Dochody partnera pracownicy w średnim dochodzie rodziny przyjmowanym dla celów ZFŚS

Pracownica złożyła podanie do komisji zakładowego funduszu świadczeń socjalnych o dofinansowanie do przedszkola, podając tylko swój dochód, mimo że mieszka, prowadzi gospodarstwo domowe oraz wychowuje dziecko wspólnie z partnerem. Dofinansowanie do przedszkola uzależnione jest od dochodów przypadających na członka rodziny pozostającego we wspólnym gospodarstwie domowym. Czy mamy prawo żądać informacji o dochodach partnera życiowego?

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej Funduszu) uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Tak stanowi art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 111 ze zm.). Ustawa nie określa jak należy badać sytuację materialną ani jakie kryteria stosować dla jej oceny. W praktyce najczęściej spotykanym jest kryterium dochodowe, gdzie brany jest pod uwagę średni dochód na członka rodziny osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Ta wartość uwzględnia bowiem liczbę pozostających na jego utrzymaniu osób, uzyskiwanie przez pracownika dochodów z innych źródeł, wysokość przychodów osiąganych przez pozostałych członków rodziny, a więc konkretną sytuację życiową rodziny.

W wyroku z 8 maja 2002 r. (sygn. akt I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99) Sąd Najwyższy uznał, że przy przyznawaniu świadczeń z Funduszu uzależnionych od sytuacji materialnej pracownika: "(...) nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli więc przyznawanie świadczeń jest uzależnione od wymienionych wyżej kryteriów, to oczywiste staje się, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny. (...)".

Pracodawca może więc zastrzec sobie prawo weryfikacji podanego przez pracownika średniego dochodu na członka rodziny. Odpowiednie postanowienia powinny znaleźć się w regulaminie Funduszu.

Zwracamy uwagę! Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1881). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

W regulaminie Funduszu szczegółowo określone powinny być zatem nie tylko zasady, jakie będą stosowane przy przyznawaniu świadczeń, np. według kryteriów socjalnych, ale także warunki korzystania z usług i świadczeń, np. konieczność złożenia przez uprawnionego wniosku o świadczenie, złożenia oświadczenia o dochodzie oraz (ewentualnie) dowodów potwierdzających prawdziwość takiego oświadczenia. Rodzaje tych dokumentów również powinny być w regulaminie wymienione.

Pracodawca może więc np. postanowić, że wystarczy mu złożenie przez pracownika oświadczenia o wysokości osiągniętego dochodu w danym okresie przez niego i osoby prowadzące z nim wspólne gospodarstwo domowe. Może też jednak zastrzec, że ubiegając się o określone świadczenie z Funduszu pracownik będzie musiał przedstawić określone dokumenty (w celu weryfikacji prawdziwości oświadczenia). Mogą nimi być m.in. formularze PIT, decyzje przyznające emeryturę (rentę) czy zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia osiągniętego we wskazanym okresie u innego pracodawcy, zarówno osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, jak i osoby prowadzącej z nią wspólne gospodarstwo domowe (a więc także partnera życiowego), gdyż ma to wpływ na jej sytuację życiową i materialną. Istotne, aby to w jaki sposób pracownik ma udokumentować swoją sytuację materialną zostało szczegółowo określone w regulaminie Funduszu.

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, odpowiadając na pytanie dotyczące dopuszczalności żądania od pracownika przedłożenia rocznego zeznania podatkowego (PIT) w celu wykazania wysokości dochodu na potrzeby Funduszu (na stronie internetowej www.giodo.gov.pl), stwierdził, iż: "(...) aktualna linia orzecznicza sądów pracy i ubezpieczeń społecznych opowiada się za przyjęciem rozwiązań polegających na respektowaniu oświadczeń o wysokości dochodu przypadającego na jednego członka rodziny ze wskazaniem ile osób i w jakim wieku składa się na rodzinę pracownika (tak np. w uzasadnieniu do wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 7 sierpnia 2014 r., sygn. akt III AUA 2028/13). Należy natomiast podkreślić, iż konieczność weryfikacji sytuacji materialnej osoby ubiegającej się o środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych może być dokonana w inny sposób, niż pozyskiwanie przez pracodawcę np. kopii zeznania podatkowego (PIT), osoby będącej członkiem rodziny pracownika. Przedstawienie takiego dokumentu jedynie do wglądu pracodawcy będzie w celu dokonania takiej weryfikacji w pełni wystarczające.".