Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 33 (860) z dnia 20.11.2014

Dopuszczalność rezygnacji z ZFŚS ze skutkiem na następny rok kalendarzowy

1) Jesteśmy spółką zatrudniającą 34 pracowników. Tworzymy w firmie zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, ale w przyszłym roku chcemy z niego zrezygnować. Czy decyzję o rezygnacji możemy podjąć już w 2014 r., ale z zastrzeżeniem, że wejdzie w życie od 1 stycznia 2015 r.? Czy taka rezygnacja będzie miała charakter bezterminowy, czy też będzie obowiązywała tylko na okres roku?

Pracodawca spoza sfery budżetowej, który na dzień 1 stycznia danego roku zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, może zrezygnować z tworzenia ZFŚS w każdym momencie roku kalendarzowego. Przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) nie przewidują w przypadku takich pracodawców terminu na podjęcie i ogłoszenie pracownikom decyzji o rezygnacji z ZFŚS. W celu rezygnacji z Funduszu muszą oni natomiast spełnić inne wymogi formalne przewidziane w ustawie o ZFŚS. Należy do nich wprowadzenie postanowienia o rezygnacji z Funduszu do obowiązujących w danej firmie przepisów zakładowych - regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy.

Postanowienie o rezygnacji z Funduszu nie musi dotyczyć bieżącego roku kalendarzowego. Może to być zapis ze skutkiem na przyszłość, np. przewidujący rezygnację z ZFŚS począwszy od 1 stycznia 2015 r. Wówczas, nawet jeżeli zmiana przepisów zakładowych, w omawianym przypadku regulaminu wynagradzania, wejdzie w życie jeszcze w 2014 r. (po upływie 2 tygodni od podania informacji o zmianie do wiadomości pracowników), zacznie ona obowiązywać dopiero od 2015 r.

Ważne: Do rezygnacji z ZFŚS w zakładach zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników wymagana jest zgoda zakładowej organizacji związkowej lub, w razie jej braku, przedstawiciela pracowników.

Należy zwrócić uwagę, że jeżeli pracodawca, o którym mowa w pytaniu, sformułuje postanowienie o rezygnacji z ZFŚS w taki sposób, że Fundusz nie będzie tworzony w 2015 r., to postanowienie to będzie obowiązywało tylko w przyszłym roku. W celu bezterminowej rezygnacji z Funduszu do regulaminu wynagradzania należy wprowadzić ogólny zapis o tym, że rezygnuje się z tworzenia ZFŚS (np. począwszy od 1 stycznia 2015 r.). W takim przypadku rezygnacja będzie miała charakter nieograniczony czasowo, aż do jej ewentualnego odwołania poprzez ponowne utworzenie ZFŚS.

2) Czy pracodawca zatrudniający poniżej 20 pracowników (w ujęciu osobowym, bez przeliczania na pełne etaty) również może zrezygnować z ZFŚS z wyprzedzeniem, np. w grudniu br. przekazać pracownikom informację o nietworzeniu Funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w 2015 r.? Czy taka rezygnacja będzie dotyczyła tylko przyszłego roku?

W odniesieniu do pracodawców pozabudżetowych zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 20 pracowników w ujęciu osobowym i nieposiadających układu zbiorowego pracy, określono termin na dokonanie rezygnacji z Funduszu i (lub) z wypłacania świadczenia urlopowego. Zgodnie z art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS, wskazani pracodawcy informację w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty w danym zakładzie. Brzmienie przywołanego przepisu wskazuje, że termin na rezygnację z Funduszu przez "małego" pracodawcę został nakreślony w granicach miesiąca stycznia danego roku. Zakomunikowanie pracownikom decyzji w sprawie tej rezygnacji z wyprzedzeniem czasowym, tj. np. w grudniu roku poprzedzającego, wydaje się niezgodne ze wskazaną regulacją.

Rezygnacja z Funduszu podjęta w trybie art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS ma charakter terminowy, tj. dotyczy tylko tego roku kalendarzowego, do którego się odnosi. W kolejnym roku pracodawca zatrudniający poniżej 20 pracowników w ujęciu osobowym i nieobjęty układem zbiorowym pracy, musi ponowić informację o rezygnacji z ZFŚS, jeżeli nadal nie chce go tworzyć w swoim zakładzie.

Poniżej przykładowa informacja o rezygnacji z ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w 2015 r.: