Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 19 (619) z dnia 1.10.2024

Pożyczka dla pracownika na cele mieszkaniowe, udzielona ze środków ZFŚS

Zamierzamy udzielić naszemu pracownikowi pożyczki na cele mieszkaniowe z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W jaki sposób powinniśmy ująć w księgach rachunkowych udzielenie i spłatę takiej pożyczki?

Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i gospodarowania środkami tego funduszu określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288), dalej zwana ustawą o ZFŚS. Według przepisów tej ustawy, środki ZFŚS przeznaczane są na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Z kolei działalność socjalna polega m.in. na udzielaniu pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści, byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS. Należy pamiętać, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu.

Do ewidencji księgowej operacji związanych z ZFŚS służy konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Jednak kwoty pożyczki udzielonej pracownikowi na cele mieszkaniowe z ZFŚS nie ujmuje się na tym koncie, bowiem kwota ta nie zmniejsza funduszu. Udzielenie takiej pożyczki ujmuje się w księgach rachunkowych na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika), w korespondencji z kontem 13-5/0 "Rachunek bankowy wyodrębnionych środków ZFŚS". Operacja ta powoduje wyłącznie zmianę składników aktywów jednostki. W momencie wypłaty pożyczki środki pieniężne zgromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym ZFŚS przekształcają się w należność od pracownika (zobowiązanie pracownika wobec funduszu - saldo Wn konta 23-4). Z kolei spłata rat pożyczki przez pracownika powoduje zwiększenie stanu środków na rachunku bankowym ZFŚS i zmniejszenie należności od pracownika. Należy dodać, że spłata pożyczki przez pracownika może również odbywać się w formie potrącania poszczególnych rat z wynagrodzenia tego pracownika. Przy czym pracownik musi wyrazić na to pisemną zgodę. W przypadku gdy spłata raty pożyczki (wraz z ewentualnymi odsetkami) następuje poprzez potrącenie z wynagrodzenia pracownika albo przez wpłatę raty pożyczki na rachunek bieżący lub do kasy jednostki, należy dokonać refundacji środków z rachunku bieżącego na rachunek bankowy ZFŚS. Dodajmy, że na mocy art. 7 ust. 1 pkt 5 ustawy o ZFŚS, wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe zwiększają środki ZFŚS. W przypadku zatem, gdy pożyczka udzielona pracownikowi z ZFŚS jest oprocentowana, naliczenie odsetek od pożyczki księguje się zapisem po stronie Wn konta 23-4, w korespondencji ze stroną Ma konta 85-0.

Jeżeli na dzień bilansowy na koncie 23-4 pozostanie saldo należności od pracownika z tytułu niespłaconej pożyczki udzielonej na cele mieszkaniowe z ZFŚS (saldo po stronie Wn konta 23-4), to w bilansie sporządzanym według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości prezentuje się je w aktywach, w pozycji B.II.3 lit. c) "Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek - inne".

Warto mieć na uwadze, że pozostałe na dzień bilansowy saldo należności od pracowników z tytułu niespłaconych pożyczek z ZFŚS inwentaryzuje się metodą weryfikacji, czyli porównuje się dane ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikuje (uzgadnia) wartości tych składników (por. art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Przeprowadzenie weryfikacji sald dokumentuje się protokołem weryfikacji. Pracownikom, w celach informacyjnych, można przekazać wydruk stanu ich kont na dzień bilansowy.