Przyznawanie pomocy socjalnej z ZFŚS, w tym zapomóg pieniężnych

1) Pracownik zwrócił się z wnioskiem o dofinansowanie z ZFŚS zakupu aparatu słuchowego (pracownik ma niedosłuch ucha, przeszedł dwie operacje). Zakład pracy chce w związku z tym przyznać mu pomoc finansową w wysokości 2.000 zł. Czy pracownik powinien przedłożyć dokumentację medyczną dotyczącą schorzenia ucha i czy przyznane świadczenie będzie zwolnione z podatku dochodowego?

Zgodnie z art. 8 ust. 1a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 746 ze zm.), udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS - w celu przyznania ulgowej usługi lub świadczenia ze środków Funduszu - następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może jednak zażądać - na podstawie przepisów ustawy o ZFŚS, bez konieczności powoływania się na regulamin ZFŚS - udokumentowania danych osobowych zawartych w oświadczeniu, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Uwiarygodnienie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu, przedstawienie pracodawcy dokumentacji medycznej dotyczącej schorzenia pracownika - uzasadniającej przyznanie zapomogi na zakup aparatu słuchowego ze środków ZFŚS - wydaje się celowe. Zasadne jest przy tym, aby pracownik wyraził pisemną zgodę na przetwarzanie przez pracodawcę danych dotyczących jego zdrowia dla potrzeb przyznania pomocy finansowej z Funduszu.

Trzeba zasygnalizować, że pracodawca prowadzący ZFŚS powinien gromadzić dane dotyczące osób uprawnionych z uwzględnieniem zasady minimalizacji danych, wynikającej z art. 5 ust. 1 lit. c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych ..., tzw. rozporządzenia RODO. Przechowywanie kserokopii dokumentacji medycznej, nawet przy częściowej anonimizacji (usunięciu/zamazaniu) niektórych danych w niej zawartych, rodzi ryzyko naruszenia tej zasady. Można przywołać w tym miejscu stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia 14 czerwca 2019 r., udostępnione naszemu Wydawnictwu. Wspomniany urząd wskazał w nim, że:

"(...) jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów (w celu przyznania świadczenia z ZFŚS - przyp. red.) przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów (...), to powołana regulacja (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS stanowiący, że pracownik przekazuje dane pracodawcy w formie oświadczenia - przyp. red.) umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii. Powodowałoby to bowiem gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. (...)"

Biorąc pod uwagę ochronę danych osobowych, w tym danych wrażliwych, do jakich należą dane o stanie zdrowia, bezpieczniejszym dla pracodawcy byłoby więc sporządzenie notatki służbowej z przeglądu dokumentacji medycznej okazanej przez pracownika. Powinno się w niej znaleźć minimum informacji koniecznych do wydania decyzji o przyznaniu pracownikowi zapomogi z uwagi na stan zdrowia.

Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania ww. danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Zapomoga z ZFŚS a zwolnienie z PIT

Zasadniczo otrzymanie zapomogi pieniężnej przez pracownika powoduje powstanie przychodu ze stosunku pracy. Przychód taki w niektórych sytuacjach może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o PDOF, wolne od podatku są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci:

z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra - niezależnie od ich wysokości,
z innych źródeł - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 6.000 zł (uwaga! w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, limit tego zwolnienia wynosi 10.000 zł - art. 52l pkt 2 ustawy o PDOF).

Jak widać przepis ten uzależnia zwolnienie z opodatkowania od okoliczności, w jakich została przyznana zapomoga. Na jego podstawie wolne od podatku są bowiem wyłącznie zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci.

Naszym zdaniem w sytuacji opisanej w pytaniu, choroba pracownika, który miał przeprowadzone dwie operacje, stanowi okoliczność, o której mowa w przywołanym przepisie. Zatem wypłata zapomogi pieniężnej pracownikowi w związku z jego długotrwałą chorobą będzie korzystała ze zwolnienia z opodatkowania. Z uwagi na to, że wypłata ta ma zostać dokonana ze środków ZFŚS, będzie korzystała ze zwolnienia z PIT niezależnie od jej wysokości.

2) Od kilku lat prowadzimy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i posiadamy regulamin ZFŚS. Chcielibyśmy wprowadzić w nim zmiany polegające na uzależnieniu przyznania ulgowego świadczenia z ZFŚS od przepracowania roku w naszym zakładzie oraz wyłączeniu z kręgu uprawnionych emerytów i rencistów - byłych pracowników zakładu. Czy takie zmiany są dopuszczalne?

Nie. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ZFŚS. Swoboda pracodawcy w zakresie ustalania zapisów tego regulaminu jest jednak ograniczona. Pracodawca nie może modyfikować regulacji ustawowych na niekorzyść osób uprawnionych, czy też pomijać kryterium socjalnego przy określaniu warunków przyznania ulgowych świadczeń z ZFŚS.

Ograniczenia w dostępie do świadczeń z Funduszu mogą wynikać jedynie z sytuacji socjalno-bytowej pracownika (tj. z kryterium socjalnego) oraz konkretnych zapisów regulaminu ZFŚS, które jednak nie mogą być sprzeczne z regulacjami ustawowymi. Przykładowo, niezgodne z przepisami będzie przyznawanie świadczenia z Funduszu pracownikom o określonym (np. co najmniej rocznym) stażu zakładowym lub wyłącznie pracownikom pełnoetatowym. Podobnie nieprawidłowe będzie ograniczenie wysokości świadczenia w zależności od wymiaru etatu. Całkowicie wykluczone jest też ograniczenie kręgu uprawnionych do świadczeń z Funduszu, poprzez usunięcie z niego wspomnianych w pytaniu emerytów czy rencistów.