Nie tylko w styczniu można zrezygnować z ZFŚS

W całorocznym funkcjonowaniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie ma zbyt wielu terminowych czynności, które ciążyłyby na administratorze Funduszu. Pracodawca jest zobowiązany podjąć terminowe działania zaledwie trzy razy do roku, przy czym miesiąc styczeń zarezerwowany jest na rezygnacją z funkcjonowania Funduszu. Ten ostatni, miesięczny termin dotyczy jednak tzw. małych pracodawców, większe podmioty mogą bowiem zrezygnować z ZFŚS w dowolnym czasie w trakcie roku kalendarzowego.

Duży pracodawca może więcej

Dla potrzeb prowadzenia działalności socjalnej w formie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych można podzielić pracodawców na trzy kategorie, tj.:

zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (tzw. pracodawcy budżetowi).

Pierwsza i trzecia kategoria pracodawców ma obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, natomiast dla pracodawców z grupy drugiej, o ile nie należą oni do sfery budżetowej, prowadzenie Funduszu jest dobrowolne. Ustawa o ZFŚS przewiduje jednak dla pracodawców z pierwszej grupy "furtkę" umożliwiającą uchylenie się od wymogu prowadzenia ZFŚS. Takiej możliwości nie mają pracodawcy z grupy trzeciej, którzy tworzą Fundusz bez względu na stan zatrudnienia i nie mogą z niego zrezygnować.

Konsekwencją zróżnicowania pracodawców pod względem "obowiązkowości" prowadzenia Funduszu jest odmienny tryb rezygnacji z niego. Więksi pracodawcy, tj. zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mają zupełną swobodę, jeżeli chodzi o termin dokonania rezygnacji z Funduszu. Mogą w tym celu wybrać dowolny moment roku kalendarzowego. Ograniczone są natomiast firmy, które na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie są zobowiązane do tworzenia regulaminu wynagradzania (tj. zatrudniają osobowo poniżej 20 pracowników). Mogą one dokonać rezygnacji tylko w styczniu danego roku. Ten terminowy wymóg zastępuje niejako brak zapisów regulaminowych dotyczących rezygnacji z Funduszu - "mali" pracodawcy na ogół nie posiadają bowiem przepisów zakładowych. Z kolei pracodawcy osiągający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pełnych etatów objęci są bardziej drobiazgową procedurą rezygnacji z ZFŚS. Jeżeli ją jednak wypełnią, mogą zakończyć działalność Funduszu w dowolnym miesiącu i dniu roku kalendarzowego.

Pracodawcy pozabudżetowi zobowiązani do tworzenia Funduszu nie mogą wypłacać świadczenia urlopowego, nawet po rezygnacji z ZFŚS.

Spełnienie formalności warunkiem rezygnacji

Podstawowym warunkiem rezygnacji z tworzenia ZFŚS przez pracodawcę posiadającego regulacje wewnątrzzakładowe, którego nie dotyczy wymóg dokonania rezygnacji z ZFŚS w styczniu danego roku, jest wprowadzenie postanowienia o rezygnacji do przepisów zakładowych. Mogą być nimi układy zbiorowe pracy lub regulaminy wynagradzania. Wprowadzenie do ich treści nowych zapisów wymaga zachowania tej samej procedury, co przy tworzeniu regulaminu lub układu, tj. m.in. uzyskania zgody zakładowej organizacji związkowej. W razie braku tej organizacji, ustawa o ZFŚS wymaga uzgodnienia rezygnacji z Funduszu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w sposób zwyczajowy w danym zakładzie (art. 3 ust. 3b i art. 4 ustawy o ZFŚS). Ponadto pracodawcę obowiązują przepisy, zgodnie z którymi zmiany przepisów zakładowych wchodzą w życie:

w odniesieniu do regulaminu wynagradzania - nie wcześniej niż po upływie 2 tygodni od podania zmiany do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty (art. 77²§ 6 K.p.),
w odniesieniu do układu zbiorowego pracy - najwcześniej z dniem rejestracji układu w rejestrze zakładowych lub ponadzakładowych układów zbiorowych pracy (art. 241¹¹K.p.).

Zasady te należy wziąć pod uwagę przy planowaniu terminu wejścia w życie postanowienia o rezygnacji z ZFŚS. Jeżeli ma on być określony konkretną datą, to nie powinna ona przypadać przed dniem wejścia w życie zmian w przepisach zakładowych. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji, wówczas rezygnacja z Funduszu, bez względu na wyznaczoną datę, dojdzie do skutku dopiero po wejściu w życie zmian aktu zakładowego.

Odpis proporcjonalnie do okresu działalności

Rezygnacja z tworzenia ZFŚS zwalnia pracodawcę z wymogu odprowadzania odpisu na Fundusz, ale dopiero od dnia rezygnacji. Do tego momentu środki należne tytułem odpisu powinny zostać odprowadzone na rachunek ZFŚS. Przy określaniu stanu zatrudnienia będącego podstawą do ustalenia odpisu należy stosować ogólne zasady wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu (...).

Zgodnie z metodyką wynikającą z § 3 tego rozporządzenia, przy obliczaniu przeciętnego stanu zatrudnienia dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12. Metoda ta znajduje zastosowanie również w przypadkach, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na Fundusz na niepełny rok kalendarzowy. Przy czym w razie rezygnacji z tworzenia Funduszu w trakcie roku, pracodawca przyjmuje zerowy stan zatrudnienia za te miesiące w roku kalendarzowym, w których Fundusz nie jest już tworzony.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9.03.2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz. 349)