Dofinansowanie "wczasów pod gruszą" a składki ZUS i zaliczka na podatek dochodowy

1) W bieżącym roku pracodawca postanowił wydatkować środki zgromadzone na rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (z poprzednich lat oraz odpis bieżący) na letni wypoczynek pracowników. Świadczenie otrzymało nazwę "wczasy pod gruszą" i w zależności od sytuacji dochodowej rodziny jest wypłacane w kwocie od 1.200 zł do 1.300 zł. Czy jest to zgodne z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych?

Tak, pod warunkiem wprowadzenia postanowień w tej sprawie do regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej Funduszu).

Fundusz jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej, do której zalicza się m.in. współfinansowanie różnych form wypoczynku, takich jak: wczasy, kolonie, obozy, zimowiska, wycieczki, spływy kajakowe, wczasy agroturystyczne, a także powszechnie zwane "wczasami pod gruszą" odpoczynki zorganizowane przez pracownika we własnym zakresie. Co istotne, świadczenia wypłacane z Funduszu nie są przez ustawodawcę limitowane (nie należy ich mylić ze świadczeniem urlopowym wypłacanym przez uprawnionych pracodawców). Takiej limitacji może dokonać jedynie pracodawca wspólnie ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników. Jak bowiem stanowi art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.), dalej ustawy, zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym ze związkami zawodowymi, a w razie ich braku z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Regulamin Funduszu przewiduje dofinansowanie do wypoczynku letniego organizowanego przez pracownika we własnym zakresie (tzw. wczasów pod gruszą) w wysokości 1.200 zł przy dochodach rodziny powyżej 1.600 zł na członka oraz 1.300 zł przy dochodach niższych. Warunkiem uzyskania świadczenia jest wykorzystanie 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Kryteria regulaminowe oraz wysokość świadczenia nie naruszają obowiązujących przepisów.

Zwracamy uwagę! Oceniając sytuację materialną pracownika należy brać pod uwagę nie tylko dochody osiągane przez niego w zakładzie pracy, ale także poza nim, jak również dochody członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie z pracownikiem. W zakładzie, w którym działa organizacja związkowa, świadczenia przyznaje się w uzgodnieniu z tą organizacją. Dysponowanie przez pracodawcę środkami Funduszu bez uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, uprawnia te organizacje do żądania przekazania przez pracodawcę na rzecz Funduszu rozdysponowanych kwot. Tak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 1997 r. (sygn. akt I PKN 373/97, OSNP 1998/17/507).

Pracownik, który ubiega się o dofinansowanie do wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie, został przez pracodawcę zobligowany do złożenia oświadczenia o dochodach rodziny. Pracownik zanegował żądanie pracodawcy twierdząc, że wystarczająca jest informacja o jego osobistym wynagrodzeniu za pracę, będąca w posiadaniu służb płacowych pracodawcy. Rację ma pracodawca. Informacja o wynagrodzeniu pracownika nie obrazuje sytuacji materialnej rodziny. Brak stosownego oświadczenia może uzasadniać odmowę wypłaty dofinansowania ze środków Funduszu.

2) Czy kwota dofinansowania "wczasów pod gruszą" z Funduszu jest zwolniona z oskładkowania i opodatkowania?

Kwota dofinansowania letniego wypoczynku dla pracowników w formie "wczasów pod gruszą" sfinansowana z Funduszu jest wyłączona z oskładkowania. Może też korzystać ze zwolnienia podatkowego, co wyjaśniamy dalej.

Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie podlegają oskładkowaniu. Tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.), dalej rozporządzenia składkowego. Natomiast na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof zwolniona od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Pracodawca w 2013 r. dofinansowuje z Funduszu pracownikom letni wypoczynek w formie "wczasów pod gruszą" w wysokości zależnej od dochodu na członka rodziny, tj. od 500 zł do 1.500 zł.

Pracownik od 29 maja do 11 czerwca 2013 r. korzysta z urlopu wypoczynkowego. Przed udaniem się na urlop złożył wniosek o dofinansowanie letniego wypoczynku w formie "wczasów pod gruszą". Pracodawca uwzględniając kryterium socjalne dofinansował letni wypoczynek w wysokości 800 zł. W bieżącym roku pracownik nie otrzymał dotąd żadnych świadczeń z Funduszu (ani funduszy związków zawodowych). Kwota dofinansowania jest w całości wyłączona z oskładkowania. Natomiast w podstawie opodatkowania należy uwzględnić kwotę 420 zł (800 zł - 380 zł).