Dozwolone i niedozwolone zapisy regulaminowe o kryteriach przyznawania świadczeń z ZFŚS

Pracodawca wypłaca z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dofinansowania do wczasów pod gruszą oraz do pomocy w organizacji świąt. Czy w regulaminie, poza uwzględnieniem kryterium socjalnego pracownika, mogą być zapisy uzależniające dofinansowanie do wczasów od ilości dni urlopu (np. wykorzystania jednorazowo 10 dni urlopowych) i wysokość obydwu dofinansowań od wielkości etatu, a także przewidujące niewypłacanie żadnych dopłat w okresie próbnym?

Warunek wykorzystania jednorazowo 10 dni urlopu wypoczynkowego jest dopuszczalny przy przyznawaniu świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej Funduszu). Niedozwolone są z kolei zapisy o kryteriach wielkości etatu i rodzaju umowy o pracę.

Pracodawca ma dużą swobodę w określaniu w regulaminie Funduszu zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu. Gwarantuje ją art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288), dalej ustawy o Funduszu. Jednakże musi przy tym uwzględnić:

kryterium socjalne, czyli sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1 ustawy o Funduszu) - aktualnie dominuje pogląd, że odnosi się ono wyłącznie do ulgowych usług i świadczeń z Funduszu (por. m.in. wyroki SN z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08, OSNP 2010/7-8/88 i z 2 października 2019 r., sygn. akt II UK 92/18, OSNP 2020/9/97),
reguły udostępniania i dokumentowania danych osobowych przez osoby uprawnione w celu otrzymania świadczeń z Funduszu (art. 8 ust. 1a ustawy o Funduszu),
zasady przetwarzania przez pracodawcę danych dotyczących ich zdrowia (art. 8 ust. 1b ustawy o Funduszu).

Granice autonomii pracodawcy wyznaczają przepisy ustawy o Funduszu oraz innych powszechnych aktów prawnych. Regulamin jest bowiem źródłem prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 K.p. i musi mieścić się w ramach prawnych (por. powołany wcześniej wyrok SN z 2 października 2019 r.) - więcej na ten temat pisaliśmy w UiPP nr 6/2024, str. 47. Dotyczy to również tzw. kryteriów pozasocjalnych, o jakich pisze Czytelnik.

Wskazówki pozwalające pozostać w zgodzie z przepisami prawa przy formułowaniu regulaminowych kryteriów pozasocjalnych znajdują się w wyjaśnieniach urzędowych. W stanowisku w sprawie dofinansowania do wypoczynku z Funduszu (znak GPP-517-4560-23-1/11/PE/RP) Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy (dalej GIP) odpowiedział na pytanie Czytelnika o uwarunkowanie przyznania wczasów pod gruszą od wykorzystania określonej liczby dni urlopowych przez pracownika.

GIP Urząd uznał w nim, że: "(...) regulamin może określać, jakie rodzaje (np. wypoczynek weekendowy, urlopowy, itp.) oraz formy (zorganizowane, niezorganizowane) wypoczynku będą dofinansowane. Może to nastąpić także poprzez określenie minimalnego okresu wypoczynku, jaki będzie podlegać dofinansowaniu, w szczególności poprzez powiązanie z regulacją art. 162 Kodeksu pracy (...)". Wskazany przepis stanowi, że przy podziale - na wniosek pracownika - urlopu wypoczynkowego na części w danym roku kalendarzowym, jedna z nich powinna trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Nie jest jednak wykroczeniem przeciwko prawom pracownika niedotrzymanie tego warunku (por. stanowisko GIP w sprawie braku sankcji za niewykorzystanie przez pracownika urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, udostępnione naszemu Wydawnictwu 2 sierpnia 2021 r.). W takim razie Czytelnik może zapisać w regulaminie Funduszu minimalny okres wykorzystania nieprzerwanie (w jednym ciągu) 10 dni urlopu wypoczynkowego jako warunek przyznania wczasów pod gruszą. Nie wolno mu jednak uzależniać dofinansowań z Funduszu od rodzaju umowy o pracę, czyli wykluczyć osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę na okres próbny. W ten sposób naruszy definicję osoby uprawnionej, zawartą w art. 2 pkt 5 ustawy o Funduszu. Taką interpretację potwierdza odpowiedź resortu pracy z 17 czerwca 2022 r. na pytanie naszego Wydawnictwa.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Czytamy w niej, że: "(...) w ocenie Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej analiza treści przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (...), zwanej dalej ustawą o zfśs) zarówno w sferze ustalania prawa pracownika do korzystania z funduszu jak i zasad przyznawania świadczeń socjalnych przemawia za przyjęciem, iż wprowadzanie do regulaminu zfśs przesłanki stażowej (kryterium zarówno ogólnego stażu jak i zakładowego) oraz rodzaju zatrudnienia warunkujących to prawo budziłoby zasadnicze wątpliwości prawne.

Zgodnie bowiem z przepisem art. 2 pkt 5 ww. ustawy o zfśs, definiującym krąg osób uprawnionych, prawo do korzystania z funduszu posiada pracownik, przy czym przepis ten nie zawiera żadnych dodatkowych warunków wstępnych. Oznaczałoby to, że pracownik nabywa prawo do korzystania z funduszu z chwilą nawiązania stosunku pracy (art. 2 K.p.), bez względu na rodzaj zatrudnienia oraz okres zatrudnienia. (...)".

Zwracamy uwagę! GIP w stanowisku z 23 maja 2019 r. w sprawie gospodarowania środkami ZFŚS (znak UNP:GIP-19-30615, GIP-GBI.0701.72.2019.3) dopuścił niewypłacanie dofinansowania wczasów pod gruszą emerytom i rencistom - byłym pracownikom, jeżeli regulamin Funduszu uzależnia jego przyznanie od spełnienia kryterium minimalnego okresu urlopowego (np. 14 kolejnych dni kalendarzowych). Podkreślił również, że limitowanie podmiotowe danego świadczenia ze względu na jego specyfikę albo specyfikę adresata jest uzasadnione. Nie narusza ono bowiem zakazu wykluczania którejkolwiek grupy osób uprawnionych z dostępu do świadczeń z Funduszu ani nakazu ich równego traktowania. Zakaz ten wynika z orzecznictwa (por. np. wyrok SR w Giżycku z 14 listopada 2019 r., sygn. akt IV P 29/19 i wyrok SR w Człuchowie 16 czerwca 2020 r., sygn. akt IV P 133/19) oraz opinii MPiPS (por. wyjaśnienia z 17 lutego 2011 r., znak SPS-023-20599/11 i z 23 września 2010 r., znak SPS-023-16975/10).

Wymiar etatu klasyfikuje się jako niedozwolony warunek przyznawania świadczeń z Funduszu z powodu definicji osoby uprawnionej. Tak też uważa MRPiPS w cytowanym stanowisku z 17 czerwca 2022 r., podkreślając, że art. 2 pkt 5 ustawy o Funduszu nie stawia żadnych warunków wstępnych dla pracownika jako osoby uprawnionej. Zapis w regulaminie uzależniający wysokość dofinansowania od wymiaru etatu byłby nieważny z mocy prawa, a zamiast niego Czytelnik miałby obowiązek stosować wyłącznie kryterium socjalne.