Gazeta Podatkowa nr 39 (1184) z dnia 14.05.2015

Naliczanie i odprowadzanie odpisu na ZFŚS

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Fundusz) nie jest obligatoryjnie tworzony u wszystkich pracodawców. Obowiązkowo tworzą go tylko pracodawcy wskazani w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Inni mogą go prowadzić na zasadzie dobrowolności. Działalność Funduszu wymaga wykonywania szeregu czynności, w tym m.in. naliczania i odprowadzania odpisu, a także gospodarowania jego środkami.

Odpisy na Fundusz

Obowiązkowo Fundusz tworzą, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników, pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Powinność ta dotyczy również pracodawców spoza sfery budżetowej, zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Przy czym mogą oni postanowić o nietworzeniu Funduszu, dając temu wyraz w układzie zbiorowym pracy bądź w regulaminie wynagradzania. Mali pracodawcy, zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą fakultatywnie tworzyć Fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe (art. 3 ust. 3 ustawy o zfśs).

W myśl art. 4 ust. 1 ustawy o zfśs, układy zbiorowe pracy albo regulaminy wynagradzania u pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniającego co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz. Inaczej jest w przypadku pracodawców należących do sfery budżetowej. Dokonują oni odpisów na Fundusz w wysokości określonej w powołanej ustawie. Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Natomiast odpis podstawowy na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych - wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Pracownicy młodociani mają odpis na Fundusz naliczany w zależności od roku nauki. Wynosi on w pierwszym roku nauki 5%, w drugim 6%, a w trzecim 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

W 2015 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej dla potrzeb naliczania odpisu na Fundusz, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r., wynoszące 2.917,14 zł. Ustawa o zfśs dopuszcza też możliwość dokonywania zwiększeń uznaniowych, np. na pracowników o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności oraz na emerytów i rencistów. Zwiększenia te w zależności od ich rodzaju wynoszą 6,25% lub 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Naliczanie odpisów

Naliczania odpisu na Fundusz dokonuje się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Zasady ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby… (Dz. U. z 2009 r. nr 43, poz. 349). W myśl § 1 powołanego rozporządzenia przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u danego pracodawcy obejmuje pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny etat. Liczbę tę należy skorygować w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych.

W przypadku naliczania odpisu na Fundusz w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i innych spółdzielniach zajmujących się produkcją rolną podstawę stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia Funduszu. Podobnie jak u innych pracodawców, liczbę członków spółdzielni należy skorygować zgodnie ze stanem w dniu 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) sumuje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 111)