Ewidencja księgowa pożyczki z ZFŚS dla pracownika

Jednostka udzieliła pracownikowi pożyczki z ZFŚS. Jak prawidłowo ująć jej spłatę, gdy ratę pożyczki potrąca się pracownikowi z wynagrodzenia? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 1003338)

Pracodawcy tworzący ZFŚS środki z tego Funduszu mogą przeznaczyć na działalność socjalną organizowaną na rzecz osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS. Przez działalność socjalną rozumie się m.in. udzielenie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS - Dz. U. z 2015 r. poz. 111 ze zm.).

Jeżeli pytająca jednostka udzieliła pracownikowi pożyczki z ZFŚS na cele mieszkaniowe, to ewidencję rozrachunków z tego tytułu można prowadzić na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Wówczas kwotę wypłaconej pracownikowi pożyczki ujmuje się zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS".

W zawartej umowie pożyczki określa się sposób i warunki, na jakich powinna nastąpić jej spłata. Z reguły jest ona spłacana przez pracownika w miesięcznych ratach. Ich kwota (wraz z ewentualnymi odsetkami) może być potrącana z wynagrodzenia pracownika za dany miesiąc. Należy wtedy pamiętać, że potrącenia tego pracodawca może dokonać, o ile pracownik wyraził na to pisemną zgodę. Wynika to z art. 91 § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.). Wówczas spłatę rat pożyczki można ująć następująco:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).

Równolegle należy dokonać przekazania kwoty spłaconej raty pożyczki z ZFŚS na rachunek tego Funduszu. Refundację tę ujmuje się następującym zapisem:

- Wn konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Jeśli zgodnie z obowiązującym regulaminem ZFŚS udzielona pracownikowi pożyczka była oprocentowana, to w myśl art. 7 ust. 1 pkt 5 ustawy o ZFŚS wpływy z oprocentowanych pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe odnosi się na zwiększenie Funduszu.

Przykład

Założenia

Jednostka w kwietniu 2016 r. udzieliła pracownikowi oprocentowanej pożyczki mieszkaniowej ze środków ZFŚS w wysokości 6.000 zł, której kwotę przekazano na rachunek bankowy pracownika.
Z warunków określonych w umowie pożyczki wynika, że została ona udzielona na 24 miesiące, a raty będą spłacane co miesiąc, począwszy od maja br. w kwocie 250 zł. Natomiast należne odsetki w kwocie 90 zł zostaną zapłacone wraz z pierwszą ratą.
Pracownik wyraził pisemną zgodę na potrącanie przez pracodawcę poszczególnych rat oraz odsetek od pożyczki z jego wynagrodzenia.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. WB - przekazanie kwoty udzielonej w kwietniu pożyczki mieszkaniowej z ZFŚS:	6.000 zł	23-4	13-5
2. PK - należne odsetki od kwoty pożyczki:	90 zł	23-4	85
3. LP - lista płac za maj 2016 r. - potrącenie raty oraz odsetek od udzielonej pożyczki z ZFŚS (zapis w księgach maja), tj. 250 zł + 90 zł =	340 zł	23-0	23-4
4. WB - refundacja kwoty spłaconej raty i odsetek (zapis w księgach maja):	340 zł	13-5	13-0