Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 26 (781) z dnia 10.09.2012

Termin odprowadzenia II raty odpisu na Fundusz w 2012 r.

1) W naszym zakładzie występuje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Niedługo musimy odprowadzić drugą ratę odpisu na Fundusz. Jaki jest w tym roku termin wpłacenia drugiej części odpisu na Fundusz - 30 września, czy 1 października br.?

Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) wprowadza dwa terminy odprowadzenia odpisu na ZFŚS na dany rok: pierwszą ratę odpisu wynoszącą co najmniej 75% odpisów należy odprowadzić do 31 maja danego roku, a pozostałą część odpisów i zwiększeń - do 30 września danego roku. Terminy te obowiązują pracodawców, którzy są zobowiązani tworzyć Fundusz, tj. pracodawców zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i pracodawców należących do tzw. sfery budżetowej, bez względu na posiadany stan zatrudnienia. Terminy odprowadzenia odpisu na Fundusz mają charakter stały, jednak mogą ulec przesunięciu w razie wystąpienia okoliczności powodujących korektę terminu. Do takiej okoliczności należy "nałożenie się" ostatniego dnia określonego terminu na dzień ustawowo wolny od pracy. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 115 Kodeksu cywilnego, termin ten przesuwa się na następny dzień powszedni. Powyższa reguła, wynikająca z prawa cywilnego, znajduje zastosowanie na gruncie prawa pracy na podstawie art. 300 K.p., który pozwala na korzystanie z przepisów Kodeksu cywilnego w przypadkach nieuregulowanych w prawie pracy, pod warunkiem, że zasady prawa pracy nie zostaną naruszone.

W odniesieniu do terminu dokonania wpłaty II raty odpisu na Fundusz na 2012 r. należy więc przyjąć, że został on przesunięty na 1 października br. Dzień 30 września br. przypada bowiem w niedzielę, która jest dniem ustawowo wolnym od pracy. Należy przy tym nadmienić, że za dzień powszedni należy uważać każdy dzień, który nie jest ustawowo wolny od pracy. Uznaje się więc za niego również tzw. wolną sobotę i inne dni dla pracownika wolne, wynikające z jego rozkładu czasu pracy.

2) W ostatnim czasie zakład przeżywa poważne trudności finansowe. Nie mamy aktualnie wystarczających środków na odprowadzenie drugiej raty na Fundusz. Czy możemy zmienić w regulaminie wynagradzania, po konsultacji z załogą, termin na odprowadzenie drugiej raty na ZFŚS na późniejszą datę, np. do 1 listopada?

Nie. Terminy na odprowadzenie odpisu na Fundusz mają charakter "sztywny" w tym sensie, że nie mogą zostać zmienione w wyniku umownych ustaleń. Jedynie wystąpienie okoliczności wskazanych w przepisach prawa powszechnie obowiązujących (jak np. w art. 115 K.c.) może spowodować przesunięcie tego terminu. Do korekty terminu nie mają natomiast prawa strony stosunku pracy. W drodze ustaleń umownych nie można bowiem zmieniać regulacji bezwzględnie obowiązujących, wynikających z przepisów ustawowych. Wprawdzie prawo pracy dopuszcza stosowanie tzw. zasady korzyści dla pracownika, a więc korzystniejszego niż to wynika z przepisów powszechnie obowiązujących ukształtowania jego warunków zatrudnienia, odnosi się to jednak tylko do sfery praw i obowiązków pracowniczych. Nawet zgoda przedstawicieli pracowników nie da jednak pracodawcy podstawy do zmiany obowiązujących terminów dokonywania odpisu na Fundusz. Ewentualne porozumienie w tej sprawie nie będzie miało mocy prawnej, a odpis dokonany w terminie wynikającym z tego porozumienia będzie dokonany z naruszeniem ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Należy nadmienić, że ustawa o ZFŚS daje pracodawcy zobowiązanemu do tworzenia Funduszu możliwość elastycznej reakcji na trudną sytuację finansową zakładu poprzez obniżenie odpisu poniżej jego ustawowej wysokości (art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS). Taka zmiana wymaga wprowadzenia do układu zbiorowego pracy lub, jeżeli pracodawca nie jest nim objęty, do regulaminu wynagradzania, postanowienia o ustaleniu innej niż ustawowa (wyższej lub niższej) wysokości odpisu. Postanowienie takie musi być uprzednio uzgodnione z zakładową organizacją związkową lub z przedstawicielem pracowników.