Świadczenia z ZFŚS - kto, pracodawca czy pracownik, kontroluje kwotę limitowanego zwolnienia?

(interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 15 maja 2012 r., nr ITPB2/415-152/12/RS, zamieszczona na stronie internetowej Ministerstwa Finansów)

"(...) Wnioskodawca przyznaje świadczenia bezzwrotne w formie uzupełnienia kosztów wypoczynku indywidualnego, zapomóg losowych, dofinansowania kosztów działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej oraz innych świadczeń, pracownikom zatrudnionym w ramach stosunku pracy oraz emerytom i rencistom, z którymi łączył uprzednio z pracodawcą stosunek pracy.

W przypadku pracowników Wnioskodawcy otrzymywane przez nich świadczenia rzeczowe i pieniężne mają związek z finansowaniem działalności socjalnej i są w całości sfinansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Wnioskodawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych od wymienionych zapomóg i świadczeń w sytuacji, gdy suma przekazanych zapomóg lub świadczeń pracownikowi (emerytowi, renciście) przekracza w roku podatkowym podane w art. 21 ust. 1 pkt 26, 38 i 67 (...) ustawy (o PDOF - przyp. red.) limity zwolnień. Tym samym Wnioskodawca nie monitoruje wysokości zapomóg oraz świadczeń, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 26, 38 i 67 ustawy, a które pracownik, emeryt lub rencista może otrzymywać od innych podmiotów (zakładów pracy lub związków zawodowych).

Biorąc powyższe pod uwagę, stwierdzić należy, iż przy spełnieniu warunków określonych w art. 21 ust. 1 pkt 26, pkt 38 i pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wypłacone przez Wnioskodawcę zapomogi oraz inne świadczenia korzystają z przedmiotowych zwolnień do wysokości określonych limitów, a co za tym idzie, na płatniku od kwot objętych zwolnieniem nie ciąży obowiązek poboru zaliczek lub zryczałtowanego podatku dochodowego.

Po przekroczeniu limitowanych kwot ww. świadczenia stanowią - w przypadku pracownika Wnioskodawcy - przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podlegający opodatkowaniu wraz z innymi dochodami ze stosunku pracy. W związku z tym Wnioskodawca, jako płatnik, zobowiązany jest do pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych na zasadach określonych w art. 32 i art. 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Natomiast w przypadku emeryta lub rencisty - nadwyżki ponad ustalony limit podlegają opodatkowaniu 10% zryczałtowanym podatkiem dochodowym, o którym mowa w art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy, tj. jako świadczenie otrzymane przez emeryta lub rencistę w związku z łączącym go uprzednio z zakładem pracy stosunkiem pracy.

Ponadto, mając na względzie powołane przepisy prawa, wskazać należy, że limit zwolnienia określony w art. 21 ust. 1 pkt 26 w wysokości 2.280 zł dotyczący zapomóg oraz w art. 21 ust. 1 pkt 38 w kwocie 2.280 zł dotyczący świadczeń na rzecz emerytów i rencistów wypłacanych odpowiednio w danym roku podatkowym, w obu przypadkach jest jeden, niezależnie od tego, od ilu podmiotów pracownik, emeryt lub rencista zapomogi lub świadczenia otrzymał. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wskazują jednak na obowiązek gromadzenia przez płatnika informacji na temat wypłaconych pracownikom, emerytom lub rencistom zapomóg i świadczeń od innych podmiotów bądź też informowania go przez świadczeniobiorców o zaistnieniu takiej sytuacji.

Podobnie przy zwolnieniu określonym w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy, limit ustalony przez ustawodawcę w kwocie 380 zł jest jeden i dotyczy wszystkich świadczeń wypłacanych w danym roku z zakładowych funduszy świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, niezależnie od tego, w ilu zakładach dany pracownik jest zatrudniony i od ilu podmiotów uprawnionych (pracodawców i związków zawodowych) otrzymuje świadczenia z ww. funduszy. Przy czym ustawodawca nie nałożył na podmiot wypłacający świadczenia z funduszy wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, spełniające warunki do zastosowania zwolnienia, obowiązku monitorowania, czy pracownik uzyskał już w roku podatkowym od innego świadczeniodawcy kwotę świadczenia w wysokości przekraczającej limit 380 zł. Również brak jest przepisu, który zobowiązywałby pracownika do złożenia oświadczenia pracodawcy, z którego wynikałoby, że pracownik wykorzystał już kwotę limitowanego zwolnienia.

Tym samym podmiot wypłacający zapomogi i świadczenia, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 26, 38 i 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest zobowiązany, zgodnie z brzmieniem tych przepisów, opodatkować wypłacone świadczenia (nadwyżki ponad kwoty odpowiednio 2.280 zł i 380 zł) jedynie w sytuacji, gdy suma przekazanych przez tenże podmiot świadczeń przekroczy wskazane limity. Natomiast obowiązkiem pracownika (emeryta, rencisty) jest kontrolować wysokość otrzymanych w roku podatkowym zapomóg i świadczeń i ich nadwyżkę opodatkować w zeznaniu podatkowym (podkreśl. red.). (...)"