Dofinansowanie wczasów pracowników z ZFŚS

W naszej firmie istnieje możliwość dofinansowania letniego wypoczynku ze środków ZFŚS. W sierpniu 2019 r. przyznaliśmy pracownikowi dofinansowanie wczasów. Czy wartość tego dofinansowania powinna zostać ujęta w księgach rachunkowych na zmniejszenie Funduszu w kwocie brutto, czy netto, czyli po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Pracodawcy mogą finansować ze środków ZFŚS m.in. letni wypoczynek pracowników i członków ich rodzin. Zasady tworzenia i wykorzystania tego Funduszu wynikają z ustawy o ZFŚS (Dz. U. z 2019 r. poz. 1352). W świetle art. 1 ust. 1 i art. 2 pkt 1 tej ustawy, ZFŚS może być przeznaczony m.in. na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, polegającej m.in. na świadczeniu przez pracodawców usług na rzecz różnych form wypoczynku.

W regulaminie ZFŚS powinna zostać zapisana możliwość oraz warunki dofinansowania różnych form wypoczynku. Ważne jest przy tym, aby wysokość dopłat była uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS).

W księgach rachunkowych utworzenie oraz wykorzystanie ZFŚS jest ewidencjonowane na koncie 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS). Dofinansowanie wypoczynku pracowników i ich rodzin, które pochodzi ze środków ZFŚS, księguje się na zmniejszenie stanu tego Funduszu. Oznacza to, że przyznanie pracownikowi dofinansowania trzeba ująć po stronie Wn konta 85. Należy zaznaczyć, że jest ono księgowane w wartości brutto dopłaty, tj. łącznie z kwotą ewentualnej zaliczki na podatek podlegającą pobraniu od kwoty tego świadczenia. Operację przyznania dofinansowania pracownikowi można wprowadzić do ksiąg zapisem:

- Wn konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Dla celów podatku dochodowego dofinansowanie ze środków ZFŚS stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.). Świadczenie to może jednak korzystać ze zwolnienia od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof. Z przepisu tego wynika, że wolna od podatku jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS (lub funduszy związków zawodowych), łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Jeżeli świadczenie przekracza 1.000 zł, pracodawca zobowiązany jest pobrać od nadwyżki zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych (przykład).

Przyznane pracownikowi dofinansowanie wypoczynku ze środków ZFŚS nie podlega oskładkowaniu. Warunkiem jest jednak, aby zostało ono przyznane zgodnie z kryterium socjalnym (według ustawy o ZFŚS), tj. w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

W ewidencji księgowej operację potrącenia ewentualnej zaliczki na podatek dochodowy można ujmować następująco:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym - pdof).

Przykład

Założenia

Zgodnie z regulaminem ZFŚS istnieje możliwość dofinansowania letniego wypoczynku pracowników i ich rodzin. Przyznawanie dopłat uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego do korzystania z ZFŚS.
W sierpniu 2019 r. pracownik złożył wniosek o przyznanie dofinansowania wczasów i przedłożył rachunek na kwotę 5.000 zł. Pracodawca przyznał dofinansowanie w kwocie 2.000 zł. Jest to pierwsze świadczenie otrzymane przez pracownika w 2019 r. z ZFŚS. Korzysta ono ze zwolnienia z opodatkowania w kwocie 1.000 zł (pobrano zaliczkę w wysokości 160 zł) oraz całkowicie z oskładkowania.
Dofinansowanie wypłacono z rachunku bankowego ZFŚS.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - przyznanie ze środków ZFŚS dofinansowania wczasów pracownika:
a) wartość brutto dofinansowania	2.000 zł	85	23-4
b) potrącenie zaliczki na podatek dochodowy	160 zł	23-4	22
2. WB - wypłata świadczenia po pomniejszeniu o zaliczkę na podatek dochodowy: (2.000 zł - 160 zł)	1.840 zł	23-4	13-5