Gazeta Podatkowa nr 57 (1828) z dnia 19.07.2021

Dofinansowanie wypoczynku pracowników i ich rodzin z ZFŚS

Pracownik może zwrócić się z wnioskiem o dofinansowanie z ZFŚS wczasów zakupionych przez niego i członków jego rodziny. Przy uwzględnieniu zasad wynikających z regulaminu ZFŚS może mu ono zostać wypłacone. W księgach rachunkowych przyznane dofinansowanie księguje się na zmniejszenie stanu Funduszu ujętego na koncie 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Uwzględnienia wymagają przy tym przepisy podatkowe i składkowe.

Prawnopodatkowe aspekty dofinansowania

Ze środków ZFŚS można finansować wypoczynek pracowników i członków ich rodzin, przy czym zasady przyznawania tego dofinansowania oraz jego wysokość powinny się znaleźć w treści regulaminu ZFŚS. Co ważne, wysokość dofinansowania powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Wynika to z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 746).

Dofinansowanie letniego wypoczynku pracownika otrzymane przez niego ze środków ZFŚS powoduje powstanie u tego pracownika przychodu ze stosunku pracy (gdyby bowiem nie stosunek pracy łączący pracownika z pracodawcą, pracownik nie otrzymałby go). Dofinansowanie to może jednak korzystać ze zwolnienia od podatku. Jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Jednak w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołany zostanie stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, limit zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof, wynosi 2.000 zł, co wynika z art. 52l pkt 3 ustawy o pdof. Zwolnienie to dotyczy zarówno pracownika, jak i członków jego rodziny (przy czym w przypadku dofinansowania wypoczynku małoletnich dzieci pracownika może mieć zastosowanie zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 78 i art. 52l pkt 4 ustawy o pdof). Nadwyżka ponad kwotę 2.000 zł zostanie opodatkowana. Inaczej jest jedynie, gdy dofinansowanie wypoczynku z ZFŚS otrzyma pracownik do ukończenia przez niego 26. roku życia - wtedy kwota ponad limit 2.000 zł będzie mogła korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego w ramach tzw. ulgi dla młodych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o pdof jako przychód ze stosunku pracy.

Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS, bez względu na ich wysokość, nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS (por. § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz. U. z 2017 r. poz. 1949). Nie stanowią również podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (por. art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2021 r. poz. 1285).

Warto dodać, że w sytuacji, gdy pracodawca przekazuje pracownikom dofinansowanie ze środków ZFŚS, to czynność ta pozostaje poza zakresem ustawy o VAT. Opodatkowaniu VAT podlega bowiem m.in. odpłatna dostawa towarów, a także odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju (w określonych przypadkach uważa się za nie także nieodpłatne dostawy towarów czy nieodpłatne świadczenie usług). Przekazanie środków pieniężnych nie jest żadnym z tych świadczeń, co oznacza, że pracodawca, przekazując pracownikowi dofinansowanie wypoczynku, nie wykazuje z tego tytułu VAT należnego.

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o ZFŚS (z wyjątkami, które pomija się w niniejszym artykule). Mowa o tym w art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o pdop (Dz. U. z 2020 r. poz. 1406 ze zm.) i art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o pdof. A zatem dofinansowanie z ZFŚS letniego wypoczynku pracownika (i członków jego rodziny) nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Trzeba jednak pamiętać, że pracodawcy mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów odpisy na ZFŚS, które w rozumieniu przepisów o zfśs obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek Funduszu. Wynika to z art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) ustawy o pdop oraz art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b) ustawy o pdof.

Ewidencja księgowa wypłaty dofinansowania

Do ewidencji tworzenia, zwiększeń oraz wykorzystania ZFŚS służy konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Kwotę przyznanego pracownikowi dofinansowania wypoczynku księguje się po stronie Wn konta 85-0 w korespondencji z kontem rozrachunków z pracownikami. W księgach rachunkowych przyznanie i rozliczenie dofinansowania z ZFŚS wypoczynku pracownika i członków jego rodziny może przebiegać zapisami:

1. Przyznanie dofinansowania ze środków ZFŚS:

- Wn konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych",

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).

2. Ewentualne potrącenie podatku dochodowego od osób fizycznych (jeśli wystąpi):

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Urząd skarbowy).

3. Wypłata pracownikowi dofinansowania:

a) z rachunku bankowego ZFŚS

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS",

b) z bieżącego rachunku bankowego lub gotówką z kasy

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 10 "Kasa"

oraz równolegle refundacja kwoty

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS".

Natomiast jeśli dofinansowanie ze środków ZFŚS wypoczynku jest wypłacane razem z wynagrodzeniem pracownika za dany miesiąc, może to zostać ujęte zapisami:

1. Przyznanie dofinansowania ze środków ZFŚS:

- Wn konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych",

- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" (w analityce: Konto imienne pracownika).

2. Ewentualne potrącenie podatku dochodowego od osób fizycznych (jeśli wystąpi):

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Urząd skarbowy).

3. Wypłata pracownikowi dofinansowania wraz z wynagrodzeniem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący"

oraz równolegle refundacja kwoty

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS".

Przykład Założenia W lipcu 2021 r. pracownik w wieku 46 lat złożył wniosek o dofinansowanie letniego wypoczynku z ZFŚS. Do wniosku dołączył fakturę za zakup wczasów dla siebie, żony i dwojga pełnoletnich, studiujących dzieci, która opiewała na kwotę 3.000 brutto. Stosownie do zapisów zawartych w regulaminie ZFŚS firmy, po uwzględnieniu kryterium socjalnego pracownik otrzymał dofinansowanie w kwocie 1.000 zł. Pracodawca wypłacił kwotę dofinansowania wraz z wynagrodzeniem za lipiec 2021 r. Pracownik otrzymuje miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4.000 zł brutto. Kwota przyznanego pracownikowi dofinansowania nie podlega opodatkowaniu, gdyż było to pierwsze świadczenie finansowane z ZFŚS w 2021 r., nie podlega też oskładkowaniu. Według złożonego przez pracownika oświadczenia PIT-2 pracodawca potrąca z miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy pracownika kwotę 43,76 zł. Ponadto pracownikowi przysługują miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości 250 zł. Jednostka jest zobowiązana do tworzenia ZFŚS, a operacje gospodarcze z tym związane ujmuje na koncie 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, ewidencję kosztów podstawowej działalności operacyjnej prowadzi się tylko na kontach zespołu 4. Rozliczenie podatkowo-składkowe Wiersz Wyszczególnienie Kwota (zł) 1. Wynagrodzenie za pracę 4.000,00 2. Dofinansowanie ze środków ZFŚS wczasów pracownika i członków jego rodziny w części podlegającej opodatkowaniu 0,00 3. Dofinansowanie ze środków ZFŚS zwolnione od podatku 1.000,00 4. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (wiersz 1) 4.000,00 5. Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 4 × 13,71%) 548,40 6. Składki na ubezpieczenia społeczne do odliczenia od dochodu (wiersz 1 × 13,71%) 548,40 7. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 4 - wiersz 5) 3.451,60 8. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 7 × 9%) 310,64 9. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 1 - wiersz 6) × 7,75% 267,50 10. Koszty uzyskania przychodu 250,00 11. Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 1 - wiersz 10 - wiersz 6) 3.202,00 12. Zaliczka na podatek (wiersz 11 × 17%) - 43,76 zł 500,58 13. Zaliczka na podatek do pobrania, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 12 - wiersz 9) 233,00 14. Do wypłaty (wiersz 1 + wiersz 2 + wiersz 3 - wiersz 5 - wiersz 8 - wiersz 13) 3.907,96 15. Składki ZUS pokrywane przez pracodawcę (od podstawy 4.000 zł): a) składki rentowa i emerytalna: 4.000 zł × 16,26% = 650,40 zł b) składka wypadkowa, np. 1,67%: 4.000 zł × 1,67% = 66,80 zł c) składka na FP i FS oraz FGŚP: 4.000 zł × 2,55% = 102,00 zł 819,20 Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. LP - lista płac za lipiec 2021 r.:    a) wynagrodzenie brutto 4.000,00 zł 40-4 23-0    b) dofinansowanie wczasów z ZFŚS 1.000,00 zł 85-0 23-0    c) potrącenie zaliczki na podatek dochodowy 233,00 zł 23-0 22    d) potrącenie składek ZUS: 548,40 zł + 310,64 zł = 859,04 zł 23-0 22    e) składki ZUS finansowane przez pracodawcę 819,20 zł 40-5 22 2. WB - wypłata pracownikowi wynagrodzenia z dofinansowaniem po potrąceniu o podatek dochodowy: 3.907,96 zł 23-0 13-0 3. WB - refundacja kwoty dopłaty: 1.000,00 zł 13-0 13-5 Księgowania

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217)