

Oznacza to, że zasady stosowania powołanej ustawy przez danego pracodawcę pozostają w ścisłym związku ze stanem zatrudnienia wykazywanym u tego pracodawcy na dzień 1 stycznia każdego roku kalendarzowego. Stan ten może bowiem ulegać zmianom rok do roku, co ma bezpośredni wpływ na sposób stosowania/korzystania przez danego pracodawcę z rozwiązań przyjętych w ustawie o ZFŚS w zakresie tworzenia Funduszu lub wypłacania świadczenia urlopowego a zatem także na możliwość podejmowania przez pracodawcę odmiennych rok do roku decyzji w tym zakresie.

Jednocześnie podkreślenia wymaga, że w przypadku tzw. małych pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy oraz obowiązkiem wydawania regulaminu wynagradzania, obowiązek corocznego poinformowania pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy o jego decyzji o niestosowaniu ustawy o ZFŚS nabiera szczególnego znaczenia dla zatrudnionych tam pracowników z uwagi na wpływ tej decyzji na przysługiwanie lub możliwość korzystania przez pracowników ze świadczeń socjalnych z ZFŚS lub ze świadczenia urlopowego. Dodać przy tym należy, iż z treści art. 3 ust. 3a wynika, iż informowanie przez pracodawcę pracowników o nietworzeniu ZFŚS oraz o niewypłacaniu świadczenia urlopowego ma charakter stanowczy, co oznacza, że niedopełnienie tego obowiązku podlegałoby odpowiedzialności karnoadministracyjnej (wykroczeniowej), o której mowa w art. 12a ustawy o ZFŚS. (...).".

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2024 r. na zapytanie naszego Wydawnictwa