Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 5 (796) z dnia 10.02.2013

Rezygnacja z ZFŚS przez "małego" pracodawcę po upływie ustawowego terminu

Na dzień 1 stycznia 2013 r. posiadaliśmy mniej niż 20 pracowników i ten stan zatrudnienia utrzymuje się nadal. W firmie funkcjonuje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, utworzony w latach ubiegłych, kiedy zakład zatrudniał większą liczbę osób. Przez niedopatrzenie nie dopełniliśmy formalności związanej z przekazaniem w styczniu br. pracownikom informacji o tym, że nie będziemy tworzyć Funduszu ani wypłacać świadczenia urlopowego. Czy możemy teraz dopełnić tego obowiązku i czy spowoduje to zwolnienie nas z tworzenia ZFŚS?

Pracodawcy zatrudniający mniej niż dwudziestu pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności (art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz. U. z 2012 r., poz. 592 ze zm.). Skorzystanie z tego zwolnienia jest jednak uzależnione od statusu pracodawcy (musi on funkcjonować poza sferą budżetową) oraz spełnienia formalności określonych w ustawie o ZFŚS. Procedura rezygnacji z tworzenia ZFŚS i wypłacania świadczenia urlopowego uzależniona jest od tego, ilu pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty oraz osobowo) jest zatrudnionych w danym zakładzie.

Jeżeli stan zatrudnienia na dzień 1 stycznia danego roku wynosi poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz w ujęciu osobowym, pracodawca nieobjęty układem zbiorowym pracy przekazuje pracownikom informację o nietworzeniu Funduszu i (lub) niewypłacaniu świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego (art. 3a ustawy o ZFŚS).

Przekazanie informacji następuje w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy. Należy podkreślić, że wspomniana rezygnacja dotyczy tylko tego roku, w którym została dokonana. W następnym roku (latach), w zależności od decyzji pracodawcy, informację o rezygnacji trzeba ponawiać, pamiętając o czasowych ramach na dokonanie tej czynności (w styczniu danego roku).

WAŻNE: Pracodawca, który tworzy ZFŚS lub wypłaca świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności, może zrezygnować z obu tych form działalności socjalnej lub tylko z jednej z nich.

W piśmiennictwie z zakresu prawa pracy brak jest zgody co do oceny skutków naruszenia przez pracodawcę terminu określonego w art. 3a ustawy o ZFŚS. Niektóre z wyrażanych opinii dopuszczają możliwość dokonania skutecznej rezygnacji z tworzenia ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego przez pracodawcę zatrudniającego na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w ujęciu osobowym po upływie miesiąca stycznia danego roku. Na poparcie tego poglądu przytacza się argument, iż pracodawcy o wskazanym stanie zatrudnienia tworzą Fundusz (lub wypłacają świadczenie urlopowe) na zasadzie dobrowolności, stąd czysto formalne naruszenie przez nich terminu na dokonanie rezygnacji z tych form działalności socjalnej pozbawiałoby ich uprawnienia ustawowego. Ponadto, ustawa o ZFŚS nie określa konsekwencji nieprzekazania informacji o rezygnacji w miesiącu styczniu danego roku. Przeciwnicy takiego poglądu argumentują jednak, że wprowadzenie przez ustawę o ZFŚS konkretnych warunków, na jakich można zrezygnować z tworzenia ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego (w tym ustalenie terminu na dokonanie rezygnacji przez "małego" pracodawcę) wskazuje na to, że skorzystanie z możliwości rezygnacji jest dopuszczalne tylko na tych warunkach. W przeciwnym razie ustawa o ZFŚS zawierałaby jedynie ogólną regulację o zwolnieniu pracodawców zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty z tworzenia ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego.

Wydaje się, że bardziej uprawniony jest drugi z przytoczonych poglądów. Przyjęcie koncepcji, zgodnie z którą pracodawca, o którym mowa w art. 3a ustawy o ZFŚS może zrezygnować z tworzenia ZFŚS i wypłacania świadczenia urlopowego nie tylko w styczniu, ale również w innych miesiącach roku kalendarzowego, pozbawiałoby bowiem znaczenia regulację z art. 3a ustawy o ZFŚS. Dlatego należy przyjąć, że pracodawca o stanie zatrudnienia wskazanym w pytaniu mógł dokonać rezygnacji z tworzenia ZFŚS i wypłacania świadczenia urlopowego tylko w styczniu 2013 r. Wobec upływu tego terminu, pracodawca musi kontynuować prowadzoną u siebie działalność socjalną, tj. zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, przez cały 2013 r. Rezygnacji z niego może dokonać dopiero w styczniu 2014 r., podejmując jednocześnie decyzję co do wypłaty lub rezygnacji z wypłacania świadczenia urlopowego.