Powrót do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w trakcie roku kalendarzowego

Pracodawca "pozabudżetowy" zatrudniający kilkadziesiąt osób w przeliczeniu na pełne etaty w 2011 r. zrezygnował z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Czy może w trakcie bieżącego roku utworzyć ten fundusz?

Tak, pracodawca może powrócić do tworzenia Funduszu.

Pracodawcy spoza sektora finansów publicznych, zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, dalej Fundusz. Po spełnieniu określonych ustawą warunków formalnych mogą też zrezygnować z jego tworzenia lub obniżyć odpis na Fundusz. Tak wynika z art. 4 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.), dalej ustawy. Stosowne postanowienie w tej sprawie powinien zawierać układ zbiorowy pracy, a u pracodawców nieobjętych układem - regulamin wynagradzania. Jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem reprezentującym interesy załogi. Przy czym ustawodawca nie zakreślił żadnego terminu na dokonanie tej czynności. Taki termin zastrzeżono jedynie w odniesieniu do "mniejszych" pracodawców, fakultatywnie tworzących Fundusz lub wypłacających świadczenie urlopowe. Jeżeli nie są oni objęci układem zbiorowym pracy oraz nie są zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty w danym zakładzie. Uznaje się, że pozostali pracodawcy mogą zrezygnować z tworzenia Funduszu w dowolnym czasie. Powyższe znajduje potwierdzenie w metodzie ustalania odpisu.

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dla celu ustalenia odpisu na Fundusz, dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Sposób ten stosuje się również m.in. gdy pracodawca nalicza odpis na niepełny rok kalendarzowy. Tak stanowi przepis § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz. 349).

Jeżeli chodzi o tworzenie Funduszu w trakcie roku, to ustawodawca określił jedynie obowiązki pracodawcy, który rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej. Mianowicie jeśli jest zobowiązany do utworzenia Funduszu, dokonuje odpisu na Fundusz od następnego roku kalendarzowego, chyba że rozpoczęcie działalności następuje w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników.

Wobec braku odmiennych regulacji należy uznać, iż nie ma przeszkód prawnych aby pracodawca prowadzący działalność uchylił postanowienie regulaminowe o nietworzeniu Funduszu i wrócił do jego tworzenia w trakcie roku kalendarzowego. W tych okolicznościach powinien naliczyć odpis na podstawie przeciętnego miesięcznego zatrudnienia po uwzględnieniu miesięcy zerowych, tj. tych, za które na mocy postanowień w sprawie rezygnacji z tworzenia Funduszu odpisu nie odprowadzał.

Pracodawca zatrudniający 36 osób w przeliczeniu na pełne etaty wobec trudnej sytuacji finansowej od 1 stycznia 2011 r. (po uprzednich konsultacjach z przedstawicielem pracowników oraz w drodze postanowienia regulaminu wynagradzania) zrezygnował z tworzenia Funduszu. Poprawa koniunktury skutkowała wprowadzeniem postanowienia o utworzeniu Funduszu od 1 czerwca 2013 r.

Przy założeniu, że stan zatrudnienia w przedsiębiorstwie nie ulegnie zmianie, przeciętne zatrudnienie dla celów odpisu wyniesie 21 osób, co wynika z wyliczenia: (36 osób x 7 m-cy) : 12 m-cy = 21 osób. Taka liczba zatrudnionych stanowi podstawę naliczenia odpisu w 2013 r.