Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 20 (590) z dnia 10.10.2023

Dokumentowanie dofinansowania ze środków z ZFŚS wyjazdu integracyjnego pracowników

Jaką dokumentacją komisja socjalna powinna dysponować aby mogła przyznać dofinansowanie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do wyjazdu integracyjnego pracowników?

Nie ma ustawowego wykazu dokumentów koniecznych do podjęcia decyzji o przyznawaniu dofinansowań z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej zwany Funduszem). Powinien je określać regulamin Funduszu.

Podstawą dysponowania środkami Funduszu jest regulamin, który ma być uzgodniony między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, a w razie jej braku z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (dalej łącznie zwane stronami). Przesądza o tym art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.), dalej ustawy o Funduszu. Przepis ten obliguje do określenia w treści regulaminu Funduszu trzech obszarów tematycznych i daje swobodę w pozostałym zakresie. Przy realizacji tego obowiązku strony muszą pamiętać, żeby postanowienia regulaminowe nie były mniej korzystne niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych oraz żeby były zgodne z przepisami powszechnie obowiązującymi, a następnie interpretowane według reguł dla nich przewidzianych (art. 9 § 2 K.p. oraz m.in. wyroki SN z 2 października 2019 r., sygn. akt II UK 92/18, OSNP 2020/9/97 i z 12 grudnia 2013 r., sygn. akt I PK 135/13, OSNP 2015/2/21).

Obowiązkowe dziedziny regulaminu Funduszu stanowią:

• zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, przy czym muszą one uwzględniać tzw. kryterium socjalne, czyli sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1 ustawy o Funduszu), od którego zależy udzielanie ulgowych usług i świadczeń (dalej zwane łącznie ulgowymi świadczeniami) oraz ustalanie ich wysokości (por. wyroki SN z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08, OSNP 2010/7-8/88, z 10 lipca 2014 r., sygn. akt II UK 472/13, OSNP 2015/11/151 i ww. wyrok SN z 2 października 2019 r.),
• zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej wymienionej w art. 2 pkt 1 ustawy o Funduszu, przy czym strony decydują, czy wszystkie, czy tylko niektóre z nich zapiszą w regulaminie - przyjmujemy założenie, że w przypadku Czytelnika regulamin przewiduje możliwość finansowania działalności kulturalno-oświatowej lub sportowo-rekreacyjnej, która obejmuje wyjazd integracyjny pracowników ze względu na jego charakter,
• zasady udostępniania danych osobowych przez osoby uprawnione (w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy o Funduszu) w celu otrzymania świadczeń z Funduszu, ich dokumentowania dla potwierdzenia oraz przetwarzania tych danych przez pracodawcę (art. 8 ust. 1a-1b ustawy o Funduszu).

Każda z nich ma związek z pytaniem Czytelnika. Ustawa o Funduszu ogranicza się bowiem w kwestii dokumentów do oświadczeń, w formie których osoby uprawnione udostępniają swoje dane osobowe w celu uzyskania ulgowego świadczenia i dopłaty z Funduszu, a także do oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej jako przykładowych dokumentów potwierdzających przedstawione dane. W konsekwencji regulamin powinien rozstrzygać, jaka dokumentacja jest wymagana do podjęcia decyzji o finansowaniu z Funduszu działań niepodlegających kryterium socjalnemu. Może też wskazywać rodzaje zaświadczeń i innych dokumentów koniecznych przy udzielaniu ulgowych świadczeń, pod warunkiem nienaruszania prawa, w tym o ochronie danych osobowych. Z pytania można wnioskować, że strony regulaminu Funduszu obowiązującego u Czytelnika nie zawierają takich postanowień. 

Nie wyklucza to jego dofinansowania ze środków Funduszu. Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w powołanym wcześniej wyroku z 23 października 2008 r.: "Przepis art. 8 ust. 1 ustawy (o Funduszu - przypis red.) (...) nie odnosi się do całości działalności socjalnej w rozumieniu art. 2 pkt 1 tej ustawy, a jedynie do ulgowych świadczeń i usług. Regulamin może przewidywać wydatkowanie środków funduszu na inne cele mieszczące się w ramach działalności socjalnej oraz ustalać inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechnej dostępności na równych zasadach w zakresie imprez integracyjnych.". W takim przypadku nie ma mowy o indywidualnie określonym adresacie świadczenia, co jest czynnikiem decydującym o jego zaliczeniu do kategorii ulgowych świadczeń (por. wyroki SA w Łodzi z 22 czerwca 2018 r., sygn. akt III AUa 237/18 i powołany wcześniej wyrok SN z 2 października 2019 r.). Tym samym komisja socjalna, o której mowa w pytaniu nie będzie potrzebowała wskazanych wcześniej dokumentów koniecznych przy przyznawaniu ulgowych świadczeń poszczególnym uczestnikom, chyba że planuje ich udzielanie w trakcie wyjazdu integracyjnego. Taki wniosek jest uzasadniony, pod warunkiem że obowiązujący u Czytelnika regulamin Funduszu zapewnia równy dostęp do wyjazdów integracyjnych osobom uprawnionym o statusie pracownika. Co istotne, dozwolone jest ograniczenie podmiotowe ze względu na specyfikę danego świadczenia albo specyfikę adresata (por. stanowisko GIP z 23 maja 2019 r. w sprawie gospodarowania środkami Funduszu, znak UNP:GIP-19-30615, GIP-GBI.0701.72.2019.3).

W uzasadnieniu do przywoływanego wyroku z 2 października 2019 r. Sąd Najwyższy podkreślił, że: "(...) koszty takiej imprezy integracyjnej powinny pozostawać w adekwatnej proporcji do ogólnych zasobów funduszu świadczeń socjalnych. Innymi słowy, koszt takiej jednodniowej wycieczki integracyjnej o charakterze piknikowym nie powinien pochłonąć całego lub prawie całego Funduszu, uniemożliwiając zaspokojenie innych potrzeb socjalnych pracowników znajdujących się w trudnej sytuacji materialno-rodzinnej. (...)". To stanowisko można potraktować jako wskazówkę dla komisji socjalnej z pytania. Polega ona na tym, że decyzję o przyznaniu dofinansowania do wyjazdu integracyjnego powinna podjąć na podstawie dokumentu przedstawiającego cenę i liczbę uczestników oraz porównania tych danych do budżetu Funduszu.