A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 21 (1028) z dnia 20.07.2019

Prawo do uzyskania danych osobowych członków rodziny pracownika uprawnionego do świadczeń z ZFŚS

Tworzymy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, z którego wypłacamy m.in. dopłaty do wypoczynku i zapomogi. Zatrudniamy pracownika, którego dziecko jest niepełnosprawne. W przeszłości kilkakrotnie udzieliliśmy pracownikowi zapomogi ze środków ZFŚS w związku z rehabilitacją tego dziecka. Czy, biorąc pod uwagę ochronę danych osobowych, mamy obecnie prawo żądać wglądu w orzeczenia o niepełnosprawności tego dziecka i przechowywania ich kopii?

W sytuacji przedstawionej w pytaniu pracodawca ma prawo żądać od pracownika informacji o stanie zdrowia dziecka, na które ma być udzielona zapomoga. Ma również prawo wglądu w dokumentację dotyczącą jego niepełnosprawności. Nie może jednak sporządzać i przechowywać ich kserokopii. Ewentualnie można rozważyć sporządzenie notatki służbowej z faktu okazania przez pracownika dokumentu potwierdzającego informacje niezbędne do udzielenia świadczenia z ZFŚS (tu: dotyczącego niepełnosprawności dziecka pracownika).

Z dniem 4 maja 2019 r. weszła w życie nowelizacja ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.). Zmianie uległ art. 8 ww. ustawy, wymagający stosowania kryterium socjalnego przy przyznawaniu ulgowych świadczeń z Funduszu.

Po zmianie z art. 8 ustawy o ZFŚS jednoznacznie wynika, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu - w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia z ZFŚS - następuje w formie oświadczenia.

Pracodawca może jednak zażądać udokumentowania danych osobowych zawartych w oświadczeniu w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Uwiarygodnienie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Powyższe wynika z art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS.

Nowe przepisy dają pracodawcy mocniejszą podstawę do żądania od pracownika lub innej osoby uprawnionej do świadczeń z ZFŚS dokumentów potwierdzających dane zawarte w oświadczeniu pracownika (innej osoby), przedkładanym dla potrzeb przyznania świadczenia. Nie usunęły jednak wątpliwości co do tego, czy pracodawca ma prawo przetwarzać dane, do których uzyskał wgląd (m.in. przechowywać kopie potwierdzających je dokumentów). Te wątpliwości były przedmiotem odpowiedzi, jakiej udzielił Rzecznik Prasowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Uznał on, że pracodawca ma prawo wglądu w różne dokumenty dotyczące sytuacji członków rodziny osoby uprawnionej do świadczeń z Funduszu, np. PIT współmałżonka czy dotyczące stanu zdrowia. Nie może jednak sporządzać i przechowywać kopii takich dokumentów. W ocenie rzecznika, oświadczenia zawierające dane dotyczące członków rodziny nie muszą być przez nich podpisywane. Takie stanowisko zajął Rzecznik Prasowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 14 czerwca 2019 r. uznał, że:

"(...) art. 8 ust. 1 ww. ustawy (o ZFŚS - przyp. red.) zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Oznacza to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Musi więc na te potrzeby przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane. Dodany art. 8 ust. 1 (powinno być ust. 1a - przyp. red.), który wszedł w życie 4 maja 2019 r., określa, że pracownik przekazuje te dane pracodawcy w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej.

W opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii. Powodowałoby to bowiem gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. Na dokumencie takim, jak np. PIT współmałżonka znajdują się bowiem również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika. (...)

Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nigdzie nie wskazują, by członkowie rodzin pracowników musieli podpisywać dodatkowe oświadczenia. Z regulacji tych wynika, że oświadczenie na temat sytuacji rodzinnej przedstawia pracownik.

Powyższe wyjaśnienia mają zastosowanie również w odniesieniu do przetwarzania danych o stanie zdrowia.

Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości są zaś art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Pierwszy z powołanych przepisów legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Drugi ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia). (...)"