A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 14 (1057) z dnia 10.05.2020

Tworzenie ZFŚS - odpis podstawowy

Od bieżącego roku podjęliśmy decyzję o tworzeniu ZFŚS. Na jakim koncie powinniśmy ewidencjonować odpis na Fundusz? Czy dopuszczalne byłoby ujmowanie ich na pozostałych kosztach operacyjnych?

Nie. Odpis podstawowy tworzący ZFŚS (dalej: Fundusz) księgowany jest w ciężar kosztów operacyjnych na konto służące do gromadzenia kosztów pracowniczych w zakresie ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń. Jeżeli odpis taki stanowi wartość istotną, to koszty dotyczące tworzenia Funduszu mogą być rozliczane za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów. Środki pieniężne Funduszu gromadzi się na odrębnym rachunku bankowym.

Odpis na ZFŚS w 2020 r. ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2018 r. ogłoszonego przez Prezesa GUS - art. 5i ustawy o ZFŚS dodany na mocy ustawy z dnia 13 lutego 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2020 (Dz. U. poz. 278). Wynagrodzenie to wynosi 4.134,02 zł (Mon. Pol. z 2019 r. poz. 201).

Odpisy i zwiększenia ZFŚS w 2020 r. wynoszą:

Odpis obligatoryjny (podstawowy)
na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy	37,5%	1.550,26 zł
na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych	50%	2.067,01 zł
na jednego pracownika młodocianego:
- I rok nauki	5%	206,70 zł
- II rok nauki	6%	248,04 zł
- III rok nauki	7%	289,38 zł
Zwiększenia fakultatywne (uznaniowe)
na każdą osobę zatrudnioną, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności	6,25%	258,38 zł
na każdego emeryta i rencistę, nad którym zakład sprawuje opiekę	6,25%	258,38 zł
na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego Dotyczy to pracodawców, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu	7,5%	310,05 zł

Fundusz tworzony jest w oparciu o odpis podstawowy (ewentualnie zwiększony), ustalany na podstawie ustawy o ZFŚS (patrz: tabela powyżej). W księgach rachunkowych ujmuje się go zapisem:

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
- Ma konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych".

W sytuacji, gdy kwoty odpisów w ocenie jednostki stanowią wartości istotne, podlegają rozliczeniu w czasie za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów (por. art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Wówczas wartość odpisu przenosi się na konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", skąd następuje jego dalsze odpisanie jako koszt kolejnych okresów.

W ewidencji księgowej jednostki stosującej ewidencję kosztów wyłącznie na koncie zespołu 4 może przebiegać to następująco:

a) zarachowanie odpisu do rozliczenia w czasie:

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów";

b) rozliczenie odpisu w miesięcznych ratach w ciężar kosztów bieżącego okresu:

- Wn konto 49,
- Ma konto 64-0.

Natomiast jeżeli w ocenie jednostki kwota rocznego odpisu na ZFŚS nie jest istotna, to jednostka może zrezygnować z rozliczania go w czasie, odnosząc jego wartość jednorazowo w koszty (por. art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Wszelkie operacje powodujące zwiększenie wartości Funduszu ewidencjonowane są po stronie Ma tego konta, natomiast zmniejszenia (wykorzystania) Funduszu po stronie Wn.

Jako przykład operacji powodujących zwiększenie wartości Funduszu można wymienić naliczenie odsetek od pożyczek mieszkaniowych. Natomiast zmniejszenie Funduszu nastąpi np. w przypadku jego wykorzystania na cele socjalne. Mogą to być wypłaty zapomóg czy wydanie pracownikom prezentów.

Równolegle do zapisów dotyczących tworzenia Funduszu czy jego wykorzystania konieczne jest zwiększenie lub zmniejszenie stanu środków pieniężnych zgromadzonych na wyodrębnionym rachunku bankowym ZFŚS. Środki pieniężne ZFŚS gromadzi się bowiem na odrębnym rachunku bankowym, co wynika wprost z art. 12 ustawy o ZFŚS.

Należy pamiętać, że w myśl art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS, równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych.

UWAGA! Zgodnie z propozycjami zmian wynikającymi z jednej z kolejnych Tarcz antykryzysowych, planowane jest zawieszenie wpłat na ZFŚS. Jednak na moment oddania niniejszego numeru BI do druku nie są znane szczegóły tych regulacji. O ich wprowadzeniu poinformujemy niezwłocznie m.in. na naszej stronie internetowej (www.gofin.pl).

Przelewu środków pieniężnych można także dokonać jednorazowo, np. na początku roku albo środki przelewać na rachunek bankowy ZFŚS miesięcznie (w ratach), zachowując równocześnie powyższe terminy.

Zatem w każdym przypadku, gdy jednostka naliczyła roczny odpis, a następnie dokonała jego zwiększenia, powinna dokonać przelewu środków pieniężnych z rachunku podstawowego na rachunek ZFŚS, co podlega ewidencji zapisem:

- Wn konto 13-5/0 "Rachunek bankowy wyodrębnionych środków ZFŚS",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Natomiast skutek wycofania środków np. w celu refundacji wydatków księguje się zapisem odwrotnym: Wn konto 13-0, Ma konto 13-5/0.

Dodajmy, że odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, stanowią koszty uzyskania przychodów, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek tego Funduszu. Jeżeli natomiast środki pieniężne nie zostały przelane na wyodrębniony rachunek, nie istnieje możliwość zaliczenia ich do kosztów podatkowych. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b) ustawy o PDOF i art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) ustawy o PDOP.